Mittwoch, den 21.02.2018

Intelligente Information: 3 Bedingungen

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Information soll intelligent sein! Woher kommt der Begriff, warum braucht man Intelligente Information und was ist hiermit gemeint? Die wichtigste Frage ist aber: Wie wird Information intelligent – oder wie erzeugt man intelligente Information in der IT? Das sind die zentralen Fragen, denen wir uns hier widmen wollen.

Intelligentes Information Management ist im Grunde eine Weiterentwicklung des Enterprise Content Managements. Laut Gartner (s. Anhang) ist ECM tot, Content Services sind die Zukunft (https://blogs.gartner.com/michael-woodbridge/the-death-of-ecm-and-birth-of-content-services/).

Nach Gartner geht es im Wesentlichen darum, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, Business Know-how aufzubewahren und zu verbreiten, Kosten zu managen, effizient zu arbeiten, sowie Innovationen zu ermöglichen. Die aiim (Association for Information and Image Management), die zuerst den Begriff „ECM“ prägte, spricht heute von „IIM“ – „Intelligent Information Management (s. Anhang) als konsequenter Weiterentwicklung. Auch die Gesellschaft für technische Kommunikation (kurz: Tekom) nutzt heute den Begriff „Intelligent Information“ (s. Anhang).

Die genannten Organisationen sind sich einig: zukünftig geht es nicht mehr um ECM-Programme mit hohen Aufwänden und ungewissem Nutzen, nicht mehr um Tooling und ECM-Software Implementierung, sondern um Intelligente Information, und um effiziente Bereitstellung verlässlichen Contents.

aiim: “Traditionally, IT focused on either the deployment of enterprise software applications (seemingly the more complicated the better!) and the "plumbing" or our information infrastructures. organizations now find that they need professionals with a broader skill set than what is traditionally found within traditional records management or IT departments. Specifically, they need staff that understand the management, utilization, and application of information and social assets to the organization.”

Intelligente Information ist das Stichwort – doch ohne die im weiteren Verlauf erläuterten 3 Bedingungen ist intelligente Information nicht möglich.

Intelligenz als Voraussetzung und im Ergebnis

Wissen ist Macht, Informationen sind der Schlüssel zum Erfolg. Das war so, ist so, und wird auch in Zukunft so sein. Was sich jedoch im Laufe der Zeit verändert, ist die Art, wie wir Informationen sammeln, Wissen daraus schöpfen und weitergeben. In diesem Prozess ist neben dem Mensch zunehmend die Maschine beteiligt, wodurch sich völlig neue Möglichkeiten eröffnen. In Bruchteilen von Sekunden können heute Massen von Daten generiert, ausgewertet und als nützliche Information zur Verfügung gestellt werden. In manchen Bereichen ist es allerdings nicht mit einem Knopfdruck getan. Die Erfahrung zeigt, dass heute in vielen Unternehmen Wissen in digitaler Form erzeugt und gesammelt wird – beispielsweise in Wikis, Dokumenten, Präsentationen und Mailsystemen. Das bedeutet, dass durch bestimmte Abfragen oder Suchen jede Art von Information in diesen Dokumenten und Systemen abrufbar sein müsste – ob eine automatisch generierte Übersicht, eine Arbeitsanweisung, oder technische Abbildungen zu Applikationsarchitekturen. Aber in der Realität sind der Intelligenz der Informationen Grenzen gesetzt. Im System gibt es Informationen, die veraltet sind und nicht mehr stimmen. Es gibt Informationen, die liegen in unterschiedlichen Varianten und Versionen vor. Sie sind dadurch nicht mehr eindeutig oder sogar widersprüchlich. Andere Informationen sind wiederum gar nicht vorhanden. Der Input bestimmt den Output. Shit in, Shit out. Um intelligente Information zu schaffen, müssen Informationen 3 Bedingungen mit allen Facetten erfüllen: Umfang, Qualität und Verfügbarkeit.

Umfang: Welcher Umfang ist erforderlich?

Typischerweise entsteht im Laufe der Zeit ein Wildwuchs an Dokumenten und Informationen im Unternehmen. Das verleitet zu der Annahme, dass alle nötigen Informationen vorhanden sind, irgendwo. In der Praxis müssen jedoch häufig Entscheidungen auf unzureichender Informationsbasis getroffen werden – die erforderlichen Informationen  gibt es einfach nicht. Das umgekehrte Szenario ist nicht seltener: Die Massen an Informationen sind überwältigend, sodass die Sichtung & Auswertung eine schnelle Entscheidungsfindung nicht zulässt. Wäre es nicht hilfreich, alle Informationen zu einem Thema an genau einer Stelle zu haben – und in genau dem Umfang, der situationsspezifisch erfordert ist?

Der Weg dahin ist einfach:

  1. Welche Informationen müssen vorhanden sein? (Information Need)
  2. Abgleich mit tatsächlich vorhandener Information.
  3. Lücken (Information Gap) füllen. Überschüsse entfernen. 

Zugegeben – das klingt simpel, aber es steckt doch mehr dahinter...

Information Need

…denn woher wissen wir, welche Informationen im Unternehmen benötigt werden? Dazu sollten diejenigen identifiziert und befragt werden, die die Informationen verwenden („Information User“). Sie sind die Stakeholders und geben Ziele & Scope vor. 

Abgleich 

Ist der Scope und die Informationsstruktur detailliert erarbeitet, steht der Abgleich mit der vorhandenen Information bevor. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Sichtung (= „Capture“) aller vorhandenen Informationen eine nur mit unverhältnismäßigen Aufwänden zu bewältigende Aufgabe ist. Daher gilt: Nur nach dem suchen, was benötigt wird…

Lückenfüller

…und diese Informationen fließen als Draft in die Informationsplattform ein. Was es nicht gibt, muss erstellt werden. Und was nicht benötigt wird, wird konsequenterweise aussortiert und archiviert.

Qualität – Welche Informationen sind brauchbar?

Sie fließen „nur als Draft“ ein - denn die schönsten Diagramme nutzen nichts, wenn sie auf falschen Daten beruhen. Wurden Informationen im Unternehmen nicht nach vorgegeben, einheitlichen Regeln erstellt, sind wichtige Qualitätsmerkmale häufig nicht erfüllt. Damit intelligente Information entsteht, muss die Qualität der Basis stimmen. Es gibt Methoden, die die Qualität prüfen und einstufen („Evaluate“). Prinzipiell sollten Informationen nicht nur korrekt, sondern auch aktuell, vollständig und eindeutig sein. Auch die „Benutzerfreundlichkeit“ wirkt sich auf die Qualität aus. Eine gute Sprache und Struktur, sowie die einheitliche Verwendung von Begriffen hilft bei der Verständlichkeit enorm und beugt Missverständnissen vor. Gleichzeitig sollte der Information User bei seiner Suche immer auf die Information mit dem gewünschten Typ und der gewünschten Tiefe stoßen. 

Verfügbarkeit – Wo stand doch gleich…?

Oft weiß der Information User, dass eine bestimmte Information existiert – doch er kann sich einfach nicht mehr daran erinnern, wo er sie zuletzt gesehen hat. Kann er sie nicht finden, ist die Information nicht verfügbar, und damit unbrauchbar. Um eine schnelle Auffindbarkeit sicherzustellen, sind Metadaten von unschlagbarem Wert. Über Metadaten kann die Suchfunktion Infromationen nach Relevanz filtern. Die Verfügbarkeit umfasst jedoch nicht nur die Auffindbarkeit, sondern auch das Thema Zugang/Berechtigung. Jedem, der berechtigt ist, auf eine bestimmte Information zuzugreifen, muss der Zugriff hierauf jederzeit möglich sein.

Unter dem Strich…

… sind Systeme für Intelligente Information schön und gut, aber auch das beste System kann nicht das Unmögliche leisten. Während es mittlerweile Möglichkeiten gibt, zahlreiche Qualitätskriterien sowie die Verfügbarkeit von Informationen mit Hilfe von Tools zu überprüfen, stoßen eben diese in anderen Bereichen an ihre Grenzen  – manche Information liegt schlichtweg nicht vor oder existiert nicht in schriftlicher Form. 

Darüber hinaus kann ein Tool zwar eine Annahmen über die Qualität einer Information treffen, doch die Anpassungen vorzunehmen, um die Information qualitativ auf den Standard zu heben, liegt bei demjenigen, der sie erstellt (Responsible). 

Wie so oft im Leben gilt: Wer sein Ziel nicht kennt, kann den Weg nicht finden – oder anders gesagt: Wer seinen Bedarf an Information (Information Need) kennt, kann auch den Weg dorthin finden. Durch den Abgleich mit vorhandener Information kann der Information Gap ermittelt und geschlossen werden. Fließen hierbei gleichzeitig die Ansprüche an Qualität und Zugang mit ein, ist der Weg für Intelligente Information bereitet.

Appendix: Mehr zu...

… tekom und die Initiative Intelligente Information „in3"

Mit der in³ ruft der europäische Fachverband für Technische Kommunikation (Tekom) seine Mitglieder auf, sich den eruptiven Veränderungen zu stellen, die mit der Digitalisierung einhergehen. Wichtige Ziele sind dabei*:

  • den Einsatz strukturierter Erstellungsmethoden und die Nutzung von CCMS einschließlich von Metadaten voranzubringen,
  • anerkannte technische Standards für die Inhaltestruktur sowie für den Austausch, die Verbindung und die Integration von Inhalten zu verwenden,
  • Zielgruppenanalysen, Nutzungsanalysen sowie die Erstellung von Use Cases und Medienkonzepten in ihren Prozess zu integrieren,
  • zukünftig den Fokus auf eine umfassende "User Experience – UX" zu legen und bei den Nutzern Begeisterung für die Informationsprodukte zu erzeugen.

*Quelle: http://www.tekom.de/technische-kommunikation/intelligente-information.html

Um Fachleute in verwandten Bereichen zusammenzubringen, die verschiedene Aspekte des Designs und der Entwicklung intelligenter Technologien erforschen und vernetzen, wurde der Tekom Blog „Intelligent Information“ ins Leben gerufen. Regelmäßig erscheinen hier Fachartikel zum Thema Intelligent Information – unter anderem eine Kurzversion dieser avato news: Tekom Blog "Intelligent Information".

Darüber hinaus hat die Tekom erkannt, dass es an branchenübergreifend akzeptierten Standards fehlt, weshalb die Tekom Arbeitsgruppe „Information 4.0“ den iiRDS (Intelligent Information Request and Delivery Standard) schuf. Mehr Informationen darüber: https://iirds.tekom.de/ 

…aiim: Association for Information and Image Management

Die Association for Information and Image Management (aiim) beschäftigt sich im Schwerpunkt mit Training, Marktanalysen und Zertifizierung von Information Professionals.

Gegründet 1943 als die National Microfilm Association, wurde sie erst 1982 zur aiim. Dies hat sich jedoch in all den Jahren nie verändert: 

“We've always focused on the intersection of people, processes, and information. As the Association for Intelligent Information Management, we help organizations put information to work”

Im Jahr 2000 schuf die Association den Begriff Enterprise Content Management (ECM), der sich auf Strategien, Methoden und Tools bezieht, die durch den Lebenszyklus von Unternehmensdokumentation hinweg verwendet werden. 2017 reagierte die aiim auf die neusten Entwicklungen im Markt und verkündete offiziell, dass der damals geprägte Begriff „ECM“ (Enterprise Content Management) nun durch den „IIM“ (Intelligent Information Management) ersetzt wird. Dieser neue Ausdruck beinhaltet nun auch das Management von Daten und Inhalten - nicht nur den Inhalt an sich.

…Gartner

Gartner, Inc. ist ein amerikanisches Forschungs- und Beratungsunternehmen, das weltweit IT- und Geschäftsleitungen Einblicke in Analysen und Ergebnisse in der Informationstechnologie gewährt. Der Hauptsitz ist in Stamford, Connecticut, USA. Mehr Informationen: https://www.gartner.com/technology/home.jsp 

 

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Impressum

Datum: Februar 2018
Autor: Jennifer Gitt
Kontakt: marketingnospam@avato.net
www.avato-consulting.com
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