Von DevOps zu DocOps

Von DevOps zu DocOps

IT Informationsmanagement 4.0

Wie hoch sind Ihre Reibungsverluste im Informationstransfer?

Teams haben eigene Informationssilos; der Austausch von Informationen zwischen Teams erfolgt willkürlich.

 

Wir beleuchten im Folgenden den Begriff DocOps und geben Anregungen für ein professionelles IT Informationsmanagement.

Die Arbeitsweise von Organisationen wird in unserer Zeit auf den Kopf gestellt. Mit der Integration von Development und Operations (DevOps), wurde in der IT ein Verständnis davon entwickelt, wie entscheidend es ist, Teams aufzustellen, die Blickwinkel und Wissen aus verschiedenen Bereichen mitbringen und eng zusammenarbeiten.

DocOps baut auf diese Erfahrung und betrachtet die Komponente des Informationsmanagements. Dabei steht DocOps als Schlagwort für einen Wandel im Mindset. DevOps Teams werden erweitert, indem man Informationsmanagement hinzufügt. Dieser neue Skill soll dem Umstand entgegenwirken, dass in DevOps Teams zumeist nicht kontinuierlich dokumentiert, sondern nur „single purpose documents“ erstellt werden. Diese Dokumentationsanforderungen werden willkürlich in den Teams verteilt, ohne ein Konzept für notwendige Qualifikationen und Ziele für die Ausführung dieser Aufgabe. Durch DocOps werden diese Aufwände transparent, planbar und durch Experten gemanagt. Einfach gesagt ist DocOps die notwendige Konsequenz aus DevOps.

Der DocOps Ansatz wurde aus der Technischen Redaktion entwickelt, um ihr Wissen in die moderne (agile) Methodik einfließen zu lassen. Das Know-how und die Werkzeuge der technischen Redaktion füllen diese Lücke im Umfeld von DevOps: Wie können Informationen kontinuierlich auf effiziente, einfache und professionelle Weise allen zur Verfügung gestellt werden?

Und wie können zudem innerhalb des Teams die Dokumentationsaufwände sogar noch reduziert werden?

 

Überblick

Bevor wir auf die Details und Unterschiede zwischen traditioneller und kontinuierlicher Dokumentation eingehen, werfen wir einen Blick auf die Definition von „DocOps“ sowie auf die Schlüsselprinzipien dahinter.

 

Definition

Eine sehr gute Definition von DocOps hat Mary Connor in ihren Interviews, Präsentationen und ihrer Website geliefert (siehe „Links“).

Bei DocOps geht es darum, ein kontinuierliches Dokumentieren (Continuous Documentation) zu etablieren um DevOps (Continuous Delivery) erfolgreich zu machen. Dazu sollen in interdisziplinären Teams sowohl Abteilungen als auch Anwender in den Prozess der Dokumentationserstellung integriert werden. Idealerweise soll eine neue Rolle „Information Manager“

  • sämtliche Dokumentationsanforderungen verwalten
  • die Erstellung und Wartung von Informationen steuern
  • Informationen auf einem standardisierten Portal verfügbar machen.

 

Schlüsselprinzipien

  • Kollaboratives Informationsmanagement
    Die Erstellung von Informationen erfolgt kollaborativ. Information und Produkt sind eins und werden nicht losgelöst voneinander betrachtet. Informationen werden inkrementell erstellt und sind direkt verfügbar.
  • Aggregation
    Die Informationen liegen zentral. Der Zugriff darauf ist über Rechte und Rollen geregelt. Zumindest lesend kann jede*r in der Organisation darauf zugreifen.
  • Anwenderintegration
    Die Anwender*innen haben Einfluss auf den Content, direkt oder indirekt werden so Informationen laufend aktualisiert und verbessert.

 

Von klassischer Dokumentation zu DocOps Informationsmanagement

Im Folgenden soll anhand von 2 Grafiken der Unterschied zwischen traditioneller und DocOps-Vorgehensweise beschrieben werden.

 

Beispiel aus der Technischen Dokumentation

1. Traditionelle Vorgehensweise

In der Technischen Redaktion arbeiten Technische Autoren, die den Inhalt verschiedener Informationsbereitsteller (Information Provider) vielen Stakeholdern (Information User) zur Verfügung stellen müssen. Die Ablage, Erstellung und Verteilung dieser Informationen ist nicht zentral geregelt und wird in Teams unterschiedlich gehandhabt. Teams haben eigene Informationssilos wie SharePoint, Netzlaufwerke oder digitale Boards. Nur in der Redaktion kommen alle Informationen zusammen, um daraus Dokumente (z.B. Handbücher) zu erstellen. Die Verteilung der Infos ist extrem aufwändig und es ist nicht sichergestellt, dass immer nur die aktuellen Informationen verwendet werden, oder dass alle Teams auf dem gleichen Wissenstand sind, da sie keinen Zugriff auf das zentrale Content Management haben und auf Zulieferungen von der Redaktion angewiesen sind. Das Erstellen und Verteilen dieser Dokumente ist für die meisten Redaktionen zeitaufwändig. Aus unserer Erfahrung betreffen diese Aufwände je nach System bis zu 10% der Arbeitszeit.

 

2. Wie könnte es mit DocOps aussehen?

Durch DocOps ist das Informationsmanagement klar geregelt. Es existiert eine einheitliche Plattform wo alle Informationen zum (Software-)Produkt liegen. Die Erstellwege sind durch Rollen und Zugriffsrechte standardisiert. Die Verbreitung der Informationen passiert automatisiert über Metadaten, Informationen müssen nicht als Dokumente produziert und verteilt werden. Die Mitarbeiter*innen sind in der Lage, sich eigenständig im Portal zu informieren und Informationen bei Bedarf zu exportieren (z.B. PDF).

Technische Autoren werden in diesem Umfeld zum Information Manager (IM). Dieser ist dafür verantwortlich, dass die Informationen der Teams strukturiert und zentral verfügbar sind. Ein IM ist außerdem für Sprachqualität, Übersetzungen und Wartung von Information (Information Governance) verantwortlich. Zudem stellt der IM erforderliche Informationssysteme für Stakeholder (Kunden, Lieferanten) zur Verfügung. In den neuesten cloudbasierten Applikationen geht das über ein automatisiertes Deployment durch Metadaten und stellt so nur sehr geringe Aufwände dar.

 

Entwickler sollen dokumentieren?!

Einer der größten Widerstände liegt hier in der Vorstellung, dass für Nicht-Redakteur*innen neue Dokumentationsaufwände entstehen. In unseren Projekten zeigt sich, dass das Gegenteil der Fall ist. An der Stelle machen Fachexperten nichts, was sie nicht eh schon tun würden. Nur eben anders, in einem anderen Setup und Tool. Und am Ende des Tages wird das dazu führen, dass Fachexperten wie Entwickler erheblich weniger Dokumentationsaufwände haben und durch DocOps effizienter ihren eigentlichen Job machen können.

 

Links

Einen guten Überblick über das Thema geben die folgenden Seiten:

 

Fazit

DocOps ist ein Beitrag zur Professionalisierung des Informationsflusses. Es ermöglicht allen Beteiligten eine Konzentration auf Ihre Kernaufgaben.

Durch die Einführung von neuen Qualifikationen rund um das Thema Informationsmanagement in DevOps werden Anforderungen und Aufwände sichtbar und dadurch steuerbar. Diese Transparenz und Professionalisierung durch aktuelle und zuverlässige Information auf einer zentral gesteuerten Plattform unterstützt alle Mitarbeiter effizienter zu werden. So ist DocOps ein Schlüsselfaktor im DevOps Umfeld, der entscheidend zu besseren Lösungen beiträgt.

Wir freuen uns über Ihre Kommentare und Anregungen und beantworten gerne Ihre Fragen. Auch wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie DocOps mit der avato Lösung iPortal umsetzen, kontaktieren Sie uns unter av-itim@avato.net.

 

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Motiviert Gamification Ihre Teammitglieder? Nein, aber…

Motiviert Gamification Ihre Teammitglieder? Nein, aber…

…das liegt daran, wie Gamification heute verstanden und umgesetzt wird. Werfen wir einen Blick darauf, warum es in den meisten Fällen nicht funktioniert – und wie man daran etwas ändert!

 

1. Problem: Was ist Gamification?

Wenn von Gamification die Rede ist, geht es für gewöhnlich darum, Elemente aus Spielen zu einem System hinzuzufügen, um den Spaßfaktor bei der Arbeit zu erhöhen. Und hierin liegt auch schon die Ursache, warum das Ergebnis meist hinter den Erwartungen zurückbleibt. Eine langweilige Aufgabe oder die Arbeit mit einem nervtötenden Tool werden nicht unterhaltsam, nur weil man ein Punktesystem und Errungenschaften hinzufügt. Vielleicht gibt es ein paar Nutzer, die bereit sind, etwas mehr Zeit und Aufwand in eine ermüdende Aufgabe zu stecken, wenn sie dadurch eine hohe Punktzahl erreichen, aber das war vermutlich nicht die Absicht hinter der Einführung eines Gamification Systems. Eigentlich geht es darum, dass die Teammitglieder mehr Elan und Hingabe für die Aufgabe entwickeln und sich ihrer Arbeit mehr verbunden fühlen. Stattdessen suchen sie nun bloß nach dem schnellsten Weg, Punkte zu sammeln. Möglicherweise verringert sich dadurch sogar die Produktivität.

Damit Gamification funktioniert, muss sie ein Teil des Systems sein, kein nachträglicher Zusatz. Das wird offensichtlich, zieht man Spiele als Vergleich heran: Wenn das Spielen keinen Spaß macht, ändert auch ein Sieg nichts daran; und am Lieblingsspiel hat man auch dann noch Spaß, wenn man verliert. Die Aufgabe zu erledigen muss von sich aus befriedigend sein. Hier zwei Tipps, wie man das erreicht:

  1. Wir empfinden eine Tätigkeit dann als lohnend, wenn wir am Ende stolz auf das sind, was wir getan und erreicht haben. Lassen Sie Ihr Team wissen, wie ihre Aufgaben mit dem großen Ganzen zusammenhängen und warum sie notwendig sind. Dadurch können sogar kleine, widerkehrende Aufgaben zu etwas werden, in das man gern Energie hineinsteckt.
  2. Überlegen Sie sich, was Ihr Team erreichen möchte, und machen Sie die fragliche Aufgabe zu einem Schritt auf dem Weg dorthin. Wenn Ihre Mitarbeiter etwa als Experten für ein bestimmtes Thema wahrgenommen werden wollen, kann jede Aufgabe eine Möglichkeit sein, Wissen und Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. (Im Falle simpler Aufgaben können das auch Softskills sein, zum Beispiel die Fähigkeit, auch bei monotonen Aufgaben konzentriert zu bleiben.)

 

2. Problem: Konkurrenz und Motivation

Konkurrenz kann durchaus motivierend sein. Die Evolution hat das Streben, der oder die Beste (oder wenigstens besser als manch andere) zu sein, fest in unser Gehirn integriert. Allerdings ist das nicht der einzige Motivator, der in unserer Psyche verankert ist, und es ist auch keineswegs der beste, vor allem, wenn man in Teams arbeitet. Weshalb? Weil gesunder Wettbewerb schnell in einen harten Konkurrenzkampf ausarten kann. Mobbing von Nutzern mit geringer Punktzahl ist ein extremes Beispiel. Öfter kommt es dazu, dass Nutzer resignieren. Zu erkennen, dass man es nie schaffen wird besser zu werden (zum Beispiel einen höheren Rang auf der Bestenliste zu erreichen) gehört zu den demotivierendsten Erfahrungen überhaupt. Außerdem schwindet die Bereitschaft zur Zusammenarbeit und zur Weitergabe von Wissen.

Die gute Nachricht ist, dass sich diese Probleme leichter lösen lassen, als man glaubt. Es gibt viele Möglichkeiten, einen Konkurrenzkampf zu entschärfen. Überlegen Sie sich genau, wer mit wem konkurrieren soll. Ein Wettbewerb zwischen den Teams anstatt unter Einzelpersonen ist viel schwächer von den negativen Effekten betroffen. Oder warum tritt nicht jeder gegen sein früheres Selbst an? Für besonders große Verbesserung gibt es zusätzliche Belohnungen. Auch Formulierung und Darstellung können großen Wirkung haben. Aus der „Bestenliste“ wird die „Liste der aktivsten Nutzer“, die von niemandem komplett eingesehen werden kann und die auch nicht die genauen Punktzahlen zeigt. Dadurch werden die Führenden weiter belohnt, ohne dass weniger gut platzierte Nutzer abgestraft werden.

Noch besser: Nutzen Sie andere Motivatoren. Oft steckt hinter dem Wunsch, die oder der Beste zu sein, das Bedürfnis nach Anerkennung. Ein System, das Kollegen und Vorgesetzte über außergewöhnliche Leistungen und vollendete Arbeitsschritte informiert und es ihnen ermöglicht, sofort ihre Wertschätzung für die erbrachte Arbeit auszudrücken, hilft Ihnen mehr dabei, Ihr Team zu motivieren, als es jede Bestenliste je könnte. Und ja, auch das ist Gamification. Errungenschaften sind nichts anderes als die automatisierte Anerkennung bemerkenswerter Leistung. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass die Anerkennung durch eine Maschine weniger motivierend wirkt als die Anerkennung durch unsere Mitmenschen.

 

3. Problem: Gamification und Usability

Allzu oft wird bei der Debatte um Gamification die Rolle von Usability und Ästhetik vernachlässigt. Wir Menschen mögen es, schöne Dinge anzusehen, vor allem, wenn sie sich bewegen, und wir haben Freude daran, Werkzeuge zu benutzen, um mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Beliebte Gamification-Elemente in ein schlechtes Tool zu integrieren kann komplizierter und weniger effektiv sein, als das Tool selbst zu verbessern. Ein intuitiveres Menü, ein kleiner Popup oder eine kurze Animation wirken vielleicht nebensächlich, doch sie können die Bereitschaft, mit dem Tool zu arbeiten, enorm erhöhen und uns sogar zum Lächeln bringen. Es hat seinen guten Grund, dass Ästhetik ein wichtiger Punkt im Konzept jedes neuen Spiels ist. Sie hilft uns, konzentriert, interessiert und begeistert zu bleiben. Wenn Sie also keine Zeit in ein komplexes Gamification System investieren wollen, sollten Sie etwas davon ins Oberflächendesign stecken. Wenn das Tool spielend leicht zu bedienen ist, finden die Nutzer schon von selbst heraus, wie man damit Spaß haben kann.

 

Zusammengefasst

Kann Gamification also Teams motivieren? Ja, aber nur, wenn man es richtig macht. Überlegen Sie sich, was Ihre Teammitglieder wollen und nutzen Sie Gamification dann, um hervorzuheben, wie die Aufgaben und Tools sie darin unterstützen. Erwarten Sie nicht, dass es all Ihre Probleme löst. Gamification kann unliebsame Aufgaben aufheitern, Potentiale freisetzen und so die Effizienz erhöhen. Nicht mehr und nicht weniger.

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Der Weg vom Technischen Redakteur zum Informationsmanager

Der Weg vom Technischen Redakteur zum Informationsmanager

Dieser Artikel möchte auf die wachsende Bedeutung von Technischen Redakteuren/ Informationsmanagern (m/w/d) hinweisen, und die Merkmale dieser Berufsbilder aufzeigen. Darüber hinaus bietet er eine Übersicht über mögliche Entwicklungen und empfohlene Qualifizierungen. Zur besseren Lesbarkeit sei im Folgenden auf die Ergänzung „(m/w/d)“ verzichtet. Lassen Sie die Community in den Xing / (LinkedIn) Kommentaren wissen, welche Zertifizierungen in Ihren Augen für einen Informationsmanager wichtig sind!

 

Der Technische Redakteur. Die Berufsbezeichnung „Technischer Redakteur“ wurde von der Gesellschaft für Technische Kommunikation (Tekom) mit der Bundesagentur für Arbeit vereinbart. Der technische Redakteur ist verantwortlich für die Konzeption, Erstellung und Wartung technischer Dokumentation, wie beispielsweise Benutzerhandbücher, Bedienungsanleitungen, Installations- und Montageanleitungen sowie Schulungsunterlagen. Zunehmend arbeiten Technische Redakteure unternehmensintern und verfassen z. B. System- und Anwendungsdokumentationen und Pflichtenhefte oder kümmern sich entwicklungsbegleitend um Terminologie oder Bedieneroberflächen.

Schon gewusst? 2016 gab es in Deutschland etwa 85.000 hauptamtliche Technische Redakteure. Ein Großteil der Dokumentationen wird jedoch von Personen verfasst, die eigentlich andere Hauptaufgaben haben, so dass das Berufsbild des Technischen Redakteurs vielen Unternehmen unbekannt ist. (Wikipedia)

Lesen Sie auch: Warum Sie als Technische/r Redakteur/in immer wichtiger werden

Der Informationsmanager ist weniger klar definiert. Informationsmanagement steht allgemein für das Verwalten von Informationen; der Begriff wird jedoch in der Fachliteratur unterschiedlich definiert. Das dynamische Umfeld der informationstechnischen Entwicklung und die verschiedenen wissenschaftlichen Disziplinen (insbesondere die Wirtschaftsinformatik, die sich mit Informations- und Kommunikationsmanagement beschäftigt), sind der Grund dafür. […] Im Allgemeinen wird „Strategisches Informationsmanagement“ von verschiedenen Autoren als Planen, Gestalten, Überwachen und Steuern von Informationen und Kommunikation in Organisationen zur Erreichung strategischer Ziele bezeichnet. (Wikipedia)

Informationsmanager – Ein Beruf? Im Deutschen Umfeld, gibt es den Informationsmanager nicht als Berufsbild/Ausbildungsberuf (vgl. Planit, berufe.eu; Immerhin wird „Informationsmanager/in“ in der Berufsliste der Arbeitsagentur als „Studienfach“ und „Tätigkeit nach dem Studium“ aufgeführt).

Vergleicht man die Tätigkeiten des Technischen Redakteurs und die des Informationsmanagers, stellt man Ähnlichkeiten fest. Beide befassen sich mit Dokumentation/Informationen. Jedoch fliegt der Informationsmanager höher. Im Unterschied zum Technischen Autor, steckt er nicht Vollzeit in der tatsächlichen Erstellung von Dokumentation, sondern ist auch verantwortlich für den Prozess des Informationsmanagement, sowie für die Qualität dieses Prozesses und die der Dokumentation. Die Aufgaben und Verantwortungen eines technischen Redakteurs sind demnach eine gute Basis für die Entwicklung zum Informationsmanager. Die gesammelten Erfahrungen helfen die wachsenden Herausforderungen und erweiterte Verantwortung zu meistern.

 

Zu den zusätzlichen Aufgaben eines Informationsmanagers gehören:

  • Steuert den Dokumentationsprozess
  • Erfasst den Informationsbedarf
  • Steht in Kontakt mit den Interessensgruppen (regelmäßige Meetings mit Responsibles & Accountables)
  • Setzt das Programm/Projekt auf
  • Steuert die technische Implementierung
  • Steuert die (Teams von) Responsibles
  • Passt vorhandene Bausteine, Vorlagen und Modelle nach Bedarf an
  • Steuert und unterstützt Informationserstellung, Review und Wartung
  • Macht geprüfte Information verfügbar und autorisierten Personen zugänglich
  • Berichtet über Status, Fortschritte und Hindernisse / Risiken
  • Gibt Trainings/Schulungen
  • Ist an kontinuierlicher Verbesserung interessiert und treibt diese voran

 

Der Informationsmanager sollte dazu über die folgenden Kenntnisse verfügen:

  • Kennt das übergeordnete Ziel und den definierten Umfang
  • Handelt abteilungsübergreifend und versteht Zusammenhänge
  • Ist ausreichend erfahren
  • Kennt die notwendigen Methoden und Vorgehensweisen und wendet diese an
  • Kennt den Umgang mit Informationsmanagementtechnologien und deren Vor- und Nachteile
  • Mindestens Anwenderkenntnisse mit Content Management Systemen (z.B. SharePoint, Alfresco)
  • Mindestens Anwenderkenntnisse mit Content Delivery Systemen (z.B. WordPress, Typo 3, Confluence)
  • Idealerweise Branchenwissen

 

Welche Qualifizierungen können helfen, in den zusätzlichen Aufgabenbereichen erfolgreich zu sein?

  • Studium, bspw. Informationsmanagement / Multimediale Kommunikation und Dokumentation / Digital Humanities
  • und/oder mehrere Jahre Berufserfahrung als Technischer Redakteur
  • Certified Information Professional – CIP** (aiim)
  • (agiles) Projektmanagement
  • Technischer Redakteur (Tekom)
  • ITIL Foundation (speziell in der IT)

 

CIP – Was ist das? Der Certified Information Professional ist eine Zertifizierung, die von der US-amerikanischen Organisation aiim (Association for Information and Image Management) angeboten wird. Details finden Sie in folgendem Artikel: Why Should Technical Writers get CIP Certification?

 

Zusammengefasst

Der Bedarf an Technischen Redakteuren wird zunehmen (Warum Sie als Technische/r Redakteur/in immer wichtiger werden). Gleichzeitig werden die Anforderungen an den Technischen Redakteur immer komplexer. Bei erfahrenen Technischen Redakteuren, die zusätzliche Verantwortungen übernehmen, spricht man von Informationsmanagern. Wer an einer Weiterentwicklung zum Informationsmanager interessiert ist, kann hier einen guten Überblick über die Tätigkeiten und Kenntnisse eines Informationsmanagers und mögliche Zertifizierungen erwerben.

Welche Zertifizierung kommen Ihrer Meinung nach für den Informationsmanager in Frage? Welche Kenntnisse/Zertifizierungen sehen Sie als must-have, welche als nice-to-have? Schreiben Sie sie in die LinkedIn Kommentare!

Der Weg vom Technischen Redakteur zum Informationsmanager (PDF)
Mögliche Entwicklungen und empfohlene Qualifizierungen

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Warum sollten sich Technische Redakteure zum CIP zertifizieren?

Warum sollten sich Technische Redakteure zum CIP zertifizieren?

In Deutschland gibt es im Bereich Informationsmanagement verschiedene Wege sich weiterzubilden. Die Aus- und Weiterbildung im Bereich Informationsmanagement entwickelt sich in Deutschland rapide. 15 deutsche Hochschulen bieten Informationsmanagement in 24 Studiengängen an (Studis.online). Aber was tut sich im Weiterbildungsbereich? Eine Antwort bietet die (Tekom) als Vorreiter bei im Thema technische Dokumentation, und sie bietet in diesem Bereich auch Zertifizierungen an.

Im internationalen Umfeld ist die US-amerikanische Organisation AIIM (Association for Information and Image Management) vermutlich bekannter. Die Zertifizierung, die sich an der Praxis und jahrelanger Erfahrung orientiert, nennt sich CIP – Certified Information Professional.

Schon gewusst?

Die Berufsbezeichnung „Technischer Redakteur“ wurde von der Gesellschaft für Technische Kommunikation (Tekom) mit der Bundesagentur für Arbeit vereinbart.

2016 gab es in Deutschland etwa 85.000 hauptamtliche Technische Redakteure. Ein Großteil der Dokumentationen wird jedoch von Personen verfasst, die eigentlich andere Hauptaufgaben haben, so dass das Berufsbild des Technischen Redakteurs vielen Unternehmen unbekannt ist. (Wikipedia)

 

Warum zertifizieren?

Laut payscale.com sind Unternehmen bereit 27% mehr für einen zertifizierten Experten zu zahlen als für einen vergleichbaren Spezialisten. Doch es lohnt sich nicht nur finanziell.

Hemaben Patel, ECM Lead für eine große Airline, erklärt: „Das CIP Zertifikat gibt meinen internen Kunden und Partnern das Vertrauen, dass meine vorgeschlagenen Strategien und Lösungen auf Erfahrung und Best Practice beruhen.“ (AIIM)

Der CIP Kurs und der CIP Study Guide bieten darüber hinaus wertvolle Lerninhalte. Mehr Details dazu im weiteren Verlauf. Das CIP Zertifikat belegt, was Sie spätestens durch die CIP Zertifizierung sind: Ein Experte für intelligentes Informationsmanagement, oder anders gesagt, ein Information Manager.

Falls Sie bisher als Technischer Redakteur tätig waren und sich weiterentwickeln möchten, könnte die Zertifizierung zum Certified Information Professional der erste Schritt in Richtung Information Manger sein. Die Verantwortungen eines Information Managers sind wesentlich höher und umfangreicher. Das CIP Zertifikat hilft Ihnen im internationalen Umfeld eine entsprechende Position zu erreichen.

 

Für wen ist der CIP interessant?

Der CIP ist vor allem interessant für

  • Information Management Berater
  • Technische Redakteure
  • Projektleiter, -manager und -teammitglieder für Information Management Projekte
  • Mitarbeiter aus dem Bereich des Records Managements, Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Enterprise Content Management
  • IT Management und IT-technische Mitarbeiter
  • Information & Compliance Officer

Intelligentes Informationsmanagement kann jedoch auch für Personengruppen aus den folgenden Bereichen ein spannendes Thema sein:

  • Risiko Management
  • Business Analyse
  • Prozessdesign
  • IT Koordination
  • Change Management
Testen Sie sich!

Sind Sie bereit für die Zertifizierung? Es gibt eine frei verfügbare Prüfung, um sich selbst zu testen: Beispielprüfung

 

Seit Mai 2019 noch praxisorientierter

Die Zertifizierung zum CIP gibt es schon mehrere Jahre, doch im Mai 2019 gab es einige inhaltliche Änderungen. Unter anderen wurden Erfahrungen aus der Praxis berücksichtigt. Hierzu gehört die Erkenntnis, dass Organisationen keine ECMs mehr benötigen („ECM is now dead“, Gartner.  aiim). Auf den Punkt gebracht: Heute versteht man besser, dass die Herausforderung nur bedingt technologisch ist. Auf ein einzelnes Kapitel zur Technologie wollten die Autoren aber dennoch nicht verzichten. Technologie ist eben auch ein wichtiges Werkzeug, um den Herausforderungen beim Erstellen intelligenter Information zu begegnen:

  • Modernisierung des Informations-Toolkits
  • Kernprozesse in Unternehmen digitalisieren
  • Compliance & Governance automatisieren
  • Einsatz von Analytics und Machine Learning

Diese Erkenntnis spiegelt sich auch im neuen Aufbau der Lernbereiche, die sich auf die folgenden Inhalte konzentrieren:

  1.   Creating and Capturing Information
  2.   Extracting Intelligence from Information 
  3.   Digitalizing Core Business Processes
  4.   Automating Governance and Compliance
  5.   Implementing an Information Management Solution
Sie sind bereits CIP?

Was sind die Unterschiede zur Vorversion? Das erste und letzte Kapitel sind inhaltlich ähnlich. Im Mittelteil wurden Inhalte zusammengefasst und neue Schwerpunkt gesetzt:

  1. Creating and Capturing Information
  2. Organizing and Categorizing Information
  3. Governing Information
  4. Automating Information-Intensive Processes
  5. Managing the Information Lifecycle
  6. Implementing an Information Management Solution

 

Aufwand, Umfang

Die Zertifizierung besteht aus 100 Multiple Choice Fragen. Dabei sind die einzelnen Bereiche unterschiedlich gewichtet. Die Gewichtung kann dem Study Guide entnommen werden. Um zu bestehen müssen 60 % der Punkte erreicht werden.

Der Kurs liegt für Nicht-Mitglieder der AIIM bei $ 1785 USD, doch meiner Erfahrung nach ist der für Technische Redakteure nicht erforderlich. In der Regel reichen die praktische Erfahrung und eine gründliche Auseinandersetzung mit dem Study Guide.

Der CIP Study Guide ist kostenfrei für Professional Members. Alle anderen bezahlen überschaubare $ 60 USD.

Die Prüfungsgebühr liegt bei $ 385 USD (Mitglieder $ 349 USD).

(Die Mitgliedschaft liegt bei $ 169 USD jährlich. Ich persönlich schloss vor der Zertifizierung die Mitgliedschaft ab. Damit erhielt ich Zugang zur Community und bekam in Summe auf den Study Guide und die Prüfung $ 100 USD Rabatt.)

 

Zusammenfassung

Zertifizierungen helfen der beruflichen Karriere. Wenn Sie den Schritt vom Technischen Redakteur zum Information Manager wagen möchten, empfiehlt sich gerade im internationalen Umfeld die Zertifizierung zum CIP. Sie basiert auf jahrelanger, wertvoller, praktischer Erfahrung und wurde im Mai 2019 zeitgemäß komplett überarbeitet. Die zeitlichen und finanziellen Aufwände können durch praktische Erfahrung und eigenverantwortliche Vorbereitung minimiert werden.

Warum sollten sich Technische Redakteure zum CIP zertifizieren (PDF)

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Warum Sie als Technische/r Redakteur/in immer wichtiger werden

Warum Sie als Technische/r Redakteur/in immer wichtiger werden

Globale Trends und die Entwicklung in Deutschland

Hätte man vor 10 Jahren technische Redakteure gefragt, hätte das keiner erwartet: Dass sich das Berufsbild tiefgreifend verändern und einmal in allen Industriebereichen so wichtig sein würde. „Dokumentation“ war in den Köpfen lange ein sehr trockenes, eher langweiliges Thema. Doch durch neue Trends und Technologien hat sich das gravierend geändert. Für technische Redakteure ist das eine erfreuliche Entwicklung. Ihre Arbeit gewinnt an Bedeutung und Wertschätzung.

Doch woran liegt das? Wird der Trend so weitergehen? Welche Veränderungen kommen auf den technischen Redakteur zu? Welche Verantwortung hat er zukünftig im Prozess der Informationserstellung und -wartung?

Im Folgenden werden wir einen Blick auf die Trends in Deutschland sowie auf die globalen Entwicklungen werfen.

Exkurs Wikipedia: Technischer Redakteur

Der Technische Redakteur konzipiert, erstellt und aktualisiert technische Dokumentationen, wie beispielsweise Bedienungsanleitungen, Installations- und Montageanleitungen und Schulungsunterlagen oder Online-Hilfen. Zunehmend arbeiten Technische Redakteure unternehmensintern und verfassen z. B. Pflichtenhefte und Spezifikationen oder kümmern sich entwicklungsbegleitend um Terminologie oder Bedieneroberflächen.

 

Im Fokus: IT

Gestiegener Bedarf in der IT

Technische Redakteure werden unter anderem in der IT eingesetzt. Wächst die IT, wächst auch der Bedarf technischen Redakteuren. Schauen wir uns also die IT näher an. Laut Statista ist die Anzahl der Erwerbstätigen in Deutschland in „IT-Services und Software“ in den letzten 10 Jahren stetig gestiegen. Im Vergleich zum Jahr 2008 war bis 2018 ein Gesamtanstieg um knapp 70 % zu vermerken (auf fast eine Million Erwerbstätige).

Auch die Umsatzwachstumsraten in IT-Services und Software drücken das Wachstum der deutschen IT-Branche aus. Die Statistiken zeigen, dass das Plus in den letzten fünf Jahren im Schnitt bei 8,6 % lag. Zum Vergleich: Das BIP-Wachstum lag im Schnitt bei 1,8 %. Ein weiterer Indikator für das Wachstum der IT-Branche sind die IT-Ausgaben, beispielsweise für Enterprise Software und IT-Services. Diese stiegen in den letzten beiden Jahren global um ca. 15 %.

Der Trend ist also eindeutig, und schenkt man den Prognosen Glauben, wird er sich auch in den nächsten Jahren fortsetzen. Die Bedeutung der IT wächst und vernetzte IT zieht in nahezu alle industriellen Produkte und Dienstleistungen ein. Je mehr vernetzte IT und je mehr IT in Endprodukten desto größer ist hier der Bedarf an technischer Dokumentation und Kommunikation, sprich an technischen Redakteuren.

 

Prognosen

Bezüglich der Prognosen sind sich Gartner, Statista & Co einig: Der Trend bleibt. Ein besonderer Fall für wachsende IT-Services sind Cloud-Services. Der erwartete Umsatz im Cloud Computing wird rasant zunehmen, sowohl in Deutschland als auch weltweit. (Statista)

Vielleicht kennen Sie das Zitat von Peter Heidkamp, Head of Technology bei KPMG: „Die digitale Transformation eines Unternehmens startet häufig mit Cloud-Lösungen. In der Praxis sind sie der Motor der Digitalisierung“.

Cloud macht alles einfacher und unkomplizierter könnte man meinen. Leider nicht in allen Bereichen. Der Vereinfachung in der Nutzung stehen für Unternehmen steigende Herausforderungen bei der Dokumentation gegenüber. Das bedeutet, dass mit der Cloud-Nutzung auch der Dokumentationsbedarf und damit die Nachfrage nach technischen Redakteuren zunimmt.

 

Im Fokus: Regulatorik

Freute man sich im letzten Jahr darüber, dass die DSGVO für weniger Spam im Emailpostfach sorgte, bedeutete dies für Unternehmen eine enorme Umstellung. Nicht nur Prozesse mussten verändert werden – die Einhaltung der DSGVO muss zudem so dokumentiert und belegt sein, dass sie im Zweifel rückwirkend nachvollziehbar ist.

Richtlinien, Gesetze, Verordnungen und Standards sollen Orientierung und Stabilität herstellen. In der Praxis steigt dadurch jedoch der Druck auf Unternehmen, besonders dann, wenn im Zuge der digitalen Transformation die Unternehmen mit ihren Partnern, Lieferanten und Kunden immer enger vernetzt sind. Daher müssen auch regulatorische Themen neu betrachtet und definiert werden. (KPMG, zum Artikel).

Regulatorik haben Sie selbst vielleicht schon bei einer Kontoeröffnung oder dem Abschluss einer Versicherung erlebt. Finanzdienstleister schaffen es kaum noch die Flut von neuen regulatorischen Anforderungen (wie Basel III, CRR/CRD IV, die BRRD und ganz aktuell Basel IV) in immer kürzerer Zeit umzusetzen, so Bankingclub (zum Artikel).

Ob Verordnungen wie die DSGVO, oder branchenspezifische Regulatorik – der Dokumentationsaufwand für Unternehmen steigt.  Das führt wiederum dazu, dass der Bedarf an technischen Redakteuren steigt.

Schon gewusst?

2016 gab es in Deutschland etwa 85.000 hauptamtliche Technische Redakteure. Ein Großteil der Dokumentationen wird jedoch von Personen verfasst, die eigentlich andere Hauptaufgaben haben, so dass das Berufsbild des Technischen Redakteurs vielen Unternehmen unbekannt ist. (Wikipedia)

 

Was ändert sich für technische Redakteure?

Veränderungen in der technischen Dokumentation und Kommunikation führen zu veränderten Anforderungen an technische Redakteure. Die Statistiken zeigen, dass die IT eine Branche ist, die zum einen wächst, und zum anderen vieler technische Redakteure bedarf.  Demnach haben technische Redakteure, die sich ein breites IT-Wissen aneignen, besonders gute Chancen.

IT-Wissen ist ohnehin von Vorteil, denn auch die Art, wie wir kommunizieren, hat sich verändert. Die technische Kommunikation setzt immer mehr auf neue Technologien.

Veränderung der technischen Kommunikation:

  • Immer mehr vernetzte Produkte
  • Veränderte Arbeitsweise
    • Einsatz von VR, zum Beispiel im Designprozess eines Produktes
    • Einsatz von AI, zum Beispiel in der Industrie, um Maschinenausfälle frühzeitig zu erkennen und zu verhindern (Predictive Analytics)
    • Unterstützung der Mitarbeiter und Kunden durch (Chat)bots, zB den Einsatz eines Chatbots im Kundensupport

Doch nicht nur branchenspezifisches Wissen oder Wissen über bestimmte Technologien ist von Vorteil. Die Erfahrung zeigt, dass die Methodik und ein Blick über den Tellerrand in der Dokumentation entscheidende Rollen spielen. Wer sich weiterentwickeln möchte, kann den Schritt in Richtung Informationsmanagement wagen. Ohne an dieser Stelle in die Tiefe zu gehen: Neben technischer Redaktion sind Informationsmanager beispielsweise dafür verantwortlich, dass verschiedene Interessensgruppe bei Erstellung der Informationsbasis einbezogen werden, um gemeinsam die Ziele zu definieren. Gleichzeitig übernehmen Informationsmanager Verantwortung für das Projektmanagement, Reporting und Zielerfüllung.

 

Zusammengefasst

Die Trends und Entwicklungen der letzten Jahre sowie die Prognosen lassen erkennen, dass die Zeit reif ist für mehr und technologisch & methodisch innovativere Dokumentation – besonders in der IT-Branche. Eine gute Strategie für technische Redakteure ist die kontinuierliche Weiterbildung. Dies kann branchenspezifisch, oder speziell zugeschnitten auf die neuen Methoden, Ansätze und Technologien geschehen. Lesen Sie in einem der kommenden Newsletter welche Zertifizierungen für Sie als technischen Redakteur interessant sein könnten.

Warum Sie als Technische/r Redakteur/in immer wichtiger werden (PDF)
Globale Trends und die Entwicklung in Deutschland

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IT Integration und Separierung: Informationen sind der Schlüssel zum Erfolg

IT Integration und Separierung: Informationen sind der Schlüssel zum Erfolg

Post-Merger IT-Integration sowie IT-Separierungen gehören heute in den meisten Unternehmen fast zum IT-Alltag. Viele dieser Ereignisse dauern lange oder werden nie richtig abgeschlossen, mit den oft zitierten Folgen. Aber wie werden Sie hier besser, minimieren Sie Risiken und vermeiden Sie lästige Langzeitfolgen?

Eine zuverlässige Informationsbasis ist entscheidend, um schneller und effizienter zu werden. Wie hoch ist Ihr Aufwand bei der Integration zweier schlecht dokumentierter IT-Organisationen? Wie schnell können Sie ein Spin-off in der IT durchführen? Können Sie gar ein Spin-off mit Ihrer guten Informationsbasis unterstützen?

Integration oder Separierung: Alles eine Frage der Perspektive

Den meisten IT Separierungen folgt eine IT Integration, vielen IT Integrationen geht eine IT Separierung voraus. Die Themenstellungen in den beiden Perspektiven gleichen sich. Vieles ist eine Frage der Dokumentation und der Organisation. Wenn man weiß was man hat und was man wirklich benötigt, wird manches leichter.

Aber die Herausforderungen sind nicht einfach: Gemeinsame Rechenzentren sollen getrennt werden, getrennte Rechenzentren zusammengeführt werden. Gemeinsame Anwendungen (shared applications) sollen unter Beachtung des Datenschutzes aufgespalten werden, unterschiedliche Anwendungen mit eigenen Datenbeständen zusammengeführt werden und so weiter.

“Da orientieren wir uns an der Blaupause!“

Nun könnte man meinen, dass IT Integration oder Separierung in manchem Unternehmen so häufig vollzogen wird, dass hierzu fertige Blaupausen bestünden, erfahrene Experten vorhanden sind und die eigene IT sehr gut vorbereitet im Sinne von sehr gut dokumentiert ist. Alle erforderlichen Informationen für Integration oder Separierung liegen nach zahlreichen Übungen in hoher Qualität vor, Projekte werden professionell durchgeführt…

Weit gefehlt, nahezu keine IT Organisation ist in der Lage, Integrationen oder Separierungen wirklich strukturiert durchzuführen. Weder ist die Integration in die eigene IT vorbereitet, noch ist man in der Lage, Teile zu separieren und strukturiert zu übergeben. Wie geht man vor?

 

Teile und herrsche: Dokumentation in 7 Workstreams für den Erfolg

Gliedern Sie die Aufgabe rechtzeitig, also gleich zu Beginn. Ein guter Ansatz – und beileibe nicht nur für Separierung oder Integration – ist die Aufteilung in Workstreams, die sich an zusammenhängenden Bereichen orientieren.

#1 IT Infrastruktur Services

Hierunter fallen Shared Services sowie IT Assets aus den Bereichen Netzwerk, Rechenzentren sowie Compute (CPU, Storage, Backup, …). In vielen Unternehmen sind diese gut dokumentiert. Bei der Separierung ist vor alle die Dokumentation im Bereich Security zentral.

#2 Applikationen und Daten

Shared Applications stellen in der Regel eine besondere Herausforderung dar. Anwendungsintegration sowie die Schnittstellen zwischen Anwendungen werden zu Beginn oftmals unterschätzt. Shared Data ist in aller Regel ein enormes Problem und stellt vielfach eine Risikoquelle dar. Konzepte zur Datenextrahierung und -transformation können nicht früh genug entwickelt und dokumentiert werden!

#3 Identity & Access Management (IAM)

Stellt das Auftrennen eines Active Directory oder eines LDAP Verzeichnisses bei einer Separierung noch eine übersichtliche Herausforderung dar, kann die Integration zweier Verzeichnisdienste bereits ein fast unüberwindliches Hindernis sein. Ganz zu schweigen vom Benutzermanagement auf Anwendungsebene oder einem unternehmensweiten Single-sign-on.

#4 Services für den Endanwender

Endanwender Services stellen vielfach eine Fleißaufgabe dar. Die Separierung kann hier zeitkritisch sein, bei der Integration geht es eher um Aufwandsminimierung.

#5 ITSM, Lieferantenmanagement und IT Governance

IT Service Management, Lieferantenmanagement und IT Governance sind oftmals unterschätzte Bereiche. Stehen Fragen zur IT Organisation in der Regel noch im Fokus und können hier Informationen schnell bereitgestellt werden, fehlen wichtige Informationen zu Lieferanten und zu ITSM Prozessen. Das ist im Fall der Separierung mit Risiken behaftet. Bei der Integration steigen die Aufwände.

#6 Lizenzmanagement

Sobald der Prozess der Separierung beginnt, müssen Sie zum einen wissen, welche Lizenzen vorhanden sind und welche Lizenzen benötigt werden. Welche Lizenzen dürfen im Fall der Separierung weiter genutzt werden? Welcher zusätzliche Bedarf existiert?

#7 IT Informationsmanagement

IT Informationsmanagement ist die Klammer zu allem und die Grundlage für alle Entscheidungen. Je früher Sie Informationen über IT haben, je umfangreicher und zuverlässiger die Informationsbasis, desto effektiver und effizienter managen Sie IT Integrationen oder Separierungen.

 

Projektphasen, Start des IT Projektes und Informationsmanagement

Sie gehören zu denen, die nicht aus einem umfangreichen Erfahrungsschatz schöpfen können oder bereits IT Informationsmanagement betreiben? Leisten Sie sich keine Verzögerung, beginnen Sie am ersten Tag, nutzen Sie die PreSigning-Phase!

Setzten Sie die erforderlichen Workstreams so frühzeitig wie möglich auf, besetzen Sie die wichtigsten Aufgaben mit dem besten Personal und bauen Sie Wissen über ihre IT auf. Formulieren Sie Ziele: Starten Sie IT Informationsmanagement und entwickeln Sie ein high-Level Solution Design.

Die Projektphasen des IT-Projektes können teilweise parallelisiert werden. Beispielsweise kann die As-is Analyse sofort beginnen und bis in die Transition andauern. Für Informationen über IT gilt: Das Bessere ist des Guten Feind.

 

Zuverlässige Informationen minimieren Risiken bei der Separierung

Die Separierung birgt besondere Risiken. Käufer und Verkäufer haben spätestens nach dem Signing sehr unterschiedliche Perspektiven und verfolgen eigene Ziele. Der Verkäufer beginnt sehr schnell damit, über Compliance und Regulatorik in Bezug auf Käuferzugriffe auf Systeme und Daten nachzudenken. Der Käufer ist plötzlich mit Risiken in Bezug auf Verfügbarkeit von Services aufgrund unzureichender Information sowie einem Mangel an Qualifikation konfrontiert. Hier kann ausschließlich eine gute Informationsbasis Abhilfe schaffen. Je früher qualifizierte und zuverlässige Informationen vorliegen, desto schneller und besser können die richtigen Entscheidungen getroffen werden.

 

Versäumnisse bei der Integration

Während bei der Separierung vielfach Risiken betrachtet werden, sind es bei der Integration oftmals die Versäumnisse, die später Probleme bereiten. Nicht abgeschlossene IT Integrationen führen zu einem Zoo von Anwendungen und Systemen. Was einmal unstrukturiert zusammengeführt wird, lähmt auf lange Sicht.

Wenn Zeit und Ressourcen für eine umfassende Integration fehlen, werden oft „temporäre Lösungen“ geschaffen. Dokumentieren Sie diese sehr genau. Wenig ist beständiger als die „Übergangslösung“. Am Ende beherrscht niemand mehr die Komplexität. Dann steigen nicht nur die Kosten. Wichtige Anpassungen in Geschäftsbereichen und -prozessen sind nur noch eingeschränkt möglich, sie sind wie gelähmt.

 

Summary: Alles eine Frage der Information

Grundsätzlich haben IT Separierungen und Integration eines gemeinsam: Der Umfang und die Qualität der Informationsbasis entscheiden über den Erfolg. Es verhält sich wie auch in anderen Bereichen, beispielsweise IT Betrieb, Cloud Migrationen oder bei einem IT Audit: Kennt man sich in der eigenen IT aus und hat man alle nötigen Informationen, ist die Erfolgschance größer. Wissen – hier über die IT – ist eine wesentliche Voraussetzung für Effektivität und Effizienz.

Seien sie proaktiv und beginnen Sie früh mit den Vorbereitungen. Eine Unterteilung in die genannten Workstreams unterstützt Sie auf dem Weg zum Erfolg.

IT Integration und Separierung (PDF)
Informationen sind der Schlüssel zum Erfolg

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Impressum: 
Datum: Juli 2019
Autor: Gregor Bister 
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