avato Smart Data Methode – Ein Leitfaden für Smart Data Projekte

avato Smart Data Methode – Ein Leitfaden für Smart Data Projekte

 Warum Smart Data?

Big Data, Advanced Analytics, Industrie 4.0, Internet der Dinge, selbstlernende Maschi­nen – offensichtlich liefern diese Themen den Stoff für viele faszinierende Ideen. Das können effizientere Prozesse, neue und optimierte Produkte sowie Dienstleistungen, oder sogar komplett neue Geschäftsmodelle sein.

Der Einsatz dieser neuen Werkzeuge und Technologien liegt – in unterschiedlichsten Formen – inzwischen für die meisten Unternehmen fast jeder Größe und in den meis­ten Branchen im Bereich des Möglichen oder sogar Notwendigen.

avato Leistungsangebot

Unter der Überschrift Smart Data bietet avato Kunden ein umfassendes Leistungsan­gebot, um aus verfügbaren Daten Innovation und relevante geschäftliche Resultate zu machen. Einzelheiten hierzu sowie Beispielprojekte sind in diesem White Paper beschrieben. Das vorliegende White Paper beschreibt ein Vorgehensmodell, wie Smart Data Projek­te angegangen werden können und gibt Hinweise auf wichtige Erfolgsfaktoren und in der Praxis beobachtete Problemfelder.

Smart Data Projekte gibt es in vielen Facetten

Smart Data Projekte gibt es in einem sehr breiten Spektrum. Auslöser reichen von kon­kreten Einzelproblemen, die datenbasiert gelöst werden sollen, bis hin zu strategi­schen Initiativen unter der Überschrift „Industrie 4.0“, Big Data, Einsatz von Künstlicher Intelligenz etc. Auch die Ziele variieren von der Entwicklung von Ideen für den Smart Data Einsatz und strategischer Roadmaps, über Prototypen oder Produktivsetzung einzelner Use Cases bis zum Aufbau umfassender Smart Data und IT-Architekturen ein­schließlich entsprechender Aufbau- und Ablauforganisationen. Unabhängig vom kon­kreten Auslöser, der Zielsetzung und des vorgesehenen Umfangs des einzelnen Smart Data Projektes ist allen eines gemeinsam: Um erfolgreich zu sein, bedarf es eines struk­turierten und systematischen Vorgehens.

Das avato Smart Data Vorgehensmodell

Die üblicherweise eingesetzten Methoden für Projekte rund um Big Data, Advanced Analytics, Data Science etc. konzentrieren sich fast alle auf den Datenanalyseprozess selbst und basieren meist auf dem CRISP-DM Modell. Dieses Vorgehensmodell ist für den eigentlichen Datenanalyseprozess entworfen und hierfür auch gut geeignet. Ein praxisgerechtes und strukturiertes Vorgehen muss weitere erfolgsrelevante Aspekte berücksichtigen. Dazu zählen insbesondere neben den datenanalytischen Aspekten die geschäftlichen Aspekte, die IT-Aspekte, Data Governance und Security sowie ein angemessenes Projektmanagement und Changemanagement. Dies alles ist vor dem Hintergrund des „Smart Data Reifegrades“ des Unternehmens und der hohen Dynamik im gesamten Markt zu betrachten. avato hat ein Smart Data Vorgehensmodell entwickelt, das diese Aspekte integriert berücksichtigt. Es liefert einen strukturierten Rahmen, der abhängig von der Ausgangs­situation, den Projektzielen und verschiedenen Rahmenbedingungen auf die Kunden- und Projektsituation angepasst und in einen Projektplan übersetzt wird.

Wir empfehlen in folgenden logischen Phasen vorzugehen:

Am Beginn steht die strukturierte Entwicklung eines Plans (Alignment & Discovery), es folgen die Implementierung eines oder mehrerer Anwendungsszenarien – häufig auch nach Machbarkeitsprüfungen oder Prototypen (Proof-of-Concept) – mit der Überfüh­rung in die produktive Umgebung (Deployment) und der anschließenden Betriebs- und Optimierungsphase. Wesentlich ist auch ein adäquates Projekt- und Veränderungsma­nagement von Beginn an. Die Erfahrung zeigt, dass Smart Data Projekte oft zunächst unerwartete Herausforderungen bringen. Sie erfordern die enge Zusammenarbeit von Menschen aus Bereichen, die traditionell nicht oder nur wenig miteinander gearbeitet haben und teilweise sehr unterschiedliche Arbeitsweisen und „Sprachen“ gewohnt sind. Auch sind die Ängste der Belegschaft vor weitreichenden Veränderungen durch diese Projekte nicht zu unterschätzen.

Erfolgskritische Fachdomänen und Projektrollen

Smart Data Projekte sind Teamarbeit. Geschäfts- und Prozessexpertise, Data Science-und Datenmanagement-Expertise, IT-Expertise für die vorhandene Unternehmens-IT und spezielle Advanced Analytics IT-Themen müssen zusammenkommen. Wie immer in Projekten mit interdisziplinären Teams und einer gewissen Komplexität werden auch Projektmanager gebraucht, die strukturiert durch das Projekt führen und das Team motivieren können. Je nach Zielsetzung und Umfeld können auch zusätzlich speziali­sierte Changemanagement Experten eine wichtige Rolle spielen.

avato bietet Ihnen die für Smart Data Projekte erforderliche fachliche Expertise:

Data Engineers und Data Scientists sind zentrale Profile, aber auch Busi­ness Consultants, IT-Architekten, Entwickler und selbst Projektmanager brauchen spe­zielle Expertise in Smart Data Projekten. Physiker, Informatiker und Wirtschaftsinfor­matiker bilden den Kern unseres avato Smart Data Teams. Wir erwarten von unseren Kunden neben einem Projektsponsor aus dem Führungskreis einen verantwortlichen Ansprechpartner (Projektleiter) und die Bereitstellung der fachlichen Expertise im jeweiligen Geschäfts- oder Fertigungsprozess sowie die Mitarbeit der relevanten inter­nen IT-Experten. Wir stellen dann projekt- und aufgabenbezogen in Absprache mit Ih­nen das avato Team zusammen, um die erforderlichen Projektrollen in hoher Qualität zu besetzen. Die Seniorität unserer Berater hält dabei das Team klein und erhöht gleichzeitig Effektivität und Effizienz­

Organisatorische Aspekte

Wir finden bei unseren Kunden sehr unterschiedliche Situationen vor, wie Verantwort­lichkeiten und Prozesse rund um Stammdaten, Datensicherheit, Datenschutz, Daten­qualität usw. organisatorisch gehandhabt werden. Mit Smart Data wird die Bedeutung dieser Themen weiter zunehmen und erfordert zumindest mittelfristig organisatori­sche Anpassungen.

Ein Proof-of-Concept für einige Predictive Analytics Anwendungsszenarien erfordert sicher nicht gleich eine organisatorische Änderung der Datenorganisation im Unter­nehmen. Bei strategischeren Initiativen und zunehmendem Einsatz von Big und Smart Data ist allerdings eine frühzeitige Auseinandersetzung mit der Frage geboten, wie sich ein Unternehmen organisatorisch auf die weiter wachsende Bedeutung von Daten und die damit verbundenen internen und externen Anforderungen einstellt.

Auch neue fachliche Rollen wie Data Engineers und Data Scientists müssen so in die Organisation eingebaut werden, dass sie ihren Mehrwert effizient erbringen können. Nicht zuletzt kommen auf die IT-Organisation neue Aufgaben zu – insbesondere im Be­trieb neuer Smart Data Applikationen.

Wir helfen Ihnen, auf Ihre Situation zugeschnittene Antworten auf diese Fragen zu fin­den.

avato Smart Data – Ein Leitfaden für Smart Data Projekte  (PDF)
Das avato Smart Data Vorgehensmodell. Für die vollständige Version des White Papers laden Sie bitte das PDF herunter.

Haben Sie weitere Fragen? Wir beraten Sie gerne: marketing@avato.net

Impressum: 
Datum: November 2019
Autoren: Wolfgang Ries
Kontakt: marketing@avato.net
www.avato-consulting.com
© 2019 avato consulting ag
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avato Smart Data – Innovationen aus Daten

avato Smart Data – Innovationen aus Daten

Von der Idee zu Resultaten

 

Warum Smart Data?

Big Data, Advanced Analytics, Industrie 4.0, Internet der Dinge – kaum eine Führungskraft wird diese Themen als irrelevant für die eigene Branche und das eigene Unternehmen abtun. Offensichtlich liefern Big Data Analytics, Vernetzung, immer leistungsfähigere Algorithmen und selbstlernende Maschinen oder autonome Fahrzeuge den Stoff für viele faszinierende Ideen. Das können effizientere Prozesse, neue und optimierte Produkte oder Dienstleistungen, oder sogar komplett neue Geschäftsmodelle sein.
Der Einsatz dieser neuen Werkzeuge und Technologien liegt – in unterschiedlichsten Formen – inzwischen für die meisten Unternehmen fast jeder Größe und in den meisten Branchen im Bereich des Möglichen oder sogar Notwendigen.

Herausforderungen

  • Wie können Unternehmen diese Themen angehen?
  • Welche konkreten Ergebnisse können erzielt werden?
  • Welche zusätzliche Fachexpertise wird benötigt?
  • Welche Investitionen sind erforderlich?
  • Was ist die beste Vorgehensmethodik?
  • Welche Tools sind erforderlich?
  • Müssen große Investitionen in die IT-Landschaft oder Maschinen als Vorleistung getätigt werden?

avato Leistungsangebot in der Übersicht

Wir von avato helfen Ihnen Antworten auf Ihre Fragen zu finden und aus Ideen Resul­tate zu erzielen. Wir arbeiten leidenschaftlich mit Ihnen gemeinsam daran, Ihre Daten in verwertbares Wissen und schließlich echte Innovationen mit Mehrwert zu überfüh­ren. Unter der Überschrift Smart Data haben wir hierfür auf der Basis unserer beste­henden Kernkompetenzen rund um Technologien, Organisation, Betrieb und Optimie­rung großer IT-Umgebungen und technologiebasierte Transformationsprojekte ein umfassendes Leistungsangebot entwickelt.

 Unser Leistungsangebot umfasst:

  • Data Analytics Strategie 

Ausgehend von Ihren unternehmerischen Zielsetzungen ent­wickeln wir mit Ihnen gemeinsam einen geeigneten Projekt­ansatz. Wir nutzen unser avato Smart Data Vorgehensmodell als methodischen Rahmen, um in enger Zusammenarbeit mit Ihnen alle relevanten Aspekte Ihrer Strategie zu beschreiben.

  • Data Lab 

Wir bieten Ihnen mit unserem Data Lab die Möglichkeit, Ihre Daten ohne große Vorabinves­titionen mit modernsten Mitteln zu visualisieren, zu analysieren und die Möglichkeiten zu erkunden, wie diese Daten z.B. mit Verfahren des maschinellen Lernens für Ihre Use Cases nutzbar gemacht werden können.

  • Smart Data Engineering

Bevor Daten analysiert und zu Modellen verarbeitet werden können, müssen sie zunächst aus den unter­schiedlichen Quellen beschafft, überprüft, aufbereitet und angereichert werden, so dass die nachfolgenden Analyse- und Modellierungsschritte sinnvoll durchge­führt werden können. Unsere Spezialisten beraten und unterstützen Sie hierzu oder übernehmen auf Wunsch diese Data Engineering Aktivitäten für Sie.

  • Smart Data Lösungen 

avato stimmt die einzusetzenden Technologien und Soft­ware-Produkte mit dem Kunden ab, um eine größtmögliche Kompatibilität mit Kundenstandards sicher­zustellen, vorhandenes Know-how zu nutzen und die Gesamtkosten zu minimieren. Dabei setzen wir be­vorzugt auf vorhandene kommerzielle Produkte namhafter Hersteller oder etablierte Open Source Produkte. Lücken in den Lösungsarchitekturen schließen wir mit eigenen Lösungskompo­nenten. Diese können zur Beschleunigung des Projekfortschritts sowie zur Senkung der Projektkosten in Ihre Projekte eingebracht und nach Bedarf an­gepasst werden.

  • Data Science-as-a-service

avato hat in den letzten Jahren ein Team von Data Engineers und Data Scientists aufgebaut, die mit Ih­nen gemeinsam Ihre Daten analysieren und geeignete Analyse- und Data Science Methoden für Ihre Anwendungsszenarien auswählen und anwenden. avato unterstützt Ihre Projekte mit erfahrenen IT-Experten, die sich mit den speziellen Anforderungen von Smart Data Projekten, Smart Data Architektu­ren und vielen bei unseren Kunden typisch vorhandenen IT-Systemen ausken­nen.

  • System Integration 

Der Einsatz moderner KI- und ML-Verfahren wird nur eine dauerhaft positive Wirkung entfalten, wenn diese Metho­den in die Produktions- und Geschäftsprozesse integriert und für die betroffenen Mitarbeiter einfach nutzbar ge­macht werden. Das avato Smart Data Framework ist durch die modulare und serviceorientierte Archi­tektur konsequent auf diese Anforderungen ausgelegt. Verschiedene technische An­sätze unterstützen eine für Smart Data Projekte besonders wichtige iterative Vorge­hensweise, die schnelle Implementierungs- und Optimierungszyklen und einen hohen Automatisierungsgrad optimal unterstützt.

Zusammenfassung

Unsere Beraterinnen und Berater bieten Seniorität und Erfahrung in allen relevanten Disziplinen: Business, Data Science, Daten und IT-Architekturen, Softwareentwick­lung, Projekt- und Changemanagement. Unser Anspruch ist es, Sie mit kleinen Teams und minimalem Abstimmungsaufwand mit allen relevanten Services aus einer Hand zu bedienen. Wir sind anbieterneutral und insbesondere unabhängig von Software-Anbietern.

Wir investieren kontinuierlich in die Weiterentwicklung unserer Berater und unserer Smart Data Lösungskomponenten. So helfen wir Ihnen nutzbare Lösungen schnell verfügbar zu machen.

avato Smart Data: Innovationen aus Daten – von der Idee zu Resultaten (PDF)

Das avato Smart Data Profil. Laden Sie hier die vollständige Version des Whitepapers herunter.

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Information Management in IT Governance

Information Management in IT Governance

Informationen steigern Effektivität und Effizienz

Es gibt zahlreiche Definitionen von IT Governance und von deren Aufgaben. Wir legen für unsere Betrachtung der Aufgaben und der Ziele von IT Governance Folgendes zugrunde: IT Governance stellt sicher, dass die IT die Unternehmensstrategie und -ziele unterstützt.

Unter IT werden diesem Zusammenhang zum einen alle Anwendungen und zum anderen die gesamte IT- und Anwendungsinfrastruktur verstanden – und darüber hinaus die Organisation der IT sowie die Prozesse zur IT Nutzung und zur Erbringung von IT Leistungen. IT Governance ist demnach ein komplexes Aufgabenspektrum.

Wie kann IT Information Management (ITIM) unterstützen? In welchen Bereichen sind durch die Einführung von ITIM schnell hohe Effektivitäts- und Effizienzgewinne zu erwarten? Wie kann ITIM einen Beitrag zum IT Risk Management leisten?

Zugespitzt formuliert wollen wir uns anschauen, an welchen Stellen aktuelle, ausreichende und zuverlässige Information die Bereiche der IT Governance verbessern können.

IT Organisationen sind darauf ausgerichtet, den IT Betrieb zu optimieren sowie Projekte „in time“, „in quality“ und „in budget“ abzuwickeln. IT Information Management ist ein wesentlicher Baustein, um den IT Betrieb sowie IT Projekte zu optimieren und die Effizienz von IT zu steigern. IT Information Management ist aber auch eine wichtige Komponente, um die Effektivität von IT zu verbessern – also daran zu arbeiten, dass IT das richtige tut und die richtigen Entscheidungen zügig getroffen werden können.

Warum steckt im Information Management so viel Potenzial? IT Infrastrukturen und Anwendungen werden immer komplexer. Viele Bereiche der IT verstehen die technischen Zusammenhänge nicht mehr vollständig. Wenig ist ausreichend dokumentiert und die Planung und Abstimmung von Änderungen erfordern die Beteiligung zahlreicher Experten. Das Wissen existiert in den Köpfen. Selbst einfache Änderungen erfordert die umfangreiche Abstimmung vieler Einzelner. Auch wenn die IT in Teilen agil arbeitet – neue oder geänderte Geschäftsanforderungen können nur zögerlich umgesetzt werden.

Schneller, besser und günstiger! Effizienz steigern.

Die Effizienz von IT leidet oft unter 1. unzureichenden Prozessen, 2. Verschwendung von Ressourcen (Material und Personal) und 3. unter Verschwendung aufgrund von Incidents und dem Bearbeiten von Incidents (Störungsbehebung ist nach dieser Auffassung Verschwendung).

Effizienz durch Prozesse & klare Zuständigkeiten

Informationen über Prozesse helfen Schwachstellen zu erkennen und zu beheben. Genaue Prozessbeschreibungen unterstützen alle Beteiligten und helfen dabei Prozesse zu optimieren und klare Verantwortlichkeiten zu schaffen. Es entsteht Wissen darüber was wie oft gemacht wird, wie es von wem gemacht wird und warum es eigentlich gemacht wird. Sogenannte „Ping-Pong-Prozesse“ und Warteschleifen werden vermieden. Es entsteht Wissen darüber wo Automatisierung sinnvoll ansetzen kann.

Effizienz durch flexiblen Einsatz von IT Experten

Gute IT Ressourcen sind knapp und teuer. Dennoch beschäftigen sie sich einen nennenswerten Anteil ihrer Zeit mit Aufgaben, die keinen wirklichen Experten erfordern. Sie stellen Anträge und „Verlaufen sich in der Bürokratie“, arbeiten an Nebensächlichkeiten oder suchen nach Informationen. Ausführliche, leicht zugängliche Informationen helfen bei einer besseren Organisation von Arbeit. Ressourcen werden flexibel in unterschiedlichen Aufgabenstellungen einsetzbar. Jeder macht genau das, was gebraucht wird und was er am besten kann.

Effizienz durch Vermeidung von Verschwendung

Im „The DevOps Handbook“ beschreiben Kim, Humble, Debois und Willis die drei wichtigsten Prinzipien, die IT von „Lean Principles“ lernen kann. Dies sind “Principle of Flow”, “Principle of Feedback” und “Principle of Learning and Experimentation”.

Aus vielen Passagen kann man ableiten, dass es ohne zuverlässige Informationen kein Wissen gibt über das, was gebraucht wird. Somit sind Planungen, wie beispielsweise Capacity Management, nur sehr eingeschränkt möglich. Das bezieht sich nicht nur auf Ressourcen wie Rechenzentren (Compute, Storage, Network Bandwidth), sondern auch auf Lizenzen und Nutzer-Accounts sowie Personalplanung und Personalentwicklung.

Die einfache Lösung soll hier oftmals die Cloud sein. Aber wie bei so Vielem ist diese scheinbar einfache Lösung weder einfach noch günstig. Ohne Informationen über Ressourcennutzung und Anforderugnen sind Cloud-Migrationen wie eine Lotterie, Ausgang offen.

Die richtigen Entscheidungen treffen! Effektivität gewinnen.

Wie kann innovatives Information Management die Effektivität von IT verbessern? Wie kann es dazu beitragen besser (und schneller) zu entscheiden? Betrachtet man einzelne Szenarien und blickt parallel auf grundlegende Probleme, die aus einem Mangel an Information entstehen, so wird schnell deutlich, mit wie wenig Veränderung die Effektivität von IT verbessert werden kann.

Der Schlüssel: Wissen über das Geschäft in der IT.

Geschäftsstrategien und -prozesse verändern sich dynamisch, die Zusammenhänge werden komplexer und oft ist wenig davon gut dokumentiert. Die IT hat aufgrund dieser mangelhaften Informationsbasis ein Verständnisdefizit von Business-Strategien sowie den sich daraus ergebenden Geschäftsanforderungen. Die IT kann vielfach Risiken, die in der IT entstehen, nicht richtig einschätzen und priorisieren. IT Mitarbeiter kennen ihre Auftraggeber und deren Ziele nur unzureichend. Aus IT-Sicht besteht die Steuerung oftmals aus einem vielstimmigen Chor. IT missversteht Anforderungen und entwickelt Standards und Lösungen, die nicht im Sinne des Business sind.

Durch den Aufbau einer hochwertigen, den Anforderungen entsprechenden Informationsbasis können all diese Hindernisse beseitigt werden. Die IT gewinnt an Effektivität.

IT Projekte mit hohem Informationsbedarf

Aktuelle und ausgesprochen interessante Beispiele für Projekte mit einem dringendem Informationsbedarf sind: Agile Projekte und DevOps, Cloud Migration, Service Transition sowie IT Integration und IT Separation.

Agile Projekte und DevOps

Agile Methoden und Dokumentation sind kein Widerspruch. Im Gegenteil: Information Management ist das Gegenstück in der modernen IT zur traditionellen Dokumentation. Information Management macht Dokumentation schneller, besser und reduziert vor allem die Aufwände. So ist Information Management ein idealer Bestandteil agiler Projekte. Entwickler werden entlastet und gleichzeitig werden die Anforderungen anderer Stakeholder wie beispielsweise Audit oder auch IT Betrieb sowie IT Governance erfüllt.

Cloud Migration

Die Nutzung von Cloud Services ist heute für fast alle Unternehmen eines der strategischen Ziele in der IT. Doch obwohl der Markt heute eine Vielzahl von Lösungen für jede erdenkliche Anforderung bietet, hinkt die Cloud Transformation den selbst gesetzten Zielen in fast allen Unternehmen hinterher. Die Gründe dafür sind vielfältig und variieren im Detail erheblich. Betrachtet man aktuelle Studien, so zeigt sich immer wieder, dass gerade das Defizit an Informationen zur Unternehmens-IT einer der Hauptgründe ist. Aufgrund unzureichender Information werden falsche Annahmen getroffen und unrealistische Ziele formuliert.

Service Transition

Offshoring von Teilen des IT Service wird heute in fast allen Unternehmen diskutiert. Zur Beantwortung vieler operationeller Fragen bei der Service Transition ist man auf eine gute Informationsbasis angewiesen. Strategische Fragestellungen erfordern ein noch umfangreicheres Wissen über ihre IT. Wissen Sie, was genau Ihre Dienstleister tun? Sind Sie Herr über die wesentlichen Informationen geblieben und könnten Sie den Service bei Bedarf wieder insourcen oder an einen anderen Dienstleister übertragen?

IT Integration / IT Separation

Post-Merger-Integration von IT sowie die IT Separation gehören heute in den meisten Unternehmen fast zum Alltag. Viele dieser Ereignisse dauern lange oder werden nie abgeschlossen. Eine zuverlässige Informationsbasis ist entscheidend, um schneller und effizienter zu werden. Wie hoch ist Ihr Aufwand bei der Integration zweier schlecht dokumentierter IT Organisationen? Wie schnell können Sie einen Spin-off mit IT unterstützen und durchführen?

Summary

Geht es um Ihre IT, gilt: „Information is effectiveness and efficency“. Um strategisch zu entscheiden, und um schneller, besser und flexibler zu werden, brauchen Sie Wissen über Ihre Geschäftsprozesse und vor allem über Ihre IT. Um dieses Wissen aufzubauen, müssen Sie schnell alle wichtigen Informationen in einer eindeutigen und zuverlässigen Form zur Verfügung haben – mit Information Management erreichen Sie genau das.

Haben Sie weitere Fragen? Wir beraten Sie gerne: marketing@avato.net

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Datum: November 2019
Autor: avato
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Business Case: IT Information Management

Business Case: IT Information Management

Sparen Sie bis zu 75%

IT Information Management (ITIM) ist eine Abkehr von bekannter IT Dokumentation und traditionellem Dokumentenmanagement. Bei einem solchen Paradigmenwechsel stellt sich die Frage: Rechnet sich das kurz-, oder zumindest langfristig? Oder entsteht unterm Strich lediglich mehr Aufwand? Gibt es einen positiven Business Case?

Im Folgenden betrachteten wir den ITIM Business Case anhand von zwei verschiedenen Beispielen:

  1. Anwendungsdokumentation
  2. Dokumentation für eine Service Transition

… und durch den Vergleich zweier Handlungsszenarien:

  1. Dokumentation auf die traditionelle Art und Weise (Unabgestimmtes, nachgelagertes Erstellen von „Single Purpose Documents“ durch technische Experten)
  2. Einsatz von IT Information Management.

Spoiler: Der Einsatz von Information Management führt zu enormen Einsparungen. Dieser Artikel wird sich damit befassen, woraus diese Einsparungen resultieren.

Business Cases werden meist über lange Zeiträume und unter umfangreichen Annahmen gerechnet. Dabei werden neben direkten und messbaren finanziellen Parametern oftmals auch strategische Auswirkungen einbezogen, wodurch dann oftmals erst ein positiver Business Case entsteht. Das soll an dieser Stelle bewusst nicht geschehen. Es sollen ausschließlich direkt messbare Faktoren einbezogen werden. Strategische Verbesserungen und langfristige Kostenoptimierungen werden nur erwähnt, auch wenn diese langfristig den eigentlichen Nutzen von IT Information Management darstellen.

 

1.1   Zeitaufwand beim Dokumentieren um 75% reduzieren

Doch wie? Betrachten wir, wodurch stets hohe Zeitaufwände entstehen. Genau hier setzt die Reduktion an. Dokumentiert wird von IT Experten und die Reduktion resultiert im Wesentlichen aus zwei Komponenten:

  1. Sie dokumentieren nur noch, was benötigt wird. Dadurch sparen sie die Hälfte des Zeitaufwands für Dokumentation. Information Managers steuern den Prozess. Nichts Überflüssiges wird dokumentiert. Es gibt keine Redundanzen mehr.
  2. Jeder tut das, was er am besten kann. Das spart von der Hälfte nochmal die Hälfte (vgl. Graphik). Technische Experten konzentrieren sich auf kleine Information Units – nicht auf die Erstellung umfangreicher Dokumente und auch nicht auf Formulierungen, Formate oder Grafiken. Das können Information Managers besser.

(Schauen Sie auch das Video zum Business Case [02:20 min])

In Summe reduziert sich der Gesamtaufwand durch IT Information Management, also IT Experten plus Information Management, um mindestens 75% gegenüber dem zeitlichen Aufwand bei der traditionellen Vorgehensweise.

Was machen Information Managers anders?

Information Managers sind spezialisiert auf redaktionelles Arbeiten und das Erstellen von Graphiken, Videos, Audios und Prozessübersichten. Sie kennen sich mit den entsprechenden Werkzeugen sehr gut aus, was zu einer hohen Produktivität führt. Diese wird weiter gesteigert durch das Verwenden von Templates und gelernter Vorgehensmodelle und Methoden. Bei avato haben Information Managers außerdem zusätzliche Trainings durchlaufen – unter anderem ITIL Foundation, sowie die Zertifizierung zum Certified Information Professional (CIP).

 

1.2   Was kostet traditionelles Dokumentieren?

Bis zu 75 % der laufenden Aufwände für traditionelle Dokumentation können eingespart werden. Wie hoch sind diese jedoch? Je nach Bereich und Anforderung machen sie im Tagesgeschäft erfahrungsgemäß zwischen 4% und 8% der Arbeitszeit von IT-Personal aus. War harmlos klingt, summiert sich am Ende. Zudem gibt es Sonderanforderungen für Dokumentation, beispielsweise bei einem anstehenden Audit oder einer Service Transition. Hier liegt der Anteil der für Dokumentation aufgewendeten Arbeitszeit nicht mehr bei 6%, sondern phasenweise schnell bei mindestens 25 %.

 

1.3   Initiale und laufende Kosten – ITIM vs. Traditionelle Dokumentation

Wie hoch sind die initialen und laufenden Kosten für ITIM? Die schnelle Antwort lautet: Kommt darauf an! Die ausführliche Antwort: Wissen Sie bereits, wo Sie anfangen wollen und wo der Schuh am meisten drückt? Kennen Sie Ihre Ziele und können Sie Accountables und Responsibles* benennen? Können Information Manager auf diese in ausreichenden Umfang zugreifen?

Wenn Sie hierauf bereits Antworten haben, werden das in Abhängigkeit vom Dokumentationsumfang wenige Tage bis einige Wochen sein.

Die folgenden Beispiele zeigen wie der Business Case konkret aussehen könnte.

 

Beispiel 1: Anwendungsdokumentation

Wegen regulatorischer Auflagen soll eine technische Dokumentation für eine Anwendung mit bis zu 10 Umgebungen erstellt werden. Das aktuelle Team für Entwicklung und Betrieb umfasst 26 Personen, davon sind die Hälfte externe Mitarbeiter.

Voraussetzung: Der Accountable für die Anwendung ist einbezogen und er kann alle Responsibles (fachlich Verantwortliche) benennen, alle sind ausreichend verfügbar und können jeder in Summe 1 Arbeitstag investieren. In diesem Fall ist das ITIM für die Anwendung nach einer Woche aufgesetzt und die Reduktion der Aufwände würde in der zweiten Woche greifen.

Mit dem Einsatz von ITIM sparen Sie monatlich 7.000 EUR (die Details zur Rechnung befinden sich im Anhang).

 

Beispiel 2: Dokumentation für eine Service Transition

Ein Service soll an einen Service Provider ausgelagert werden. Zur Vorbereitung der Service Transition müssen Ihre ITSM Prozesse und technische Umgebungen beschrieben werden. Außerdem ist die Erstellung einiger Work Instructions und How-To‘s erforderlich. Ihr aktuelles Team umfasst 26 Personen, davon sind die Hälfte externe Mitarbeiter.

Auch hier gilt wieder: Der Accountable für den Servicebereich ist einbezogen und er kann alle Responsibles benennen, alle sind ausreichend verfügbar und können in Summe je 2 Tage investieren. In diesem Fall ist das ITIM für die Transition nach drei Wochen aufgesetzt und die Reduktion der Aufwände würde in der vierten Woche greifen.

Mit ITIM sparen Sie bei der Investition in eine Dokumentation, die Ihnen nicht nur die Transition ermöglicht, sondern die langfristig nutz- und wartbar ist, 42.200 EUR (die Details zur Rechnung befinden sich im Anhang).

 

⚠  In den Beispielen wurde mit Annahmen gerechnet. Die Aufwände für ITIM und das Einsparungspotential hängen selbstredend neben dem Umfang der IT und der einbezogenen Bereiche auch von den aktuell betriebenen Aufwänden für die traditionelle Dokumentation ab.

 

Welcher Zeitpunkt ist der beste? Wann ist ITIM ein Muss?

In diesen 4 Szenarien führt der Weg zum Erfolg nicht am Information Management vorbei:

1. Ihre externen Mitarbeiter dokumentieren auf die traditionelle Arte und Weise.
Starten Sie mit ITIM, um die Anzahl der externen Mitarbeiter reduzieren zu können.

2. Sie haben einen Backlog in Ihren IT Projekten.
Starten Sie mit ITIM, um nicht zu viel Zeit für den Dokumentationsteil zu verlieren.

3. Der Support für Ihre Experten ist extern und viel zu teuer.
Minimieren Sie den Bedarf nach externem Support durch eine hochwertige Informationsplattform.

4. Sie haben einen Backlog in der Dokumentation.
Starten Sie ITIM um die Vorteile von Spezialisierung zu nutzen. Der Blacklog wird in Kürze verschwinden.

 

Zusammenfassung

Information Management bietet in der IT ein großes Einsparungspotenzial bei Dokumentationsaufwänden. Hierfür gibt es zwei Gründe: Zum einen wird nur noch das dokumentiert, was wirklich benötigt wird. Niemand dokumentiert für sich und unter Umständen das gleiche wie sein/e Kollege/in. Der Dokumentationsprozess ist übergreifend gesteuert. Zum anderen resultiert eine hohe Ersparnis daraus, dass jeder das tut, was er/sie am besten kann. Die IT Experten steuern Informationen bei, und Information Managers steuern den Prozess und kümmern sich um Templates, Methoden, Sprache, und Formate. Unterm Strich spart der IT Experte 75% der Zeit, die er ohne ITIM zum Dokumentieren benötigt. In bestimmten Situationen führt jedoch ohnehin kein Weg an IT Information Management vorbei.

 

Appendix

Beispiel 1: Anwendungsdokumentation

Wegen regulatorischer Auflagen soll eine technische Dokumentation für eine Ihrer Anwendungen mit bis zu 10 Umgebungen erstellt werden.

Ihr Team umfasst 26 Personen, davon sind die Hälfte externe Mitarbeiter.

Ihre Kosten für Traditionelle Dokumentation

Der monatliche Aufwand für traditionelle Dokumentation beträgt:

  • 6 % der Projekt-/Arbeitszeit: in Summe 28 PT
  • Monatliche Kosten: 525 EUR (26 * 650 EUR * 18 * 6 %)
    (durchschnittlich 18 PT pro Person pro Monat; 800 EUR externer Tagessatz, und 500 EUR Kosten für interne Mitarbeiter)

Mit ITIM Sparen Sie 7.000 EUR pro Monat

Während der Umstellung von traditioneller Dokumentation auf Information Management investiert jedes Teammitglied einen Arbeitstag (= 26 Tage).

Ihre einmaligen Investitionskosten: 26 * 650 EUR = 16.900 EUR.

Nach erfolgreicher Umstellung auf ITIM spart Ihr Team bis zu 75 % der traditionellen Dokumentationsaufwands. Das ist eine Reduktion um 21 PT.

Die Aufwände für Information Management liegen bei ca 5.900 EUR pro Monat.

Ihre Investition für eine langfristig nutz- und wartbare Dokumentation beträgt einmalig 16.900 EUR.

Nach der Umstellung auf ITIM sparen Sie monatlich 7.000 EUR.

 

Beispiel 2 – Dokumentation für Service Transition

Ein IT Service soll an einen Service Provider ausgelagert werden. Zur Vorbereitung der Service Transition müssen Ihre ITSM Prozesse und technische Umgebungen beschrieben werden. Darüber hinaus ist die Erstellung einiger Work Instructions und How-To’s erforderlich.

Ihr Team umfasst 26 Personen, davon sind die Hälfte externe Mitarbeiter.

Ihre Kosten für Traditionelle Dokumentation

Im normalen Tagesgeschäft verwendet jedes Ihrer Teammitglieder 6 % seiner Zeit zum Dokumentieren. Entsteht jedoch eine umfangreiche Dokumentationsanforderung, erhöht sich der Aufwand für gewisse Zeit (hier 1 Monat) auf 25% der Arbeitszeit.

Ihr Aufwand auf traditionelle Dokumentationsweise beträgt:

  • 25 % der Projekt-/Arbeitszeit: in Summe 117 PT
  • Kosten: 18.525 EUR (durchschnittlich 18 PT pro Person pro Monat; 800 EUR externer Tagessatz, und 500 EUR Kosten für interne Mitarbeiter 26 * 650 EUR * 18 * 25 %)

Ihr einmalige Dokumentationsaufwand ohne ITIM sind 117 Tage. Das entspricht ca. 76.000 EUR.

Mit ITIM sparen Sie 42.000 EUR

Jedes Ihrer Teammitglieder investiert 2 Tage, das sind in Summe 52 PT. Mit ITIM liegt ihr einmaliger Dokumentationsaufwand demnach bei 33.800 EUR (800 EUR externer Tagessatz, und 500 EUR Kosten für interne Mitarbeiter).

Ihre Investition für eine Dokumentation, die Ihnen nicht nur die Transition ermöglicht, sondern die langfristig nutz- und wartbar ist beträgt 33.800 EUR. Sie sparen 42.200 EUR.

 

⚠  In den Beispielen wurde mit Annahmen gerechnet. Die Aufwände für ITIM und das Einsparungspotential hängen selbstredend neben dem Umfang der IT und der einbezogenen Bereiche auch von den aktuell betriebenen Aufwänden für traditionelle Dokumentation ab.

 

Haben Sie weitere Fragen? Wir beraten Sie gerne: marketing@avato.net

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Datum: November 2019
Autor: Jennifer Gitt
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Agile Dokumentation in Agilen Projekten

Agile Dokumentation in Agilen Projekten

Mittendrin statt nur dabei.
Agile Dokumentation in agilen Projekten.

Unumstritten ist, dass agile Projektansätze zahlreiche Vorteile bieten. Hierzu gehören sicherlich ein geringerer administrativer Aufwand sowie die informelle Kommunikation und Entscheidungsfindung in kleineren Teams.

Aber wann können solche Vorteile in Nachteile umschlagen? Verändern sich Projekte durch geänderte Anforderungen und dauern länger als geplant, oder steigt die Anzahl der Projekt-Streams sowie der part-time Mitwirkenden, erwachsen aus den oben genannten Vorteilen schnell handfeste Nachteile.

Ohne agile Dokumentation geht die Agilität verloren

Aus dem Vorgehen in agilen Projekten ergeben sich langfristig viele Nachteile – vor allem wenn Projekte umfangreicher werden oder länger andauern.

1. Es entstehen zunehmend Redundanzen.
Je länger die Projektdauer, desto höher die Redundanz und desto unklarer wird, welche Information überhaupt noch Gültigkeit besitzt.

2. Diskussions- und Kommentarketten werden immer länger.
Es wird immer aufwändiger, wichtige Information von unwichtiger zu unterscheiden.

3. Aktualität und Zuverlässigkeit von Information sinken.
Das Bereitstellen neuer Information und das Richtigstellen veralteter Information werden immer aufwändiger. Es entstehen immer mehr Widersprüche.

4. Die Informationssuche wird immer aufwändiger.
Die Dokumentation findet „unkoordiniert“ statt. Die Informationssuche wird immer komplexer und erzwingt ein Nachschauen in immer mehr Tools, und Tickethistorien, Kommentaren und Notizen.

5. Keine schriftliche Fixierung von Ergebnissen fördert „Scheinverständnis“.
Ergebnisse werden selten fixiert und die Diskussion erfolgt auf Basis von Verständnis und nicht auf Basis von schriftlicher Fixierung („konkreten Gegenständen“). Die intensive mündliche Kommunikation erzeugt bei Beteiligten ein „Scheinverständnis“. Jeder glaubt, dass alle das gleiche Verständnis haben und alle ausreichend informiert sind.

6. Keine ausreichende Fixierung von Business Requirements.
Je länger die Projektdauer, desto weniger weiß man am Ende, warum welcher Code entstanden ist. Man läuft Gefahr, dass nach wenigen Monaten der Zusammenhang von Business Requirements und Code vollständig verloren geht.

7. Fehlende Terminologie und fehlender Zwang zur Konkretheit.
Durch die ständige direkte Kommunikation fehlt oftmals ein Zwang zur Konkretheit und es entsteht eine unklare, wenig konsistente Terminologie sowohl in der IT, aber vor allem in der Business Terminologie.

Solche Nachteile wirken sich mit der Zeit massiv auf die Projekte aus. Der Koordinierungs- und Kommunikationsaufwand steigt überproportional. Trotz stetiger Kommunikation nehmen die Missverständnisse zu. Schlimmstenfalls geht die Agilität in Teilen verloren.

Information Management in einem agilen Umfeld

Im „Manifest für Agile Softwareentwicklung“ wird als einer von 4 Werten beschrieben, dass „…funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation…“ geschätzt wird. Klingt nach einem Widerspruch, ist es aber nicht. Auch ein Fahrzeug muss zuerst richtig funktionieren. Aber niemand käme auf die Idee, Benutzerhandbuch, Technische Dokumentation oder Service-Beschreibungen wegzulassen.

Information Management stehen in keinem Widerspruch zu den Werten des Manifestes. Es ist genau auf die Bedürfnisse der agilen Welt zugeschnitten. Ein wichtiger Bestandteil des Information Managements ist, ein kollaboratives Arbeiten (agiles Dokumentieren) aufzubauen. Das entspricht dem Gedanken des Manifestes. Dies zu organisieren ist die Aufgabe eines Information Manager.

Die Rolle des Information Manager

Die Rolle des Information Manager ist die wichtigste Komponente, um vom traditionellen Dokumentieren zum agilen Information Management zu kommen. Information Managers verkürzen den Gesamtaufwand für Dokumentation deutlich. Zu den Aufgaben gehört…

  • … sämtliche Dokumentationsanforderungen teamübergreifend zu managen. Hierzu gehören neben den Dokumentationsanforderungen der an der Entwicklung beteiligten Teams und der Business Requirements auch die Anforderungen aus dem Anwendungsbetrieb, der Nutzer sowie Governance- und Auditanforderungen.
  • … die Steuerung von Erstellung und Wartung der Informationen.
  • … die Publikation von Informationen auf einem standardisierten, für alle leicht zugänglichen Portal.

Ergebnis: Der Gesamtaufwand auch im agilen Projekt sinkt deutlich. (Siehe auch: What is the Business Case for IT Information Management? [Video, 02:08])

Die Methoden des Information Management

Um schneller und besser zu werden, greift der Information Manager auf folgende Konzepte und Methoden zurück:

  • Information Units ersetzen Dokumente
    Information Manager arbeiten mit Information Units in einem System für Information Management statt mit den klassischen, umfangreichen Dokumenten. Units lassen sich anders als Dokumente granular und eindeutig in einer Hierarchie ordnen. Außerdem lassen sie sich im System abhängig vom Stakeholder flexibel im zusammenstellen –  jeder Stakeholder sieht genau das, was er sehen muss.
  • Taxonomie und Metadaten schaffen für jeden ein Gesamtbild
    Um mit Information Units arbeiten zu können, benötigen Sie eine Taxonomie und ein Konzept für Metadaten.  Taxonomien und Metadaten sind der Kitt, der Einzelinformationen (Information Units) zu einem stimmigen Gesamtbild zusammenfügt.
  • Information Governance ist ein andauernder Prozess
    Sie verstehen Dokumentation als einen Prozess, als Information Management. Und sie steuern den Prozess durch Information Manager.
  • Create beschleunigt das Erstellen erforderlicher Dokumentation
    Jeder macht, was er am besten kann und es wird nur Erforderliches dokumentiert. Der Aufwand für Entwickler reduziert sich auf das Bereitstellen von Informationsschnipseln. Der Information Manager überarbeitet, ergänzt und fügt die Informationen zu einem Gesamtbild zusammen.
  • Evaluate unterscheidet Wichtiges von Unwichtigem
    Informationen werden ständig produziert. Wichtiges aus allen Bereichen (Tools) filtert der Information Manager aus und integriert die Information in das Gesamtbild.

DocOps

Im DevOps-Umfeld spricht man bei der agilen Dokumentation statt von Information Management auch von „DocOps“. DocOps, hier zu verstehen als ein „Continuous Documentation“ ist eine Methode, die aus dem „Continuous Delivery“-Ansatz aus dem DevOps-Umfeld abgeleitet ist. Ziel ist es Dokumentation als einen integralen Bestandteil eines teamübergreifenden, agilen Ansatzes zu betrachten. Dokumentation ist weder vor- noch nachgelagert, sondern entsteht permanent und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Summary

Agile Methoden und Dokumentation sind kein Widerspruch. Im Gegenteil: Information Management begünstig Agilität und ist das Gegenstück in der modernen IT zur traditionellen Dokumentation. Information Management macht Dokumentation schneller, besser und reduziert vor allem die Aufwände. So ist Information Management ein idealer Bestandteil agiler Projekte. Entwickler werden entlastet und gleichzeitig werden die Anforderungen anderer Stakeholder wie beispielsweise Audit, IT Betrieb sowie IT Governance erfüllt.

Appendix

Dokumentation in einer agilen Welt: ISO/IEC 26515

Die „ISO/IEC 26515 Systems and software engineering — Developing user documentation in an agile environment“ ist eine Norm für die agile Welt.

Die Norm beschreibt, wie eine Nutzungsdokumentation in einem agilen Umfeld entstehen kann, wobei keine spezifische agile Methode oder bestimmte Entwicklungsumgebung favorisiert wird.

Die Norm gibt einem Verantwortlichen für die Dokumentation Planungshilfen an die Hand und Hinweise, wie die Nutzungsdokumentation im Rahmen agiler Projekte erstellt und gemanagt werden kann und welche Beziehungen es zwischen der System- oder Softwareentwicklung und der Entwicklung der Dokumentation gibt.

 

Manifest für Agile Softwareentwicklung

Wir erschließen bessere Wege Software zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt:

  • Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge
  • Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung
  • Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans

 

Das heißt, obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein.

 

Wir folgen diesen Prinzipien:

  1. Unsere höchste Priorität ist es, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software zufrieden zu stellen.
  2. Heisse Anforderungsänderungen selbst spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.
  3. Liefere funktionierende Software regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate und bevorzuge dabei die kürzere Zeitspanne.
  4. Fachexperten und Entwickler müssen während des Projektes täglich zusammenarbeiten.
  5. Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.
  6. Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.
  7. Funktionierende Software ist das wichtigste Fortschrittsmaß.
  8. Agile Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit halten können.
  9. Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design fördert Agilität.
  10. Einfachheit — die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren — ist essenziell.
  11. Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbstorganisierte Teams.
  12. In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.

 

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Impressum: 
Datum: November 2019
Autor: Gregor Bister
Kontakt: marketing@avato.net
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