Warum Sie als Technische/r Redakteur/in immer wichtiger werden

Warum Sie als Technische/r Redakteur/in immer wichtiger werden

Globale Trends und die Entwicklung in Deutschland

Hätte man vor 10 Jahren technische Redakteure gefragt, hätte das keiner erwartet: Dass sich das Berufsbild tiefgreifend verändern und einmal in allen Industriebereichen so wichtig sein würde. „Dokumentation“ war in den Köpfen lange ein sehr trockenes, eher langweiliges Thema. Doch durch neue Trends und Technologien hat sich das gravierend geändert. Für technische Redakteure ist das eine erfreuliche Entwicklung. Ihre Arbeit gewinnt an Bedeutung und Wertschätzung.

Doch woran liegt das? Wird der Trend so weitergehen? Welche Veränderungen kommen auf den technischen Redakteur zu? Welche Verantwortung hat er zukünftig im Prozess der Informationserstellung und -wartung?

Im Folgenden werden wir einen Blick auf die Trends in Deutschland sowie auf die globalen Entwicklungen werfen.

Exkurs Wikipedia: Technischer Redakteur

Der Technische Redakteur konzipiert, erstellt und aktualisiert technische Dokumentationen, wie beispielsweise Bedienungsanleitungen, Installations- und Montageanleitungen und Schulungsunterlagen oder Online-Hilfen. Zunehmend arbeiten Technische Redakteure unternehmensintern und verfassen z. B. Pflichtenhefte und Spezifikationen oder kümmern sich entwicklungsbegleitend um Terminologie oder Bedieneroberflächen.

 

Im Fokus: IT

Gestiegener Bedarf in der IT

Technische Redakteure werden unter anderem in der IT eingesetzt. Wächst die IT, wächst auch der Bedarf technischen Redakteuren. Schauen wir uns also die IT näher an. Laut Statista ist die Anzahl der Erwerbstätigen in Deutschland in „IT-Services und Software“ in den letzten 10 Jahren stetig gestiegen. Im Vergleich zum Jahr 2008 war bis 2018 ein Gesamtanstieg um knapp 70 % zu vermerken (auf fast eine Million Erwerbstätige).

Auch die Umsatzwachstumsraten in IT-Services und Software drücken das Wachstum der deutschen IT-Branche aus. Die Statistiken zeigen, dass das Plus in den letzten fünf Jahren im Schnitt bei 8,6 % lag. Zum Vergleich: Das BIP-Wachstum lag im Schnitt bei 1,8 %. Ein weiterer Indikator für das Wachstum der IT-Branche sind die IT-Ausgaben, beispielsweise für Enterprise Software und IT-Services. Diese stiegen in den letzten beiden Jahren global um ca. 15 %.

Der Trend ist also eindeutig, und schenkt man den Prognosen Glauben, wird er sich auch in den nächsten Jahren fortsetzen. Die Bedeutung der IT wächst und vernetzte IT zieht in nahezu alle industriellen Produkte und Dienstleistungen ein. Je mehr vernetzte IT und je mehr IT in Endprodukten desto größer ist hier der Bedarf an technischer Dokumentation und Kommunikation, sprich an technischen Redakteuren.

 

Prognosen

Bezüglich der Prognosen sind sich Gartner, Statista & Co einig: Der Trend bleibt. Ein besonderer Fall für wachsende IT-Services sind Cloud-Services. Der erwartete Umsatz im Cloud Computing wird rasant zunehmen, sowohl in Deutschland als auch weltweit. (Statista)

Vielleicht kennen Sie das Zitat von Peter Heidkamp, Head of Technology bei KPMG: „Die digitale Transformation eines Unternehmens startet häufig mit Cloud-Lösungen. In der Praxis sind sie der Motor der Digitalisierung“.

Cloud macht alles einfacher und unkomplizierter könnte man meinen. Leider nicht in allen Bereichen. Der Vereinfachung in der Nutzung stehen für Unternehmen steigende Herausforderungen bei der Dokumentation gegenüber. Das bedeutet, dass mit der Cloud-Nutzung auch der Dokumentationsbedarf und damit die Nachfrage nach technischen Redakteuren zunimmt.

 

Im Fokus: Regulatorik

Freute man sich im letzten Jahr darüber, dass die DSGVO für weniger Spam im Emailpostfach sorgte, bedeutete dies für Unternehmen eine enorme Umstellung. Nicht nur Prozesse mussten verändert werden – die Einhaltung der DSGVO muss zudem so dokumentiert und belegt sein, dass sie im Zweifel rückwirkend nachvollziehbar ist.

Richtlinien, Gesetze, Verordnungen und Standards sollen Orientierung und Stabilität herstellen. In der Praxis steigt dadurch jedoch der Druck auf Unternehmen, besonders dann, wenn im Zuge der digitalen Transformation die Unternehmen mit ihren Partnern, Lieferanten und Kunden immer enger vernetzt sind. Daher müssen auch regulatorische Themen neu betrachtet und definiert werden. (KPMG, zum Artikel).

Regulatorik haben Sie selbst vielleicht schon bei einer Kontoeröffnung oder dem Abschluss einer Versicherung erlebt. Finanzdienstleister schaffen es kaum noch die Flut von neuen regulatorischen Anforderungen (wie Basel III, CRR/CRD IV, die BRRD und ganz aktuell Basel IV) in immer kürzerer Zeit umzusetzen, so Bankingclub (zum Artikel).

Ob Verordnungen wie die DSGVO, oder branchenspezifische Regulatorik – der Dokumentationsaufwand für Unternehmen steigt.  Das führt wiederum dazu, dass der Bedarf an technischen Redakteuren steigt.

Schon gewusst?

2016 gab es in Deutschland etwa 85.000 hauptamtliche Technische Redakteure. Ein Großteil der Dokumentationen wird jedoch von Personen verfasst, die eigentlich andere Hauptaufgaben haben, so dass das Berufsbild des Technischen Redakteurs vielen Unternehmen unbekannt ist. (Wikipedia)

 

Was ändert sich für technische Redakteure?

Veränderungen in der technischen Dokumentation und Kommunikation führen zu veränderten Anforderungen an technische Redakteure. Die Statistiken zeigen, dass die IT eine Branche ist, die zum einen wächst, und zum anderen vieler technische Redakteure bedarf.  Demnach haben technische Redakteure, die sich ein breites IT-Wissen aneignen, besonders gute Chancen.

IT-Wissen ist ohnehin von Vorteil, denn auch die Art, wie wir kommunizieren, hat sich verändert. Die technische Kommunikation setzt immer mehr auf neue Technologien.

Veränderung der technischen Kommunikation:

  • Immer mehr vernetzte Produkte
  • Veränderte Arbeitsweise
    • Einsatz von VR, zum Beispiel im Designprozess eines Produktes
    • Einsatz von AI, zum Beispiel in der Industrie, um Maschinenausfälle frühzeitig zu erkennen und zu verhindern (Predictive Analytics)
    • Unterstützung der Mitarbeiter und Kunden durch (Chat)bots, zB den Einsatz eines Chatbots im Kundensupport

Doch nicht nur branchenspezifisches Wissen oder Wissen über bestimmte Technologien ist von Vorteil. Die Erfahrung zeigt, dass die Methodik und ein Blick über den Tellerrand in der Dokumentation entscheidende Rollen spielen. Wer sich weiterentwickeln möchte, kann den Schritt in Richtung Informationsmanagement wagen. Ohne an dieser Stelle in die Tiefe zu gehen: Neben technischer Redaktion sind Informationsmanager beispielsweise dafür verantwortlich, dass verschiedene Interessensgruppe bei Erstellung der Informationsbasis einbezogen werden, um gemeinsam die Ziele zu definieren. Gleichzeitig übernehmen Informationsmanager Verantwortung für das Projektmanagement, Reporting und Zielerfüllung.

 

Zusammengefasst

Die Trends und Entwicklungen der letzten Jahre sowie die Prognosen lassen erkennen, dass die Zeit reif ist für mehr und technologisch & methodisch innovativere Dokumentation – besonders in der IT-Branche. Eine gute Strategie für technische Redakteure ist die kontinuierliche Weiterbildung. Dies kann branchenspezifisch, oder speziell zugeschnitten auf die neuen Methoden, Ansätze und Technologien geschehen. Lesen Sie in einem der kommenden Newsletter welche Zertifizierungen für Sie als technischen Redakteur interessant sein könnten.

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IT Integration und Separierung: Informationen sind der Schlüssel zum Erfolg

IT Integration und Separierung: Informationen sind der Schlüssel zum Erfolg

Post-Merger IT-Integration sowie IT-Separierungen gehören heute in den meisten Unternehmen fast zum IT-Alltag. Viele dieser Ereignisse dauern lange oder werden nie richtig abgeschlossen, mit den oft zitierten Folgen. Aber wie werden Sie hier besser, minimieren Sie Risiken und vermeiden Sie lästige Langzeitfolgen?

Eine zuverlässige Informationsbasis ist entscheidend, um schneller und effizienter zu werden. Wie hoch ist Ihr Aufwand bei der Integration zweier schlecht dokumentierter IT-Organisationen? Wie schnell können Sie ein Spin-off in der IT durchführen? Können Sie gar ein Spin-off mit Ihrer guten Informationsbasis unterstützen?

Integration oder Separierung: Alles eine Frage der Perspektive

Den meisten IT Separierungen folgt eine IT Integration, vielen IT Integrationen geht eine IT Separierung voraus. Die Themenstellungen in den beiden Perspektiven gleichen sich. Vieles ist eine Frage der Dokumentation und der Organisation. Wenn man weiß was man hat und was man wirklich benötigt, wird manches leichter.

Aber die Herausforderungen sind nicht einfach: Gemeinsame Rechenzentren sollen getrennt werden, getrennte Rechenzentren zusammengeführt werden. Gemeinsame Anwendungen (shared applications) sollen unter Beachtung des Datenschutzes aufgespalten werden, unterschiedliche Anwendungen mit eigenen Datenbeständen zusammengeführt werden und so weiter.

“Da orientieren wir uns an der Blaupause!“

Nun könnte man meinen, dass IT Integration oder Separierung in manchem Unternehmen so häufig vollzogen wird, dass hierzu fertige Blaupausen bestünden, erfahrene Experten vorhanden sind und die eigene IT sehr gut vorbereitet im Sinne von sehr gut dokumentiert ist. Alle erforderlichen Informationen für Integration oder Separierung liegen nach zahlreichen Übungen in hoher Qualität vor, Projekte werden professionell durchgeführt…

Weit gefehlt, nahezu keine IT Organisation ist in der Lage, Integrationen oder Separierungen wirklich strukturiert durchzuführen. Weder ist die Integration in die eigene IT vorbereitet, noch ist man in der Lage, Teile zu separieren und strukturiert zu übergeben. Wie geht man vor?

 

Teile und herrsche: Dokumentation in 7 Workstreams für den Erfolg

Gliedern Sie die Aufgabe rechtzeitig, also gleich zu Beginn. Ein guter Ansatz – und beileibe nicht nur für Separierung oder Integration – ist die Aufteilung in Workstreams, die sich an zusammenhängenden Bereichen orientieren.

#1 IT Infrastruktur Services

Hierunter fallen Shared Services sowie IT Assets aus den Bereichen Netzwerk, Rechenzentren sowie Compute (CPU, Storage, Backup, …). In vielen Unternehmen sind diese gut dokumentiert. Bei der Separierung ist vor alle die Dokumentation im Bereich Security zentral.

#2 Applikationen und Daten

Shared Applications stellen in der Regel eine besondere Herausforderung dar. Anwendungsintegration sowie die Schnittstellen zwischen Anwendungen werden zu Beginn oftmals unterschätzt. Shared Data ist in aller Regel ein enormes Problem und stellt vielfach eine Risikoquelle dar. Konzepte zur Datenextrahierung und -transformation können nicht früh genug entwickelt und dokumentiert werden!

#3 Identity & Access Management (IAM)

Stellt das Auftrennen eines Active Directory oder eines LDAP Verzeichnisses bei einer Separierung noch eine übersichtliche Herausforderung dar, kann die Integration zweier Verzeichnisdienste bereits ein fast unüberwindliches Hindernis sein. Ganz zu schweigen vom Benutzermanagement auf Anwendungsebene oder einem unternehmensweiten Single-sign-on.

#4 Services für den Endanwender

Endanwender Services stellen vielfach eine Fleißaufgabe dar. Die Separierung kann hier zeitkritisch sein, bei der Integration geht es eher um Aufwandsminimierung.

#5 ITSM, Lieferantenmanagement und IT Governance

IT Service Management, Lieferantenmanagement und IT Governance sind oftmals unterschätzte Bereiche. Stehen Fragen zur IT Organisation in der Regel noch im Fokus und können hier Informationen schnell bereitgestellt werden, fehlen wichtige Informationen zu Lieferanten und zu ITSM Prozessen. Das ist im Fall der Separierung mit Risiken behaftet. Bei der Integration steigen die Aufwände.

#6 Lizenzmanagement

Sobald der Prozess der Separierung beginnt, müssen Sie zum einen wissen, welche Lizenzen vorhanden sind und welche Lizenzen benötigt werden. Welche Lizenzen dürfen im Fall der Separierung weiter genutzt werden? Welcher zusätzliche Bedarf existiert?

#7 IT Informationsmanagement

IT Informationsmanagement ist die Klammer zu allem und die Grundlage für alle Entscheidungen. Je früher Sie Informationen über IT haben, je umfangreicher und zuverlässiger die Informationsbasis, desto effektiver und effizienter managen Sie IT Integrationen oder Separierungen.

 

Projektphasen, Start des IT Projektes und Informationsmanagement

Sie gehören zu denen, die nicht aus einem umfangreichen Erfahrungsschatz schöpfen können oder bereits IT Informationsmanagement betreiben? Leisten Sie sich keine Verzögerung, beginnen Sie am ersten Tag, nutzen Sie die PreSigning-Phase!

Setzten Sie die erforderlichen Workstreams so frühzeitig wie möglich auf, besetzen Sie die wichtigsten Aufgaben mit dem besten Personal und bauen Sie Wissen über ihre IT auf. Formulieren Sie Ziele: Starten Sie IT Informationsmanagement und entwickeln Sie ein high-Level Solution Design.

Die Projektphasen des IT-Projektes können teilweise parallelisiert werden. Beispielsweise kann die As-is Analyse sofort beginnen und bis in die Transition andauern. Für Informationen über IT gilt: Das Bessere ist des Guten Feind.

 

Zuverlässige Informationen minimieren Risiken bei der Separierung

Die Separierung birgt besondere Risiken. Käufer und Verkäufer haben spätestens nach dem Signing sehr unterschiedliche Perspektiven und verfolgen eigene Ziele. Der Verkäufer beginnt sehr schnell damit, über Compliance und Regulatorik in Bezug auf Käuferzugriffe auf Systeme und Daten nachzudenken. Der Käufer ist plötzlich mit Risiken in Bezug auf Verfügbarkeit von Services aufgrund unzureichender Information sowie einem Mangel an Qualifikation konfrontiert. Hier kann ausschließlich eine gute Informationsbasis Abhilfe schaffen. Je früher qualifizierte und zuverlässige Informationen vorliegen, desto schneller und besser können die richtigen Entscheidungen getroffen werden.

 

Versäumnisse bei der Integration

Während bei der Separierung vielfach Risiken betrachtet werden, sind es bei der Integration oftmals die Versäumnisse, die später Probleme bereiten. Nicht abgeschlossene IT Integrationen führen zu einem Zoo von Anwendungen und Systemen. Was einmal unstrukturiert zusammengeführt wird, lähmt auf lange Sicht.

Wenn Zeit und Ressourcen für eine umfassende Integration fehlen, werden oft „temporäre Lösungen“ geschaffen. Dokumentieren Sie diese sehr genau. Wenig ist beständiger als die „Übergangslösung“. Am Ende beherrscht niemand mehr die Komplexität. Dann steigen nicht nur die Kosten. Wichtige Anpassungen in Geschäftsbereichen und -prozessen sind nur noch eingeschränkt möglich, sie sind wie gelähmt.

 

Summary: Alles eine Frage der Information

Grundsätzlich haben IT Separierungen und Integration eines gemeinsam: Der Umfang und die Qualität der Informationsbasis entscheiden über den Erfolg. Es verhält sich wie auch in anderen Bereichen, beispielsweise IT Betrieb, Cloud Migrationen oder bei einem IT Audit: Kennt man sich in der eigenen IT aus und hat man alle nötigen Informationen, ist die Erfolgschance größer. Wissen – hier über die IT – ist eine wesentliche Voraussetzung für Effektivität und Effizienz.

Seien sie proaktiv und beginnen Sie früh mit den Vorbereitungen. Eine Unterteilung in die genannten Workstreams unterstützt Sie auf dem Weg zum Erfolg.

IT Integration und Separierung (PDF)
Informationen sind der Schlüssel zum Erfolg

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Dokumentation vermeidet Schmerzen. 10 Tipps wie Sie IT-Audits meistern.

Dokumentation vermeidet Schmerzen. 10 Tipps wie Sie IT-Audits meistern.

IT-Audits sind für viele Unternehmen so angenehm wie eine Zahnwurzelbehandlung. Man mag sie nicht wirklich. Keine Überraschung, denn selbst im allerbesten Fall verschlingt die Prüfung der IT zumindest sehr viel Zeit. Ein nicht bestandener IT-Audit ist noch schlimmer und kann Ihre Arbeitswelt schnell durcheinanderwirbeln. In manchen Fällen kann ein IT-Audit mit negativem Ausgang auch als Indiz von Managementschwäche verstanden werden.

Für das erfolgreiches Bestehen eines Audits spielen Umfang, Qualität und Detailgenauigkeit von Dokumentation eine immer wichtigere Rolle. Wenn also der nächste Audit Ihrer IT-Infrastruktur, Ihrer Policies und Ihrer Prozesse ansteht, ist täglich gelebtes, aktives Informationsmanagement ein Garant das Audit zu bestehen. Seien Sie einfach richtig vorbereitet.

 

Eine professionelle Auditvorbereitung

Die beste Vorbereitung mit Blick auf Dokumentation ist ein lebendes Informationsmanagement. Schwierig wird es im Audit immer, wenn die Dokumentation erst unmittelbar vor dem Zertifizierungsaudit erstellt und freigegeben wurde. Wenn dann dem Auditor wenig abgestimmte und in der Organisation unbekannte Dokumente vorgelegt werden, ist das Ergebnis vorhersehbar.

 

Dokumentation für eine konstruktive Auditsituation im externen Audit

Ein zentraler Grundsatz vor allem bei einem externen Audit lautet: „Der erste Eindruck kann entscheidend sein“. Der wird durch Art, Umfang und Qualität der Dokumentation maßgebend geprägt. Wichtige Kriterien für diesen positiven ersten Eindruck in Bezug auf Dokumentation sind:

  • Offene Beantwortung aller Fragen zur IT auf Basis von Dokumentation
  • Der Auditor darf Mitarbeiter der IT direkt ansprechen und die kennen die Dokumentation und arbeiten nach den aufgestellten Regeln
  • Keine Vertuschung oder falschen Angaben zur Vollständigkeit der Dokumentation
  • Ansprechpartner stehen wie im Auditplan vorgesehenen zur Verfügung und sind vertraut mit der Dokumentation

 

Audit Vorbereitung

Die Vorbereitung auf einen IT-Audit ist ein kontinuierlicher Prozess und in die täglichen Aufgaben und Prozesse der IT Organisation fest eingebunden. Idealerweise entfällt dann der Einmalaufwand beim IT-Audit.
Solche Vorbereitungen umfassen zum Beispiel:

  • Integration der gesamten IT Organisation in das IT Informationsmanagement, vor allem auch der Führungskräfte. Machen Sie Ihre Organisation vertraut mit der Dokumentation und bringen Sie alle Ebenen dazu, einen Beitrag zu leisten.
  • Continuous Documentation Improvement: Sorgen Sie für regelmäßige, kontinuierliche Anpassung und Verbesserung der Dokumentation. Das verringert Aufwände und erspart Neuerstellen zum ungünstigsten Zeitpunkt.
  • Regelmäßige Bewertung der Dokumentation und Abgleich mit der Infrastruktur und den Prozessen ist hilfreicher als gelegentliche Durchführung vollständiger Reviews (internen Audits) der Dokumentation.

 

Checkliste

#1  Kennen Sie Ihre IT wirklich?

Sie sollten ihre IT wirklich kennen. Auditoren prüfen immer genauer und entdecken Widersprüchlichkeiten fast immer.
Eine gute Online-Dokumentation hilft Ihnen bei nahezu allen Fragestellungen. Nichts beeindruckt in einer Prüfung mehr als dass Sie unmittelbar die erfragten Informationen bereitstellen können.

#2  Audits Ihrer Service Suppliers sind ein kritischer Punkt

Täusche Sie sich nicht: die Leistungen Ihrer Supplier sind auditrelevant. Kennen die Ihre Policies und halten sich daran? Wie prüfen Sie das? Welche Dokumentation über deren Services steht Ihnen zur Verfügung? Wie sind Lieferanten in Ihr Informationsmanagement eingebunden?

#3  Zeigen Sie auf, dass Sie standardisierte Prozesse in der IT haben und entsprechende Arbeitsanweisungen etabliert haben

Auditoren lieben Automatisierung und schauen bei manuellen Abläufen gerne genauer hin. Vieles lässt sich aber nicht mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand automatisieren. Zeigen Sie auf, dass Sie Ihre Policies ernst nehmen und mit Arbeitsanweisungen für die kritischen Bereiche eine einheitliche und Policy-getreue Arbeitsweise Ihrer Teams auch bei nicht automatisierten Aufgaben sichern (Work Instructions).

#4  Der Umgang mit Ausnahmen

Ihre IT ist hoch standardisiert und automatisiert. Dennoch gibt es Anwendungen und Systeme für die Ausnahmen gelten. Beispielsweise benötigen diese veraltete Software Releases oder einen unzureichenden Patch Level.
Zeigen Sie auf, wie Sie mit solchen Ausnahmen umgehen und dokumentieren Sie genau, warum das im Einzelfall so sein muss und welche Maßnahmen Sie deshalb zusätzlich ergriffen haben.

#5  Handeln Sie bei unzureichender Dokumentation schnell genug

Wenn Sie beim Audit aufgrund von Dokumentationsmängeln durchfallen, müssen Sie schnell reagieren können. Sie müssen aufzeigen können, dass Sie in Ihrer Organisation die Bereitschaft und vor allem auch die Kompetenz haben, hier schnell qualitativ hochwertige Lösungen zu schaffen.

#6  Betrachten Sie ein IT-Audit als das was es sein sollte: Ein professioneller Input für Ihre IT und die IT Dokumentation

Sehen Sie es einfach mal positiv: Ein Auditor ist wie ein Zahnarzt – auf Dauer kann er sehr hilfreich sein. Betrachten Sie den Auditor einfach als einen weiteren Stakeholder und beziehen Sie ihn frühzeitig ein. Auch hier gilt: Vorsorge ist besser als bohren.
Auditoren haben in der Regel Erfahrung und kennen Standards sowie Best Practices. Das kann nützlicher Input sein, gerade wenn es um Prozesse und Security-Fragen geht.

#7  Ihre Teams kennen sich aus und sind auf Fragen gut vorbereitet

Ihre Teams sind dann am besten vorbereitet, wenn Sie ein funktionierendes Informationsmanagement etabliert haben. Dann kennen Ihre Mitarbeiter die IT Prozesse, und arbeiten kontinuierlich an der Optimierung von Abläufen und der Dokumentation. Dann ist das Audit so wie es der Besuch beim Zahnarzt sein sollte: ein kurzer Check ohne Behandlung.

#8  Betreiben Sie Informationsmanagement und keine „Single Purpose Documents“

Dokumentation speziell für ein Audit zu erstellen ist nicht nur sehr aufwändig, sondern im Zweifel auch riskant. Solche „Single Purpose Documents“ werden schnell als das entlarvt, was sie sind: Schnell erstellte Dokumente, die mit der gelebten Praxis wenig übereinstimmen und in der Organisation auch nicht bekannt sind. Fragt ein Auditor gezielt nach, reagieren Mitarbeiter in der Regel verunsichert. Sie merken, es zieht sich durch: Einmaliges Zähneputzen vor dem Zahnarztbesuch hilft eben nicht wirklich.

#9  Mit Informationsmanagement die Komplexität managen

IT wird immer komplexer, und interne Richtlinien sowie interne Prozesse werden in gleichem Maße umfangreicher. IT Informationsmanagement ist der Weg, diese Komplexität so zu managen, dass zum einen Ihre Mitarbeiter die Komplexität weiterhin verstehen und beherrschen, und zum anderen der Aufwand für Dokumentation nicht selbst zum Problem wird.
Hierbei gilt: Je schlanker die IT Richtlinien und IT Prozesse eines Unternehmens sind, desto besser lassen sie sich umsetzen und desto erfolgreicher bestehen Sie ein Audit in der IT.

#10  IT Continuity und DR genau beschreiben

Disaster Recovery ist einer der zentralen Punkte im IT-Audit. Die Wiederherstellung von IT Systemen wird beispielsweise bei Finanzdienstleistern durch unterschiedliche regulatorische Vorschriften verlangt. Beschreiben Sie die Prozesse genau und achten Sie für ein Audit darauf, dass diese Prozesse in der Organisation bekannt sind, dass zumindest der schnelle Zugriff aller auf die aktuellen Versionen gewährleistet ist.

 

Summary

IT ist komplex. Die Integration von Cloud Services sowie die steigende Anzahl von Service Providern erhöhen die Anforderungen an Sie in einem IT-Audit immer mehr. IT Informationsmanagement ist ein Weg aus der IT-Auditfalle. Oder, um im Bild zu bleiben: IT Informationsmanagement ist Schmerzvermeidung.
Daneben sparen Sie auch noch viel Geld und schaffen strategischen Mehrwert.

10 Tipps wie Sie IT-Audits meistern (PDF)
Dokumentation vermeidet Schmerzen

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5 Grundregeln für ein gutes Metadatenschema

5 Grundregeln für ein gutes Metadatenschema

Automatisierung ist das Leitthema der Gegenwart. Die Flut an zu verwaltenden Informationen macht es unmöglich, jede Datei und jeden Datensatz einzeln oder gar händisch zu pflegen. Metadaten sind der Schlüssel zur Lösung dieses Problems. Sie ermöglichen es, die Informationen anhand von festgelegten Eigenschaften zu gruppieren und stapelweise zu verarbeiten. Für den reibungslosen Ablauf solcher Prozesse sollten Metadaten in strukturierter Form erfasst werden. Warum die Verwendung einer Struktur, eines Metadatenschemas, wichtig ist und was bei der Entwicklung eines Schemas zu beachten ist, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

 

Weshalb brauche ich ein Metadatenschema?

Maschinen – ob nun simple kleine Skripte oder KIs – sind nicht gut darin, unstrukturierte Daten zu verarbeiten, weil ihnen die Fähigkeit zur Interpretation fehlt. Erst eine feste Struktur ermöglicht ihren Einsatz. Je mehr Kontext zu einer Information vorhanden ist und je präziser ihr Aufbau und ihre Bedeutung definiert sind, umso geringer ist der Aufwand bei der automatisierten Verarbeitung und umso fehlerfreier und nützlicher sind die Ergebnisse. Ein Metadatenschema ist im Grunde nichts anderes als eine Definition mit dem Zweck, genau solche Kontexte für die Maschinen bereitzustellen.

Aber nicht nur die Verwendung der Metadaten wird unterstützt – auch die Erfassung profitiert. Da ein Metadatenschema festlegt, wie die Daten aussehen müssen, können mit dessen Hilfe viele Fehler schon bei der Eingabe erkannt werden, egal ob diese manuell oder (teil-) automatisiert geschieht. Neben der Fehlervermeidung wirkt sich ein gutes Schema auch positiv auf den Arbeitsaufwand aus, denn wenn Bedeutung und Beziehungen der Metadaten klar definiert sind, können viele von ihnen automatisch erfasst oder aus anderen (Meta-) Daten generiert werden.

Zusammengefasst heißt das: Ein Metadatenschema…

  • …ermöglicht effektive automatisierte Datenverarbeitung und -verwaltung;
  • …erhöht die Qualität der Metadaten und damit deren Wert;
  • …verringert den Aufwand bei der Metadatenerfassung.

 

Was macht ein gutes Metadatenschema aus?

Das beste Schema ist jenes, welches die Dateneingabe und -verarbeitung am besten unterstützt und am meisten vereinfacht. Ein paar Grundregeln helfen Ihnen, ein Schema zu entwickeln, dass optimal zu Ihren Daten und deren Verwendungszweck passt.

 

1.      Den Anwendungsbereich bestimmen

Auf welche Daten soll das Metadatenschema angewendet werden? Ein Schema, dass auf alle vorhandenen Daten passt, ermöglicht es auch, alle Daten mit denselben Automatismen auf einmal zu bearbeiten. Allerdings haben sehr verschiedene Daten häufig auch wenig gemeinsame Eigenschaften. Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Daten gemeinsam verarbeitet (verwaltet, gesucht) werden. Diese sollten sich ein Schema teilen. Andere Daten und Formate braucht das Schema nicht zu berücksichtigen. Es spricht natürlich nichts dagegen, Teile des Schemas für andere Daten wiederzuverwenden.

 

2.      Die richtige Auswahl der Felder

Ein Metadatenschema besteht aus sogenannten Feldern, wobei jedes Feld genau eine festgelegte Information enthält. Es lohnt sich, etwas Zeit in die Überlegung zu investieren, welche Felder gebraucht werden und woher die Daten kommen sollen. Die Leitfrage lautet: Wozu sollen die Metadaten verwendet werden? Es ist Zeitverschwendung, ein Feld zu definieren, das gar nicht benötigt wird. Selbiges gilt für Felder, die für einen großen Teil der Datensätze nicht ausgefüllt werden können, weil die Erschließung der Information entweder zu aufwändig oder überhaupt nicht möglich ist.

Die Informationen sollten in möglichst kleine Bestandteile aufgespalten werden, denn zwei klar definierte Felder zusammenzuführen ist leichter und weniger fehleranfällig, als den Inhalt eines Feldes zu zerlegen. Prüfen Sie also jedes Feld, das Sie nutzen wollen, darauf, ob es nicht zwei oder mehr unabhängige Informationen vereint. Bei einer Kombination von Informationen, die häufig in dieser Form benötigt wird, spricht nichts dagegen, sie in einem zusätzlichen Feld zu speichern – dieses sollte dann aber unbedingt automatisch ausgefüllt werden, damit keine Widersprüche entstehen.

 

3.      Das Rad nicht neu erfinden

In vielen Bereichen wird bereits seit langem mit Metadaten gearbeitet. Die Notwendigkeit, Daten auszutauschen, hat dabei zur Entwicklung robuster, gut dokumentierter Metadatenschemata und ‑austauschformate geführt, welche die meisten Bedürfnisse einer Sparte abdecken. Die Verwendung eines Standards bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. Daten, die Ihnen von anderen zur Verfügung gestellt werden, können Sie sofort und ohne Anpassung verwenden, wenn dasselbe Standardschema verwendet wird. Für verbreitete Schemata gibt es Tools und Masken, welche die Datenpflege noch weiter erleichtern. Und natürlich sparen Sie sich den Aufwand, selbst ein Schema zu definieren. Wenn also iiRDS, Dublin Core oder MODS alles bietet, was Sie brauchen, fahren Sie damit vermutlich besser als mit einem eigenen, allein auf Ihre Daten optimierten Schema.

 

4.      So eng und exakt wie möglich

Je weniger Auswahlmöglichkeiten und Freiräume ein Schema bietet, umso besser. Jede Alternative ist eine Gelegenheit, die falsche Wahl zu treffen. Legen Sie genau fest, welche Information in welcher Form in ein bestimmtes Feld eingetragen werden kann. Datentypen, Auswahllisten und Reguläre Ausdrücke (eine Sprache zur Beschreibung von Zeichenketten) sind hier großartige Helfer. Sie vermeiden Tippfehler und sorgen dafür, dass dieselbe Information immer in der gleichen Form gegeben ist. Aber auch einfachere Mittel bringen schon einen großen Nutzen. Erlauben Sie für ein Feld „Bewertung“ im Schulnotensystem nur die Zahlen eins bis sechs. Sogar eine kurze Erklärung, für welche Information genau das Feld gedacht ist, kann schon helfen.

 

5.      Optional vs. obligatorisch

Wenn Sie planen, Metadaten automatisch oder durch Experten zu erfassen, sollte das Ausfüllen aller Felder verpflichtend sein, von denen Sie wissen, dass sie auf alle Instanzen zutreffen. Jede Person hat einen Namen, jede Datei ein Format, jeder digitale Text eine Kodierung. Bleibt ein Feld leer, kann der Datensatz bei allen Prozessen, die darauf zugreifen, nicht mehr verarbeitet werden oder benötigt zumindest eine Sonderbehandlung. Dadurch sinkt der Nutzen des Schemas erheblich.

Es gibt jedoch eine Ausnahme, bei der die Einengung des Schemas durch einen möglichst hohen Anteil obligatorischer Felder ein Nachteil sein kann; nämlich dann, wenn die Metadaten manuell von Leuten eingegeben werden, deren Hauptaufgabe nicht die Verwaltung dieser Daten ist. Zu viele verpflichtende Angaben bedeuten einen gewissen Zeitaufwand, was wiederum zu geringer Motivation führen kann und damit zu unüberlegten, fehlerhaften oder gar zufälligen Eingaben. In solchen Fällen ist also ein Abwiegen zwischen zumutbarem Aufwand und optimaler Datenqualität notwendig.

Optionale Felder sind natürlich trotzdem auch bei automatischer Erfassung nützlich. Ein Feld „Letzte Renovierung“ im Metadatensatz zu einem Haus ist eine gute Idee – aber bei einem Neubau nicht zutreffend. Optionale Felder haben überall dort einen Wert, wo auch das Fehlen der Angabe eine Aussage darstellt.

 

Neben diesen Grundregeln gilt natürlich noch die Regel der Umsetzbarkeit. Wenn der Aufwand, eine Auswahlliste zu erstellen oder zu pflegen, nicht zu stemmen ist, oder wenn die technische Umsetzung des optimalen Schemas zu lange dauern würde, lassen sich Abstriche bei der Genauigkeit nicht vermeiden. Wer aber von vorneherein nicht weiß, was das optimale Metadatenschema wäre, wird auch Schwierigkeiten haben, das bestmögliche Schema umzusetzen.

Metadatenschema fertig? Dann auf zum nächsten Schritt – dem Capturing! Oder vielleicht doch lieber Create?

5 Grundregeln für ein gutes Metadatenschema

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Datum: Juni 2019
Autor: Isabell Bachmann
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J.P. Morgan Chase Challenge 2019

J.P. Morgan Chase Challenge 2019

J.P. Morgan Chase Challenge 2019

Mit 12 Läufern ging avato am vergangenen Mittwoch beim J.P. Morgan Chase Lauf in Frankfurt wieder an den Start. Rund 63.000 Läufer aus 2282 Unternehmen zählt der J.P. Morgan Lauf und ist somit die größte Laufveranstaltung Europas. Wichtiger Teil dieses großartigen Events ist natürlich auch in diesem Jahr die Spende.

avato spendet an „Grenzenlos e.V.“, Aschaffenburg und unterstützt damit ein Projekt, das in Zusammenarbeit mit der Kolpingschule Kinder, die in finanzieller Not sind, in Form von Nachhilfe und Bezuschussung von Klassenfahrten fördert. Hier soll im Vorfeld eine Ausgrenzung aufgrund von Armut verhindert werden.