Mittwoch, den 02.08.2017

Simplify IT Information Management

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IT Optimierung, Transformation und Transition von IT stehen heute in fast allen Unternehmen ganz oben auf der Tagesordnung. Beweggründe und Ziele mögen sich in Teilen unterscheiden, die Herausforderungen ähneln sich aber immer.

Das Informationsdelta zwischen dem SOLL und IST verringert die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit und erschwert jede Transformation von der heutigen IT in eine zukunftsorientierte IT – und treibt somit Aufwände und Kosten in die Höhe.

„Information at your fingertips“: In Anlehnung an das oft Zitierte soll hier ein Weg zu Simplify IT Information Management vorgestellt werden. Simplify ist heute ein gerne genutztes Schlagwort, um Lösungswege für komplexe Aufgabenstellungen zu formulieren. Im Folgenden werden wir zum einen auf Problemstellungen im IT Information Management eingehen, und zum anderen „Simplify IT Information Management“ mit konkreten Methoden beschreiben.

Das Problem mit der Information

Informationen müssen zuverlässig und eindeutig sein, und sie müssen jederzeit schnell zur Verfügung stehen. Information User wollen auf Basis vorhandener Informationen Entscheidungen besser und schneller treffen. In der Praxis stoßen sie hier an ihre Grenzen. Zu vielen Fragestellungen existieren keine/nur unzuverlässige Informationen. Information User und Information Provider sind mit unterschiedlichen Herausforderungen konfrontiert, wodurch diese Informationslücke (Information Gap) entsteht. Der Problematik ist in drei Bereichen besonders offenkundig: 

  • Informationsgehalt und Zuverlässigkeit vorhandener Dokumentation
  • Statt IT Information Management existiert ein oftmals formalisiertes Dokumentenmanagement für Einzelzwecke
  • Übergreifende Hintergründe wie IT Optimierung, Transformation oder IT-Integration

Bevor wir auf die Methoden zur Vereinfachung eingehen, werden wir vorab diese drei genannten Problemstellungen kurz beschreiben.

 

Der große Trugschluss: Alle erforderlichen Informationen sind vorhanden

Obwohl – oder gerade weil – für viele Bereiche zehntausende von Einzeldokumenten existieren, sind der Informationsgehalt und die Zuverlässigkeit vorhandener Dokumentation aus Sicht des Information User meist ungenügend und haben bezogen auf die eigentliche Fragestellung oft keine Relevanz. Eine steigende Anzahl von Dokumenten hat in der Regel mehrere negative Effekte: Die Übersichtlichkeit sinkt dramatisch und die Aufwände für Wartung steigen umgekehrt proportional. Unternehmen unterliegen durch die schiere Masse an Dokumenten leicht dem Trugschluss, dass alle erforderlichen Informationen irgendwo in schriftlicher Form existieren. Vergleiche mit zeitgemäßen frei verfügbaren Wikis wie Wikipedia unterstützen diesen Befund.

 

Dokumentenmanagement statt Information Management

Für den Information Provider (im Allgemeinen der IT Service Provider) bedeutet die verbreitete Herangehensweise „für jeden Zweck ein neues Dokument“, dass die Aufwände bei der Erstellung und vor allem in der Wartung von Informationen jeden Rahmen sprengen. Diese Herangehensweise bedeutet außerdem aus Sicht des Information User, dass die Information nur zu genau einer Fragestellung zu einem Zeitpunkt von Relevanz ist. Ändern sich Fragestellung oder -zeitpunk, ist die Information mit hoher Wahrscheinlichkeit wertlos.

 

Warum Simplify Information Management?

Viele Gründe für Simplify IT Information Management sind übergreifender Art. In der aktuellen Diskussion um IT Strategien spielen übergreifende Herausforderungen wie IT Optimierung, Transformation oder IT Integration eine große Rolle. Sie sind auf Basis vorhandener IT Information kaum zu meistern. In aller Regel beginnen diese dann mit aufwändiger Beschaffung und Erstellung von Information, die ihrerseits wieder nur Momentaufnahmen für einen ganz gezielten Einzelzweck darstellen. Simplify IT Information Management erleichtert und beschleunigt IT Optimierungen, Transformationen und IT Integrationen enorm – warum das so ist, erfahren Sie im weiteren Verlauf.

Simplify IT Information Management

IT-Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit irrelevanter Dokumentation und produzieren vielfach für wenig relevante Fragestellungen. Der IT Information Pool darf keine Momentaufnahme bleiben. Die Wartbarkeit der Information muss sichergestellt sein. Die wesentlichen Ziele lassen sich so zusammenfassen:

  • Konzentration auf das Wesentliche und Bereitstellen zuverlässiger Information
  • Reduktion der Aufwände
  • Wartbarkeit von Information schaffen

Im Wesentlichen lebt Simplify IT Information Management von Vorgehensmodellen und methodischen Ansätzen. Einzelne Schritte bauen aufeinander auf und greifen punktuell ineinander. Zentrale Elemente einer Strategie sind: 

  • Anforderungsmanagement: Es ist wie in der Software-Entwicklung: Ohne koordiniertes und integriertes Management der Anforderungen treibt man auf Dauer die Aufwände in die Höhe – bei mäßigem Erfolg.
  • Procedure Models, Methods: Vorgehensmodelle, Methoden sowie Templates helfen IT Information Management zu vereinfachen und bieten einen klaren Leitfaden.
  • Single Source of Information: Informationen liegen oftmals dutzendfach und widersprüchlich vor – das ist auch in der IT der Fall. Solche Redundanzen gilt es zu vermeiden.
  • Clean up: Um ein aufgeräumtes, „bereinigtes“ Ergebnis zu erzielen, muss die Spreu vom Weizen getrennt werden. Hier erfahren Sie wie. 

 

So überraschend es klingen mag: In nahezu keinem Unternehmen existiert heute eine Koordination von Anforderungen für das IT Information Management. Anforderungen kommen aus Sicht der Information Provider unkoordiniert, oft überraschend und dienen immer einem singulären Zweck. Sie stammen von unterschiedlichen Stakeholdern, und die Ziele sind nicht ausreichend detailliert beschrieben. Hinzu kommt, dass sie oft einen sehr formalistischen Charakter haben. 

Wichtig für einen Lösungsansatz ist hier: Die Stakeholder sollten bekannt und ihre Langfristziele schriftlich ausformuliert und aufeinander abgestimmt sein. Auf Basis der vereinbarten Langfristziele (Goals) können anschließend Detailziele abgeleitet und ausformuliert werden, um die Detailplanungen zu erstellen. 

 

Single Source of Information

Was unterscheidet die Dokumentation der Unternehmens-IT von Wikipedia? Provozierend könnte man sagen: Bei Wikipedia findet man alles sofort und auch nur relevante Informationen. Der Informationsgehalt in Wikipedia ist in aller Regel sehr hoch und es existieren kaum Redundanzen, sodass die Information eindeutig ist. Im Idealfall würde dies auch für die IT Informationen im Unternehmen zutreffen, denn: Die Information wird eindeutig, besser wartbar und geht nicht in irrelevanten Informationen unter, sodass in Summe der Informationsgehalt steigt. Der Wikipedia Ansatz hilft genau das zu erreichen und leitet die Information Provider entsprechend an. Lesen Sie mehr dazu in unserem Newsletter: "Was kann die Unternehmens-IT von Wikipedia lernen? Technologie und Konzept für den IT Information Pool"

 

Vorgehensmodelle, Methoden & Templates*

Vorgehensmodelle, Methoden und Templates helfen IT Information Management zu vereinfachen. Sie bieten einen klaren Leitfaden und können mehrfach verwendet werden, ohne das Rad ständig neu zu erfinden. Das spart Zeit und hilft nicht nur dem Information Provider, denn: Wenn bestimmte Informationen immer in gleicher Art erstellt und dargestellt werden, kann sie der Information User viel schneller finden und aufnehmen. 

Zudem wird der IT SME (Subject Matter Expert) bei der Informationserstellung und -wartung durch IT Information Manager oder Redakteure, die den Gesamtprozess steuern, unterstützt.

*Lesen Sie mehr zum generellen IT Information Management Vorgehensmodell in unserem Whitepaper: "Richtige Entscheidungen schneller treffen" 

 

 

Clean up

In Konzernen kann die Anzahl von Einzeldokumenten mit vermeintlicher Relevanz für die IT schnell eine Stückzahl von mehr als 500.000 erreichen. Diesen historisch gewachsenen Wildwuchs muss man irgendwie in den Griff bekommen – aber wie? Was ist wertvoll, und was ist Ballast?

Jedes einzelne Dokument zu sichten ist ein Ding der Unmöglichkeit und man sollte sich nicht in der schieren Masse an Dokumenten verlieren. Natürlich muss Vieles gesichtet, bewertet, korrigiert und ergänzt werden – doch mit Hilfe grober Filter kann ein Großteil vorab „archiviert“ werden. Nach diesem groben Aussortieren helfen praxisbewährte Methoden, Experten für IT Information Management und SMEs bei den verbleibenden Dokumenten die richtige Balance zwischen verwerten und weglassen zu finden. So entstehen Schritt für Schritt Bereiche, in denen die Informationen eindeutig und relevant sind. 

Zusammengefasst

Trotz vermeintlich vorhandener Informationen stoßen Information User immer wieder an ihre Grenzen und IT Experten verbringen zu viel Zeit mit der Informationsbereitstellung und -wartung. Wenn nur jeder fünfte Experte 20% seiner Zeit für Dokumentation aufwendet, sind das in Summe 4% der gesamten IT-Leistungen.

Die Ansätze Anforderungsmanagement und Single Source of Information reduzieren die Aufwände für Information Provider dramatisch. Das Volumen der zu dokumentierenden Dinge wird immens verringert, selbst wenn inhaltlich neue Anforderungen hinzukommen. Entscheidend für eine weitere Reduktion der Aufwände sind ausgereifte Vorgehensmodelle, praxisbewährte Methoden und Templates. Die oben beschriebene Trennung von Ballast ist ein weiterer Schritt bei der Reduktion der Aufwände.

Um die Werthaltigkeit von Informationen langfristig zu erhalten, ist eine Strategie zur Maintainability von Informationsquellen existenziell. Die oben beschriebenen Methoden führen dazu, dass eine bessere Planung entsteht, und historisch gewachsener Ballast abgeworfen werden kann. Um Wartbarkeit zu erreichen, muss IT Information darüber hinaus sinnvoll strukturiert und durch IT Information Manager zentral gesteuert sein. Kommen neue Anforderungen/Stakeholder hinzu, können zu erstellende Informationen eindeutig in die Struktur eingeordnet werden, sodass keine Redundanzen entstehen.

Hinzu kommt, dass für jede Information genau ein „Accountable“ und die entsprechenden „Responsibles“ festgelegt werden müssen. Sobald Namen (Personen) genannt sind, sind sie persönlich für den Inhalt und deren Wartung verantwortlich. 

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Impressum

Datum: August 2017
Autoren: Gregor Bister, Jennifer Gitt
Kontakt: marketingnospam@avato.net
www.avato-consulting.com
© 2017 avato consulting 

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