Aufzeichnung Webinar: Knowledge Mining for ServiceNow Knowledge Bases

Aufzeichnung Webinar: Knowledge Mining for ServiceNow Knowledge Bases

Unser erstes Webinar zum Thema „Knowledge Minining for ServiceNow Knowledge Bases“ ist leider vorbei. Die Aufzeichnung finden Sie hier.

Im Januar starten wir dann in die nächste Runde und bieten erneut ein Webinar zu dem Thema an, bei dem wir im Anschluss Ihre Fragen beantworten. Sollten Sie jetzt schon Fragen zu dem Thema haben, dann können Sie unsere Experten Anna Busch und Wim van Brussel kontaktieren.

Haben Sie weitere Fragen? Wir beraten Sie gerne: marketing@avato.net

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Datum: Dezember 2022
Autor: Lene Traxel
Kontakt: marketing@avato.net
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Webinar: Knowledge Mining for ServiceNow Knowledge Bases

Webinar: Knowledge Mining for ServiceNow Knowledge Bases

Haben Sie Schwierigkeiten, Ihre Wissensdatenbank aktuell zu halten?
Haben Sie Probleme, den Überblick über eine riesige Menge von Wissensartikeln zu behalten?
Wie ausgereift und zuverlässig ist Ihre Wissensdatenbank wirklich?

Lassen Sie es uns herausfinden! Nehmen Sie an unserem Webinar am 30. November, 11:00 (GMT+1) teil!

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tekom Jahrestagung 2022

tekom Jahrestagung 2022

Letzte Woche habe ich die tekom Jahrestagung besucht, eine Konferenz für technische Kommunikation. Sie fand zum ersten Mal seit dem Covid-Ausbruch wieder vor Ort in Stuttgart statt und ich konnte persönlich teilnehmen.  

Der Besuch der Konferenz hat mir gezeigt, was ich in den letzten zwei Jahren verpasst habe. Ich konnte nicht nur einige großartige Vorträge hören, sondern mich auch intensiver mit anderen Teilnehmern vernetzen. Ich lernte von Branchenführern, traf mich mit Experten auf dem Gebiet und erhielt deren Einblicke in die neuesten Trends.  

Besonders der Vortrag „Automatischer Ontologieaufbau – Quality in, Quality out“ von der Congree Language Technologies GmbH und Mercedes-Benz AG hat gezeigt, was in Sachen Ontologien und Knowledge Graphs möglich ist, wenn man eine gute Datenqualität hat. Was für ein Ansporn, seine Daten sauber zu halten.   

Manchmal mag es verlockend sein, lieber von zu Hause aus teilzunehmen, aber Sie verpassen etwas. Es ist an der Zeit, die eigene Komfortzone wieder einmal zu verlassen. Wenn Sie also die Gelegenheit haben, persönlich an einer Konferenz teilzunehmen, empfehle ich Ihnen das sehr!  

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Hör auf deine Leser*innen: So erfährst du mehr über die Bedürfnisse von Nutzer*innen

Hör auf deine Leser*innen: So erfährst du mehr über die Bedürfnisse von Nutzer*innen

Es gibt viele allgemeine Tipps und Richtlinien, nach denen du dich richten kannst, um Fachartikel möglichst nach den Bedürfnissen der Zielgruppe zu gestalten. Einfache Sprache verwenden, eine sinnvolle Struktur, hilfreiche Grafiken, ein Styleguide … Das alles hilft dir sicher dabei, deine Artikel benutzerfreundlich zu schreiben. Doch manche Bedürfnisse von Nutzer*innen sind schwer vorhersehbar, wenn du deine Nutzer*innen nicht gut kennst. Welche Menüstruktur wird von ihnen als intuitiv empfunden? Nach welchen Informationen suchen sie am häufigsten? Welche Fachterminologie ist ihnen vertraut? Natürlich kannst du ausgehend vom Inhalt oder deiner eigenen Rolle im Team Vermutungen anstellen. Damit kannst du aber auch schnell danebenliegen. Und dann investierst du möglicherweise viel Zeit in etwas, das für deine Leser*innen nicht intuitiv ist und sogar zu Frust führt. Frust, den du leicht vermeiden kannst, indem du in Kontakt mit deinen Leser*innen trittst und mehr über ihre Bedürfnisse herausfindest. Lass uns gemeinsam einen Blick darauf werfen, wie du diesen Anforderungen auf den Grund geht.

Passiver Erkenntnisgewinn

Der einfachste Weg, etwas über deine Nutzer*innen zu lernen, ist natürlich, sie mit Feedback auf dich zukommen zu lassen. Das kannst du auf verschiedene Arten erreichen, aber nicht alle davon führen zu den Ergebnissen, die du dir vielleicht wünschst.

Was hält Nutzer*innen davon ab, dir Feedback zu geben?

Zunächst einmal musst du verstehen, dass du nicht automatisch die Erkenntnisse gewinnst, die du dir erhoffst, nur weil du die Möglichkeiten dafür bereitstellst. Das liegt daran, dass deine Nutzer*innen verschiedene Hürden zu überwinden haben:

  • Mentale Hürden: Kennst du das? Du liest irgendwo etwas, das dir falsch erscheint oder du glaubst, das könnte man viel besser machen. Aber du machst dir nicht die Mühe, der Person, die etwas daran ändern könnte, Bescheid zu geben. Nicht weiter schlimm, das geht den meisten so. Unterbewusst erscheint uns der Aufwand, den oder die Ersteller*in des Inhalts zu kontaktieren, gigantisch und die gefürchtete Anstrengung, selbst aktiv zu werden hält uns davon ab, den Input zu geben, den wir geben könnten. Da muss das Thema für uns persönlich schon sehr relevant sein oder großen Einfluss auf andere haben, damit wir auch nur daran denken, es vielleicht mal anzusprechen.
    Daher kann es hilfreich sein, Anreize für Rückmeldungen zu setzen. Das Prinzip „Gamification“ zum Beispiel kann da helfen. Dabei erhalten Nutzer*innen, die sich oft einbringen, Punkte oder Expert*innentitel. Oder Verfasser*innen wertvoller Beiträge werden öffentlich anerkannt. Überleg dir doch einmal, was du für Nutzer*innen tun kannst, um ihre Beiträge zu würdigen und anzuerkennen.
  • Technische Hürden: Auf der technischen Ebene kann jeder noch so kleine Schritt der Punkt sein, an dem der oder die Nutzer*in es sich doch anders überlegt, weil es einfach zu anstrengend ist. Wenn ein Kontaktformular z. B. mehr als die notwendigen Informationen abfragt, könnten Nutzer*innen irgendwann frustriert aufgeben, weil so viele Felder ausgefüllt werden müssen oder weil sie Bedenken wegen der Sicherheit ihrer Daten haben. Aber auch kleinere Unbequemlichkeiten, wie eine neue Seite öffnen zu müssen, können zu viel sein, wenn die Nutzer*innen nicht fest entschlossen ist, Feedback an dich zu übermitteln.
    Deshalb ist es wichtig, dass Rückmeldungen schnell und einfach möglich sind, mit so wenigen Schritten wie möglich, intuitiv und simpel.

Möglichkeiten zum passiven Erkenntnisgewinn

  • Kontakt über E-Mail: Viele Wissensdatenbanken bieten eine zentrale Anlaufstelle und verschiedene Möglichkeiten, die/den Autor*in von Fachartikeln direkt zu kontaktieren. Aber an einem vollen Arbeitstag kann selbst eine zusätzliche E-Mail ein zu großer Aufwand sein, wenn Nutzer*innen keinen großen Vorteil darin sehen, sie zu schreiben. Damit Leser*innen eher bereit sind, dich per Mail zu kontaktieren, kannst du eine vorausgefüllte E-Mail bereitstellen (über einen speziell konfigurierten „mailto“-Link oder eine E-Mail-Vorlage), in die Nutzer*innen nur noch den eigentlichen Input eingeben müssen. Aber auch ein Kontaktformular kann eine gute Möglichkeit sein:
  • Kontaktformular: Ein Kontaktformular fühlt sich vielleicht weniger wie eine Hürde an, als eine E-Mail zu verfassen, da es bereits eine Struktur und eingeschränkte Eingabemöglichkeiten vorgibt, man nicht die Umstände erklären oder sich Gedanken über Betreff, Grußformel und so weiter machen muss. Achte aber besonders darauf, so wenige verpflichtende Felder wie möglich zu verwenden, um den Aufwand zu verringern und den Nutzer*innen nicht das Gefühl zu geben, dass du nur ihre Daten abgreifst.
  • Seitenbewertung: Viele Anwendungen und Internetseiten bieten Funktionen zur Bewertung der Seite, bei denen Nutzer*innen gefragt werden, ob sie den Inhalt hilfreich fanden oder nicht. Das kann zwar dabei helfen, Inhalte zu identifizieren, die überarbeitet werden sollten (und deshalb so viele negative Bewertungen erhalten), aber abgesehen davon erfährt man dadurch weniger, als man vielleicht hofft. Nur zu wissen, dass ein bestimmter Inhalt viele schlechte Bewertungen bekommt, hilft schließlich nicht unbedingt dabei, das Problem zu beheben, da man erst einmal herausfinden muss, warum er von Nutzer*innen so schlecht bewertet wird. Natürlich könntest du auch einen kleinen Fragebogen einfügen, der diese Fragen beantwortet, aber auch diesen zeitlichen Aufwand gehen viele Leser*innen nicht gerne ein. (Über Fragebögen und wie sie beim aktiven Erkenntnisgewinn helfen können, erfährst du später mehr.)
  • Kommentarbereich: In einem Kommentarbereich können Rückmeldungen einfacher und schneller abgegeben werden als mit E-Mails und über Kontaktformulare, da er weniger formell ist als eine E-Mail und sich normalerweise direkt unter dem Inhalt befindet. Ein Nachteil ist jedoch, dass andere Leser*innen den Kommentar sehen und möglicherweise beurteilen könnten (es sei denn, Kommentare können anonym abgegeben werden), was wiederum die mentale Hürde erhöht.

Ausgehend von diesen Möglichkeiten ist die Kombination von einem Kommentarbereich und dazu mindestens einer Option für die Kontaktaufnahme per E-Mail oder über ein Kontaktformular vorteilhaft. So gibt es sowohl schnelle und einfache als auch privatere Kontaktmöglichkeiten.

Bewertungsmöglichkeiten oder zusätzliche Fragebögen können helfen, umfassenderes Feedback von Nutzer*innen zu erhalten, dieser Input ist dafür meistens weniger hilfreich und wird insgesamt weniger genutzt. Diese Möglichkeiten solltest du also eher als ein Nice-to-have als ein Must-have behandeln.

Eingeschränkte Arten von Feedback beim passiven Erkenntnisgewinn

Nachdem wir uns nun ein paar Möglichkeiten angesehen haben, wie man passiv Erkenntnisse gewinnen kann, ist ein weiteres Problem deutlich geworden, das mit diesem passiven Ansatz zusammenhängt: Nicht nur gibt es einige Faktoren, die Nutzer*innen davon abhalten, dir überhaupt Input zu geben; außerdem ist dieser wahrscheinlich Input auf bestimmte Arten beschränkt, da du deine Leser*innen erst dazu motivieren musst, Rückmeldungen zu geben. Etwas an dem Inhalt muss deine Leser*innen dermaßen stören, dass eine ausreichend hohe Motivation zustande kommt, und das ist meistens bei Fehlern oder anderen größeren Unbequemlichkeiten der Fall.

So kannst du natürlich sehr wichtigen Input gewinnen, zum Beispiel Vorschläge für Updates, Korrekturen oder eine bessere Strukturierung. Manchmal erfährst du vielleicht sogar etwas über das Verhalten der Nutzer*innen. Aber Letzteres wird eher selten der Fall sein. Das liegt daran, dass dir Feedback über Dinge, die Nutzer*innen nicht zu starken Gefühlen animieren, schlicht durch die Lappen geht.

Du solltest also auf keinen Fall den Wert von Kommentaren, E-Mails und Kontaktformulareinträgen unterschätzen, die du vielleicht erhältst. Viel mehr Informationen erhältst du jedoch, indem du auch aktiv Input von deinen Nutzer*innen einholst.

Aktiver Erkenntnisgewinn

Anstatt dich darauf zu verlassen, dass deine Leser*innen mit Feedback auf dich zukommen, versuch doch einmal, aktiv nach ihren Bedürfnissen zu fragen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du deine Leser*innen besser kennenlernen kannst:

Fragebögen

Fragebögen fallen in die Grauzone zwischen passivem und aktivem Erkenntnisgewinn, je nach dem, wie du sie nutzt. Grundsätzlich ist eine Seitenbewertung auch ein Fragebogen. Wenn du aktiver nachhaken möchtest, kannst du direkt auf deine Leser*innen zugehen und sie bitten, einen Fragebogen auszufüllen, in dem du sie zu ihren spezifischen Bedürfnissen und Arbeitsgewohnheiten befragst. Wenn man sie differenziert einsetzt, können Fragebögen ein sehr wertvolles Tool zur Informationserhebung sein.

Falls du es schaffst, viele Leute zum Mitmachen zu bewegen, kannst du sogar eine repräsentative Umfrage zu den Bedürfnissen deiner Nutzer*innen daraus ziehen. Aber hab keine Angst, klein anzufangen. Auch ein paar wenige Beiträge können schon sehr interessante Einblicke liefern. Bedenke dabei aber auch, dass manche Rückmeldungen eher als Ausreißer zu betrachten sind und nicht für die Mehrheit deiner Leser*innen steht.

Teilnehmer*innen für Fragebögen zu finden, kann schwierig sein, da hier wieder dieselben mentalen und technischen Hürden wie zuvor greifen. Wenn möglich, biete auch hier einen Anreiz zur Teilnahme. Achte außerdem darauf, dass der Fragebogen nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt, leicht zu bedienen ist und dass die Teilnehmer*innen eine gute Übersicht erhalten, wie weit sie schon sind, um Frust zu vermeiden.

Interviews

Auch Interviews mit Nutzer*innen sind eine tolle Möglichkeit, in Kontakt zu treten und Erkenntnisse zu gewinnen, vor allem, wenn du gerade erst damit anfängst, dich mit ihren Bedürfnissen zu beschäftigen. Du kannst Fragen zu so vielen Themen stellen, wie du möchtest, und hast die Freiheit, flexibel Nachtermine zu vereinbaren und den Nutzer*innen Raum zu geben, selbst Themen einzubringen. Außerdem kommst du so in Kontakt mit Nutzer*innen, denen du sonst kaum persönlich begegnen würdest. Wenn du einen positiven Eindruck hinterlässt, ist das eine super Werbung für deine Arbeit als Wissensmanager*in und es ist wahrscheinlich, dass diese Leser*innen dir gerne wieder Rückmeldung geben.

Ein Nachteil an Interviews ist, dass sie viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber auch in fünfzehn oder nur fünf Minuten kannst du leicht sehr wertvolle Einblicke gewinnen. Auch deinen Leser*innen tust du einen Gefallen, wenn du nicht zu viel ihrer Zeit in Anspruch nimmst und sich das Interview nicht wie ein riesiges Commitment anfühlt.

Wie bei Fragebögen brauchst du auch hier eine gewisse Anzahl an Teilnehmer*innen, um repräsentative Ergebnisse zu erhalten. Du musst aber keine quantitative Usability-Studie durchführen. Alles ab fünf Teilnehmer*innen ist eine gute Basis, aus der sich Schlüsse ziehen lassen. Auch hier gilt: einige Aussagen sind eher als Sonderfälle anzusehen und stellen nicht die Norm da.

Regelmäßige Meetings

Eine weitere, tolle Möglichkeit, mit Leser*innen in Kontakt zu kommen und zu bleiben sind regelmäßige Meetings. Das muss kein dediziertes Meeting für Entscheidungen über die Wissensbasis sein, es reicht auch jedes andere regelmäßige Meeting, an dem du teilnehmen kannst.

Idealerweise sind es Meetings, in denen regelmäßige Leser*innen deiner Wissensbasis sowie Manager*innen und am besten auch Verantwortliche für Prozessänderungen sitzen. So gewinnst du sowohl Erkenntnisse über die tägliche Arbeit und Bedürfnisse deiner Leser*innen wie auch über die Bedürfnisse der Manager*innen und über Prozessänderungen, die sich auf die Dokumentation in der Wissensbasis auswirken könnten. Du wirst einiges erfahren, das dir beim Verbessern der Wissensbasis helfen kann und kannst, falls notwendig, Fragen stellen.

Außerdem verbesserst du die Beziehungen zu den anderen Teilnehmer*innen des Meetings und knüpfst wichtige Kontakte für weitere Fragen. Du baust auch Vertrauen zu deinen Leser*innen auf, wodurch sie in Zukunft eher auf dich zukommen, falls sie Änderungsbedarf in der Wissensbasis sehen. So überwindest du ein paar der Kommunikationshürden der Feedbackkanäle, über die wir am Anfang gesprochen haben.

Weiter nach Erkenntnissen suchen

Wenn du einmal damit angefangen hast, über die oben erläuterten Möglichkeiten Erkenntnisse zu gewinnen – mach weiter! Je mehr du lernst, je besser dein Verständnis der Prozesse und Bedürfnisse der Nutzer*innen wird, desto mehr Möglichkeiten ergeben sich, die Wissensbasis zu erweitern und für andere Leser*innen noch wertvoller zu machen. Vielleicht verwaltest du deine Wissensbasis bald ganz anders!

Haben Sie weitere Fragen? Wir beraten Sie gerne: marketing@avato.net

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Datum: Februar 2022
Autor: Kris Schmidt
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Den Aufwand halbieren : In 4 Schritten doppelte Inhalte automatisch erkennen

Den Aufwand halbieren : In 4 Schritten doppelte Inhalte automatisch erkennen

Entwürfe, Arbeitskopien, Altversionen. Mit der Zeit können sich viele Varianten eines Dokuments ansammeln. Zum Beispiel steht im Marketing derselbe Text in einem Flyer, einem Prospekt und einem Newsletter. Auch in der Doku kommen Duplikate vor, etwa wenn Inhalt für sehr ähnliche Produkte getrennt gepflegt wird. Manchmal wird auch Information aus einem Wissens-Silo in ein anderes kopiert, damit mehr Nutzer Zugang dazu haben.

Warum sind doppelte Inhalte schlecht?

Auf den ersten Blick scheinen all diese Kopien berechtigt. Schließlich dienen sie einem bestimmten Zweck. Mit der Zeit führen doppelte Inhalte aber zu Problemen: Ändert sich etwas, muss die Info an mehreren Stellen aktualisiert werden. Übersieht man dabei eine Kopie oder macht einen kleinen Fehler, entstehen Widersprüche. Wird dann noch an mehreren Versionen weitergearbeitet, können Nutzer kaum noch feststellen, welche Variante aktuell ist. Oder ist überhaupt eine ganz korrekt? Das verwirrt die Nutzer, die sich fragen, was denn nun für ihren Fall gilt.

Anders ausgedrückt, doppelte (oder auch drei- und vierfache) Inhalte

  • Verdoppeln den Pflege-Aufwand
  • Führen zu Fehlern und Folgekosten, weil sie die Verlässlichkeit der Info verringern
  • Verschlechtern die User Experience, indem sie Nutzer verunsichern

Was kann ich gegen doppelte Inhalte tun?

Content Management beugt Problemen mit doppelten Inhalten vor. Es stellt sicher, dass alles, was zusammengehört, leicht gefunden werden kann. Dazu werden die Infos zentral gespeichert und mit den nötigen Metadaten versehen. Auch ein überwachter Prozess mit regelmäßigen Kontrollen nach 4-Augen-Prinzip gehören dazu.

Aber was tun, wenn die Duplikate schon da sind? Große Sammlungen von Dokumenten händisch zu durchsuchen, dauert lange und bringt wenig. Schneller und einfacher ist es, doppelte Inhalte automatisch zu erkennen. Dazu misst man die Ähnlichkeit zweier Dokumente. Das Ergebnis ist eine Liste von Duplikaten. Danach kann je eine Version verworfen oder aus zwei Dokumenten eines gemacht werden.

Wie kann ich doppelte Inhalte automatisch erkennen?

Dazu braucht es die folgenden 4 Schritte:

Schritt 1: Dokumente sammeln

Zuerst müssen Sie wissen, wo überall Infos liegen und in welchem Format. Wikis, gemeinsame Laufwerke und Data Shares sind typische Verdächtige. Bei den Formaten werden Sie es vor allem mit Word, PDF, HTML und im Marketing auch mit InDesign zu tun bekommen. Achten Sie darauf, wie häufig welche Formate genutzt werden. Damit sparen Sie sich im nächsten Schritt Arbeit.

Schritt 2: Inhalt erfassen

Das ist der technisch aufwändigste Schritt. Der Text aller Dokumente muss in eine einheitliche Form gebracht werden. Am besten eignet sich reiner Text ohne Markup oder Layout. Das kann automatisiert passieren. Es gibt Tools, die dabei unterstützen. Gibt es für eines Ihrer Formate keine fertige Lösung, müssen Sie entscheiden: Entweder Sie (oder der Entwickler Ihres Vertrauens) schreiben ein kleines Programm, das den Text extrahiert; oder Sie ignorieren das Format. Was besser ist, hängt davon ab

  • wie oft das Format vorkommt
  • wie wahrscheinlich es ist, dass es Duplikate in diesem Format gibt

Schritt 3: Vektorisieren

In diesem Schritt steckt die Magie, aber nur wenig Arbeit. Computer tun sich zwar schwer, Text zu verarbeiten. Es gibt aber fertige Lösungen für dieses Hindernis. In Python z.B. bringen Pakete wie scikit-learn  oder gensim alles mit, was Sie brauchen. Sie ermöglichen es, mit wenigen Zeilen Code aus Ihren Dokumenten Vektoren zu machen. Und mit Vektoren können Computer sehr gut arbeiten.

Was hier passiert, ist, vereinfacht gesagt: Es wird eine Liste aller Wörter erstellt, die in Ihren Dokumenten vorkommen. Dann wird gezählt, wie häufig jedes Wort im jeweiligen Dokument vorkommt. So wird aus dem Dokument eine Reihe von Zahlen. Diese Zahlen können Sie als Punkt oder Vektor in einem Koordinatensystem verstehen. Ähnliche Dokumente (also solche, in denen dieselben Wörter ähnlich oft vorkommen) liegen nah beieinander.

Tipp: Bevor Sie die Dokumente umwandeln, sollten Sie

  1. Stopwords entfernen. Das sind Wörter, die oft vorkommen aber wenig Bedeutung haben. Dazu gehören etwa Artikel, Bindewörter und Hilfsverben. Es gibt für die meisten Sprachen fertige Listen, mit denen Sie die Stopwords automatisch herausfiltern können.
  2. Zahlen entfernen. Wenn zwei Dokumente bis auf das Datum, eine Telefonnummer oder die Produktversion gleich sind, handelt es sich noch immer um doppelte Inhalte. Ersetzen Sie Zahlen deshalb mit einem Platzhalter.

Schritt 4: Ähnlichkeit messen

Jetzt müssen Sie nur noch den Abstand messen zwischen Ihren Dokumenten. Es gibt verschiedene Messmethoden. Gängig sind:

Unabhängig davon, wie Sie messen, bekommen Sie für jedes Paar von Dokumenten einen Wert. Über Stichproben können Sie leicht herausfinden, ab welchem Wert es sich um Duplikate handelt.

In unseren Projekten verwenden wir die Cosinus-Distanz. Sie liegt zwischen 0 (Dokumente ohne Gemeinsamkeit) und 1 (gleiche Dokumente). Die Erfahrung zeigt, dass es sich ab einer Ähnlichkeit von 0,95 um Duplikate handelt. Meistens fehlen in einer Version zwei kurze Sätze oder einzelne Namen wurden ausgetauscht. Bei Werten zwischen 0,9 und 0,95 sind die Dokumente noch immer sehr ähnlich, aber mit wichtigen Unterschieden, etwa einem zusätzlichen Arbeitsschritt.

Lassen Sie sich von dem Programm, mit dem Sie messen, für jedes Dokument eine Liste der besonders ähnlichen Dokumente geben. So erhalten Sie eine Übersicht über alle Duplikate in Ihrer Sammlung.

Was mache ich jetzt mit den doppelten Inhalten?

Das hängt vom Fall ab:

  • Handelt es sich um unterschiedliche Medien (z.B. Flyer und Prospekt), brauchen Sie vermutlich beide Varianten noch. Sorgen Sie dafür, dass alle Nutzer wissen, dass es mehrere Kopien gibt. Legen Sie z.B. alle Varianten an einem Ort ab oder nutzen Sie Verknüpfungen. Tipp: Die automatische Erkennung von Duplikaten Sie hier darauf hinweisen, falls die Kopien ungewollt voneinander abweichen.
  • Altversionen sollten Sie archivieren oder entfernen. So verhindern Sie, dass jemand versehentlich veraltete Infos nutzt.
  • Entwürfe sollten Sie klar als solche kennzeichnen und evtl. separat ablegen. Endnutzer (egal ob interne oder externe) sollten nur auf final freigegebene Versionen Zugriff haben. So kommt nur geprüfte Info in Umlauf.
  • Ähnliche Dokumente können Sie zu einem einzigen zusammenführen. Das betrifft sowohl Dokumente, die ähnliche Dinge oder Vorgänge beschreiben; als auch Fälle, in denen an mehreren Kopien eines Dokuments weitergearbeitet wurde. Das bringt gleich mehrere Vorteile:
    • Sollten sich etwas ändern, müssen Sie die Inhalte nur an einer Stelle ändern. Sie sparen Zeit und es können keine Widersprüche
    • Es besteht keine Gefahr, dass jemand die Fälle verwechselt, da die Unterschiede klar ersichtlich beieinanderstehen. Das beugt Fehler vor.
    • Da Sie die Zahl an Dokumenten verringern, wird es leichter, das Dokument zu finden, das Sie gerade brauchen. Das spart Zeit.

Fazit

Doppelte Inhalte kosten Zeit und führen zu Fehlern. Sie erzeugen zusätzlichen Aufwand und können verwirren. Nur automatisch können sie zuverlässig und effizient identifiziert werden. Dabei liegt der größte Aufwand darin, den Text aus den Dokumenten auszulesen. Ist das erst geschafft, können Sie in kürzester Zeit unkompliziert eine Übersicht aller Duplikate erstellen. Mit dieser Liste ist es dann leicht, Probleme und Risiken zu erkennen und zu beseitigen.

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Datum: Januar 2022
Autor: Isabell Bachmann
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… mehr als tausend Worte

… mehr als tausend Worte

Wie du die perfekten Abbildungen für deine Fachartikel erstellst

Man kennt das Sprichwort: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. In einem Fachartikel möchtest du deinen Leser*innen (oft komplexe) Informationen so schnell und einfach wie möglich erklären. Abbildungen eignen sich dafür perfekt: Indem du die Informationen in neuer Form verpackst, können sie schneller und einfacher erfasst werden.

Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, wie deine Abbildungen hilfreich, intuitiv und einprägsam werden und dabei gleichzeitig wirklich gut deine Inhalte vermitteln.

 

Abbildung – ja oder nein?

Unser erster Tipp wirkt ob des Themas des Artikels vielleicht etwas unintuitiv, aber: Überlege zu Beginn immer, ob eine Abbildung für den konkreten Fall sinnvoll ist oder nicht.

Abbildungen sind natürlich eine große Hilfe, wenn es darum geht, komplexe Themen zu erklären oder Inhalte einprägsam zu gestalten. Es kann jedoch verlockend sein, sie einfach nur als Blickfänger oder zum „Aufhübschen“ des Artikels zu verwenden. Vermeide lieber Bilder, die der Seite keinen Inhalt hinzufügen. In Fachartikeln verschwendest du so nur Platz und Zeit. Es gibt andere Wege, die Aufmerksamkeit der Leser*innen zu erlangen und Inhalte übersichtlich zu strukturieren. (Unser Artikel Das Auge leiten liefert ein paar Ansatzpunkte).

Andererseits leiden viele Artikel auch am exakt entgegengesetzten Problem. Oft könnte eine Abbildung so manches deutlicher machen, man sucht sie jedoch vergeblich. Wenn du also weißt, dass eine Illustration deinen Artikel wirklich verbessern kann, sehen wir uns an, wie man so eine Abbildung am besten gestaltet!

 

Welche Art von Abbildung?

Jetzt geht es darum, die richtige Art von Abbildung auszusuchen. Bei einigen Inhalten kann das sehr eindeutig sein, oft genug sehen wir aber auch Abbildungen, die nicht optimal für die dargestellten Informationen geeignet sind. Das macht es für Leser*innen schwieriger, sie zu interpretieren und auch als Ersteller*in hat man seine Mühe damit, die Informationen in einem suboptimalen Format unterzubringen. Hier ein paar häufig auftretende Arten von Informationen und die Abbildungen, die am besten dazu passen:

Information

Abbildung

Prozesse, Abfolgen von Ereignissen

Flussdiagramm

Reisestationen / Roadmap

Trichterdiagramm

Kreis- / Raddiagramm

UML

Verbindung zwischen Teilen eines Ganzen

Baumdiagramm

Pyramidendiagramm

Organisationsdiagramm

Verknüpfung oder Gegenüberstellung von Zusammenhängen

Mindmap

Mengendiagramm

Matrix

Numerische Daten

Balkendiagramm

Kuchendiagramm

Liniendiagramm

Netzdiagramm

Benutzeroberfläche einer Anwendung

Screenshot

 

Dies ist natürlich nur ein knapper Überblick. Die Palette der Möglichkeiten ist groß und gerade bei numerischen Daten könnten wir noch viel tiefer ins Detail einsteigen, welche Art von Grafik sich für welche Informationen eignet. Wenn du dir unsicher bist, ist es immer eine gute Idee, sich zuerst einmal anzusehen, mit welcher Art von Grafik andere Autoren eine spezifische Art von Information darstellen.

 

Die Abbildung erstellen

Nachdem du dich für einen Abbildungstyp entschieden hast, ist es Zeit für die tatsächliche Erstellung.

1. Skizze

Wenn es sich nicht um eine sehr einfache Abbildung handelt, erstelle erstmal eine Skizze auf Papier. So kannst du dir vorher ein Bild davon machen, wie die Information am besten dargestellt werden kann, bevor du sie in eine Software überträgst, in der größere Änderungen zeitaufwendig und frustrierend sein können.

Wichtig ist, dabei im Auge zu behalten, wie viele Informationen du in einer einzelnen Abbildung unterbringen möchtest. Ja, Abbildungen sind ein hervorragendes Mittel, um komplexe Informationen darzustellen. Aber wenn die Abbildung selbst nur in einer halben Stunde vollständig zu verstehen ist (oder ohne weitere Erklärungen gar nicht verständlich ist), plane nochmal neu. Vielleicht wäre es besser, mehrere einfachere Grafiken zu verwenden?

Bitte auch ein Teammitglied, sich deinen Entwurf anzusehen. So findest du schnell heraus, ob er leicht verständlich ist. Das hilft, potenzielle Schwachstellen aufzudecken und die Abbildung Schritt für Schritt zu verbessern.

2. Dateiformat

Sobald du einen groben Plan für die Abbildung hast, ist es Zeit, sich für ein Dateiformat zu entscheiden. Damit fällt es leichter, die richtige Software für die Erstellung zu finden.

Bei Fachartikeln fällt die Entscheidung meist zwischen PNG und SVG. Die wichtigsten Vorteile von SVGs gegenüber PNGs sind:

  • Sie sind ohne Detailverlust skalierbar.
  • In fertigen SVGs kann Text beliebig markiert und aus der Grafik herauskopiert werden.
  • Mit Code-Erweiterungen können SVGs animiert oder anders interaktiv gestaltet werden.

Wenn du also besonders große, interaktive oder mit viel Text versehene Abbildungen erstellen möchtest, verwende SVG. Ansonsten kannst du frei zwischen beiden Formaten wählen.

Jede grundlegende Bilderstellungs- und Bearbeitungssoftware kann PNGs erstellen. Die meisten Programme unterstützen heutzutage auch SVG, es lohnt sich aber, dies vor der Erstellung zu überprüfen. So kannst du gegebenenfalls vorher auf eine andere Software umsteigen.

(Wenn du Diagramme erstellst, können dir viele Softwarelösungen auch helfen, diese nicht von Grund auf erstellen zu müssen, indem sie vorgefertigte Bausteine und Automatisierung liefern. Schau dich vor dem Erstellen eines Diagramms also erst mal um, ob dir eine bestimmte Software die Aufgabe leichter machen kann.)

3. Einheitlicher Stil

Wenn du häufiger Abbildungen in deinen Artikeln verwendest, versuche, dich dabei an einen einheitlichen Stil zu halten. Das hilft deinen Leser*innen bei der Orientierung, da sie Elemente leichter wiedererkennen können.

Idealerweise legst du dabei den Stil mit deinen Mitautor*innen in einem gemeinsamen Styleguide fest. So verwenden alle die etablierten Best Practices; das hebt die Benutzerfreundlichkeit eurer Abbildungen und lässt sie professioneller aussehen. (Einheitliches und intuitives Design kann wichtiges Vertrauen bei euren Leser*innen aufbauen.)

4. Sichtbarkeit und Verständlichkeit

Wo wir beim Thema Stil und Design sind: Wie leicht sich deine Abbildung rein visuell erkennen und lesen lässt, kannst du ebenfalls beeinflussen:

  • Manchmal ist größer wirklich besser: Stelle sicher, dass alle Elemente deiner Abbildung groß genug sind, um gut lesbar zu sein. Achte dabei darauf, dass das Bild durch die Einbettung kleiner werden oder auf kleineren Bildschirmen angesehen werden könnte.
  • Kontrast und Schriftarten: Wir betonen es immer wieder, aber es wird nicht weniger wichtig: Wähle einen starken Farbkontrast für gute Sichtbarkeit (objektiv lässt sich das anhand von Webtools für die Bewertung von Kontrasten festmachen) und Schriftarten, die leicht lesbar sind und zu deinem Artikel passen.
  • Beschriftung und Legenden: Vor allem bei Diagrammen, aber auch bei anderen Abbildungen ist es wichtig, dass alles ausreichend beschriftet ist oder eine Legende Symbole erklärt, die nicht eindeutig verständlich sind. Auch die beste Abbildung hilft nicht, wenn sie Fragen offenlässt. Auch hier ist der Rat eines Teammitglieds Gold wert, um Bereiche aufzudecken, die noch nicht selbsterklärend sind.
  • Minimalismus: Halte die Dinge trotzdem so einfach und sauber wie möglich. Finde die richtige Balance aus Information, Ordnung und leerem Raum, damit man beim Lesen der Abbildung nicht überfordert wird.

 

Die Abbildung im Text einsetzen

Deine Abbildung ist fertig! Doch selbst jetzt können noch Probleme auftauchen, wenn sie nicht richtig eingesetzt wird. Hier ein paar weitere Tipps, die du beim Einpflegen der Abbildung in deinen Artikel beachten solltest:

  • Auch hier wieder die Größe: Wir haben bereits bei der Erstellung über die Größe der Abbildung gesprochen. Achte auch beim Einbetten in den Artikel darauf, dass die Grafik auf den verschiedenen Bildschirmgrößen groß genug erscheint. Es kann hier hilfreich sein, größere Bilder zoombar darzustellen, sodass die Leser*innen sie falls nötig im Vollbild betrachten können.
  • Das Bild erklären: Wenn die Abbildung nicht ganz simpel ist, erkläre auch im Text, worum es darin geht. Das hat mehrere Vorteile, die wichtigsten sind jedoch: Die Information ist auch für Hilfsmittel wie Screenreader verfügbar (sodass sie für eine größere Benutzergruppe zugänglich ist) und wird auch durch Suchwerkzeuge erfasst.
  • Alt-Texte verwenden: Je nachdem, mit welchem Publishing-Tool du arbeitest, kannst du auch Alt-Texte für deine Bilder eingeben. Das dient auch einem der eben erwähnten Zwecke: Das Bild wird so für Screenreader verfügbar. Aber auch dann, wenn du das Bild bereits im Text erklärst, ist ein Alt-Text sinnvoll. Falls das Bild aus technischen Gründen nicht angezeigt werden kann, informiert der Alt-Text die Leser*innen trotzdem darüber, was hier zu sehen sein sollte und vermeidet so Verwirrung.

 

Immer schön weiter illustrieren…

Nachdem du nun die perfekte Abbildung für deinen neusten Artikel erstellt hast, lege dein neues Wissen nicht gleich in die Schublade! Nutze es und überlege, welche anderen Artikel von einer Abbildung profitieren könnten oder welche vorhandenen Abbildungen du noch verbessern könntest. Es ist Zeit, das Potenzial von Abbildungen als effektives Werkzeug zur Informationsvermittlung anstatt als überflüssiges Zierelement zu entdecken.

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Datum: Dezember 2021
Autor: Kris Schmidt
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