… mehr als tausend Worte

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Wie du die perfekten Abbildungen für deine Fachartikel erstellst

Man kennt das Sprichwort: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. In einem Fachartikel möchtest du deinen Leser*innen (oft komplexe) Informationen so schnell und einfach wie möglich erklären. Abbildungen eignen sich dafür perfekt: Indem du die Informationen in neuer Form verpackst, können sie schneller und einfacher erfasst werden.

Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, wie deine Abbildungen hilfreich, intuitiv und einprägsam werden und dabei gleichzeitig wirklich gut deine Inhalte vermitteln.

 

Abbildung – ja oder nein?

Unser erster Tipp wirkt ob des Themas des Artikels vielleicht etwas unintuitiv, aber: Überlege zu Beginn immer, ob eine Abbildung für den konkreten Fall sinnvoll ist oder nicht.

Abbildungen sind natürlich eine große Hilfe, wenn es darum geht, komplexe Themen zu erklären oder Inhalte einprägsam zu gestalten. Es kann jedoch verlockend sein, sie einfach nur als Blickfänger oder zum „Aufhübschen“ des Artikels zu verwenden. Vermeide lieber Bilder, die der Seite keinen Inhalt hinzufügen. In Fachartikeln verschwendest du so nur Platz und Zeit. Es gibt andere Wege, die Aufmerksamkeit der Leser*innen zu erlangen und Inhalte übersichtlich zu strukturieren. (Unser Artikel Das Auge leiten liefert ein paar Ansatzpunkte).

Andererseits leiden viele Artikel auch am exakt entgegengesetzten Problem. Oft könnte eine Abbildung so manches deutlicher machen, man sucht sie jedoch vergeblich. Wenn du also weißt, dass eine Illustration deinen Artikel wirklich verbessern kann, sehen wir uns an, wie man so eine Abbildung am besten gestaltet!

 

Welche Art von Abbildung?

Jetzt geht es darum, die richtige Art von Abbildung auszusuchen. Bei einigen Inhalten kann das sehr eindeutig sein, oft genug sehen wir aber auch Abbildungen, die nicht optimal für die dargestellten Informationen geeignet sind. Das macht es für Leser*innen schwieriger, sie zu interpretieren und auch als Ersteller*in hat man seine Mühe damit, die Informationen in einem suboptimalen Format unterzubringen. Hier ein paar häufig auftretende Arten von Informationen und die Abbildungen, die am besten dazu passen:

Information

Abbildung

Prozesse, Abfolgen von Ereignissen

Flussdiagramm

Reisestationen / Roadmap

Trichterdiagramm

Kreis- / Raddiagramm

UML

Verbindung zwischen Teilen eines Ganzen

Baumdiagramm

Pyramidendiagramm

Organisationsdiagramm

Verknüpfung oder Gegenüberstellung von Zusammenhängen

Mindmap

Mengendiagramm

Matrix

Numerische Daten

Balkendiagramm

Kuchendiagramm

Liniendiagramm

Netzdiagramm

Benutzeroberfläche einer Anwendung

Screenshot

 

Dies ist natürlich nur ein knapper Überblick. Die Palette der Möglichkeiten ist groß und gerade bei numerischen Daten könnten wir noch viel tiefer ins Detail einsteigen, welche Art von Grafik sich für welche Informationen eignet. Wenn du dir unsicher bist, ist es immer eine gute Idee, sich zuerst einmal anzusehen, mit welcher Art von Grafik andere Autoren eine spezifische Art von Information darstellen.

 

Die Abbildung erstellen

Nachdem du dich für einen Abbildungstyp entschieden hast, ist es Zeit für die tatsächliche Erstellung.

1. Skizze

Wenn es sich nicht um eine sehr einfache Abbildung handelt, erstelle erstmal eine Skizze auf Papier. So kannst du dir vorher ein Bild davon machen, wie die Information am besten dargestellt werden kann, bevor du sie in eine Software überträgst, in der größere Änderungen zeitaufwendig und frustrierend sein können.

Wichtig ist, dabei im Auge zu behalten, wie viele Informationen du in einer einzelnen Abbildung unterbringen möchtest. Ja, Abbildungen sind ein hervorragendes Mittel, um komplexe Informationen darzustellen. Aber wenn die Abbildung selbst nur in einer halben Stunde vollständig zu verstehen ist (oder ohne weitere Erklärungen gar nicht verständlich ist), plane nochmal neu. Vielleicht wäre es besser, mehrere einfachere Grafiken zu verwenden?

Bitte auch ein Teammitglied, sich deinen Entwurf anzusehen. So findest du schnell heraus, ob er leicht verständlich ist. Das hilft, potenzielle Schwachstellen aufzudecken und die Abbildung Schritt für Schritt zu verbessern.

2. Dateiformat

Sobald du einen groben Plan für die Abbildung hast, ist es Zeit, sich für ein Dateiformat zu entscheiden. Damit fällt es leichter, die richtige Software für die Erstellung zu finden.

Bei Fachartikeln fällt die Entscheidung meist zwischen PNG und SVG. Die wichtigsten Vorteile von SVGs gegenüber PNGs sind:

  • Sie sind ohne Detailverlust skalierbar.
  • In fertigen SVGs kann Text beliebig markiert und aus der Grafik herauskopiert werden.
  • Mit Code-Erweiterungen können SVGs animiert oder anders interaktiv gestaltet werden.

Wenn du also besonders große, interaktive oder mit viel Text versehene Abbildungen erstellen möchtest, verwende SVG. Ansonsten kannst du frei zwischen beiden Formaten wählen.

Jede grundlegende Bilderstellungs- und Bearbeitungssoftware kann PNGs erstellen. Die meisten Programme unterstützen heutzutage auch SVG, es lohnt sich aber, dies vor der Erstellung zu überprüfen. So kannst du gegebenenfalls vorher auf eine andere Software umsteigen.

(Wenn du Diagramme erstellst, können dir viele Softwarelösungen auch helfen, diese nicht von Grund auf erstellen zu müssen, indem sie vorgefertigte Bausteine und Automatisierung liefern. Schau dich vor dem Erstellen eines Diagramms also erst mal um, ob dir eine bestimmte Software die Aufgabe leichter machen kann.)

3. Einheitlicher Stil

Wenn du häufiger Abbildungen in deinen Artikeln verwendest, versuche, dich dabei an einen einheitlichen Stil zu halten. Das hilft deinen Leser*innen bei der Orientierung, da sie Elemente leichter wiedererkennen können.

Idealerweise legst du dabei den Stil mit deinen Mitautor*innen in einem gemeinsamen Styleguide fest. So verwenden alle die etablierten Best Practices; das hebt die Benutzerfreundlichkeit eurer Abbildungen und lässt sie professioneller aussehen. (Einheitliches und intuitives Design kann wichtiges Vertrauen bei euren Leser*innen aufbauen.)

4. Sichtbarkeit und Verständlichkeit

Wo wir beim Thema Stil und Design sind: Wie leicht sich deine Abbildung rein visuell erkennen und lesen lässt, kannst du ebenfalls beeinflussen:

  • Manchmal ist größer wirklich besser: Stelle sicher, dass alle Elemente deiner Abbildung groß genug sind, um gut lesbar zu sein. Achte dabei darauf, dass das Bild durch die Einbettung kleiner werden oder auf kleineren Bildschirmen angesehen werden könnte.
  • Kontrast und Schriftarten: Wir betonen es immer wieder, aber es wird nicht weniger wichtig: Wähle einen starken Farbkontrast für gute Sichtbarkeit (objektiv lässt sich das anhand von Webtools für die Bewertung von Kontrasten festmachen) und Schriftarten, die leicht lesbar sind und zu deinem Artikel passen.
  • Beschriftung und Legenden: Vor allem bei Diagrammen, aber auch bei anderen Abbildungen ist es wichtig, dass alles ausreichend beschriftet ist oder eine Legende Symbole erklärt, die nicht eindeutig verständlich sind. Auch die beste Abbildung hilft nicht, wenn sie Fragen offenlässt. Auch hier ist der Rat eines Teammitglieds Gold wert, um Bereiche aufzudecken, die noch nicht selbsterklärend sind.
  • Minimalismus: Halte die Dinge trotzdem so einfach und sauber wie möglich. Finde die richtige Balance aus Information, Ordnung und leerem Raum, damit man beim Lesen der Abbildung nicht überfordert wird.

 

Die Abbildung im Text einsetzen

Deine Abbildung ist fertig! Doch selbst jetzt können noch Probleme auftauchen, wenn sie nicht richtig eingesetzt wird. Hier ein paar weitere Tipps, die du beim Einpflegen der Abbildung in deinen Artikel beachten solltest:

  • Auch hier wieder die Größe: Wir haben bereits bei der Erstellung über die Größe der Abbildung gesprochen. Achte auch beim Einbetten in den Artikel darauf, dass die Grafik auf den verschiedenen Bildschirmgrößen groß genug erscheint. Es kann hier hilfreich sein, größere Bilder zoombar darzustellen, sodass die Leser*innen sie falls nötig im Vollbild betrachten können.
  • Das Bild erklären: Wenn die Abbildung nicht ganz simpel ist, erkläre auch im Text, worum es darin geht. Das hat mehrere Vorteile, die wichtigsten sind jedoch: Die Information ist auch für Hilfsmittel wie Screenreader verfügbar (sodass sie für eine größere Benutzergruppe zugänglich ist) und wird auch durch Suchwerkzeuge erfasst.
  • Alt-Texte verwenden: Je nachdem, mit welchem Publishing-Tool du arbeitest, kannst du auch Alt-Texte für deine Bilder eingeben. Das dient auch einem der eben erwähnten Zwecke: Das Bild wird so für Screenreader verfügbar. Aber auch dann, wenn du das Bild bereits im Text erklärst, ist ein Alt-Text sinnvoll. Falls das Bild aus technischen Gründen nicht angezeigt werden kann, informiert der Alt-Text die Leser*innen trotzdem darüber, was hier zu sehen sein sollte und vermeidet so Verwirrung.

 

Immer schön weiter illustrieren…

Nachdem du nun die perfekte Abbildung für deinen neusten Artikel erstellt hast, lege dein neues Wissen nicht gleich in die Schublade! Nutze es und überlege, welche anderen Artikel von einer Abbildung profitieren könnten oder welche vorhandenen Abbildungen du noch verbessern könntest. Es ist Zeit, das Potenzial von Abbildungen als effektives Werkzeug zur Informationsvermittlung anstatt als überflüssiges Zierelement zu entdecken.

Haben Sie weitere Fragen? Wir beraten Sie gerne: marketing@avato.net

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Autor: Kris Schmidt
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TeKom Jahrestagung

TeKom Jahrestagung

Auch in diesem Jahr haben wir an der TeKom Jahrestagung teilgenommen. Zum ersten Mal mit einem eigenen Fachvortrag. Unter dem Titel „Wer bist du? Wie die Persönlichkeit eines Chatbots die Usability beeinflusst“ haben wir eine Studie vorgestellt, die wir mit der Uni Würzburg durchgeführt haben. (Mehr zum Thema gibt es im Artikel „Chatbot Persönlichkeit: Freundlicher Smalltalk vs. zielstrebiger Assistent“.) Wegen des großen Interesses wurde der Vortrag live auf Englisch übersetzt.

Die TeKom ist der größte Verband für technische Kommunikation in Europa. Die Tagung fand virtuell vom 9. bis 19.November statt. Insgesamt nahmen 2.600 Personen teil.

Die Macht der Gewohnheit

Die Macht der Gewohnheit

Hast du schon mal eine Website besucht und Schwierigkeiten bei der Navigation gehabt, weil einige Elemente sich nicht dort befanden, wo du sie erwarten würdest oder nicht so aussahen, wie du es gewohnt bist? Vielleicht fehlte das Logo oben links, mit dem man normalerweise zurück zur Anfangsseite navigiert, oder Menüelemente waren ausgegraut und sahen dadurch inaktiv aus.

Navigationsschwierigkeiten in solchen Fällen sind nicht die Schuld der Nutzer*innen – sie treten auf, weil eine Seite nicht zu Erwartungen passt, die wir aus Erfahrung mit anderen Websites aufgebaut haben. Das macht sie weniger intuitiv und wir können uns bei der Navigation nicht auf unsere Erfahrung verlassen.

Die Macht der Gewohnheit sollte man nicht unterschätzen; sie hilft nicht nur beim Navigieren des allgemeinen Layouts einer Website oder App, sondern auch bei deren Inhalt. Wir erwarten einfach, dass bestimmte Elemente ein bestimmtes Aussehen haben und auf bestimmte Weise funktionieren. Wenn sie das nicht tun, fällt es uns schwerer, den Content zu nutzen.

Einige Publikationstools für Fachartikel bieten kaum Optionen zur Gestaltung des Inhalts, andere geben gleich eine breite Palette an Anpassungsmöglichkeiten an die Hand. In diesem Artikel geht es speziell um letztere. Wenn du im Publikationstool deiner Wahl selbst kontrollieren kannst, wie deine Inhalte dargestellt werden, haben wir hier ein paar Tipps, für Gestaltungsentscheidungen. Nutze die Macht der Gewohnheit, um deinen Content für deine Leser*innen besser nutzbar zu machen.

Warum Konventionen so wichtig sind

Mutige neue Ideen, wie du deinen Leser*innen Informationen vermitteln kannst, sind natürlich etwas Gutes. Es gibt aber auch gute Gründe dafür, gewisse Konventionen einzuhalten. Jakob Nielsen von den UX-Forschern NN/g fasst das in seinem Gesetz zur Internet User Experience, Jakob’s Law of Internet User Experience, perfekt zusammen:

„Users spend most of their time on other websites than your website. [Nutzer*innen verbringen nun einmal die meiste Zeit auf anderen Webseiten als deiner.]“

Egal, wie viel Zeit deine Leser*innen mit deinem Content verbringen, die gigantische Zahl anderer Seiten oder Anwendungen, die sie nutzen, wird immer überwiegen. Und dort bilden sich die Nutzer*innen ihr mentales Abbild davon, wie bestimmte Elemente aussehen und funktionieren sollten. Wenn du dich an ihren Gewohnheiten orientierst, hilfst du ihnen dabei, intuitiver durch deinen Content zu navigieren.

Werfen wir also einen Blick auf ein paar Konventionen, an die du dich halten kannst, um die Macht der Gewohnheit für deinen Content einzusetzen.

Symbole

Symbole eignen sich hervorragend als visuelle Abkürzungen oder Ergänzungen zum Text. Wenn du Symbole verwendest, kann es verlockend sein, alle möglichen Symbole für die verschiedensten Konzepte einzuführen. Versuche dabei aber, nicht von den typischen Assoziationen zwischen bestimmten Symbolen und Konzepten abzuweichen.

  • Beschränke dich auf bekannte Symbole wie z. B. den Briefumschlag für E-Mails oder Nachrichten oder den Einkaufswagen für – nun ja, den Einkaufswagen. Vermeide Symbole, die sehr spezifisch für deinen Content sind, denn sie sind für deine Leser*innen nicht intuitiv.
  • Wenn du dir unsicher bist, welches das eingängigste Symbol für ein Konzept ist, schau dir an, was andere Webinhalte am häufigsten verwenden.

Aber Achtung: Nicht jedes Symbol ist selbsterklärend und nicht jedes Konzept ist mit nur einem einzigen Symbol verbunden. Wäge in dem Fall genau ab, ob du nicht auch ohne ein Symbol auskommst, um keine Verwirrung auszulösen. Zusätzlich solltest du deine Symbole immer mit einem Label versehen oder das zugehörige Konzept auch im Text nennen.

Farben

Auch wenn ein firmenspezifisches Farbkonzept für eine elegante und einheitliche Optik sorgt, stehen einige Farben symbolisch für bestimmte Dinge und sollten nicht in anderen Kontexten verwendet werden:

  • Rot und damit verwandte Farbtöne signalisieren Fehler. Deshalb solltest du diese Farben nicht für interaktive Elemente verwenden; diese sehen sonst aus, als würden sie nicht funktionieren. Aber auch andere Elemente können wie Warnungen oder falsche Informationen wirken, wenn du Rot dafür verwendest. Es ist also besser, diese Farbe nur für Warnungen, Fehler und Ähnliches vorzubehalten.
  • Gelb ist ebenfalls eine Warnfarbe, wenn auch nicht ganz so extrem wie Rot. Verwende es am besten in Kontexten, die Vorsicht erfordern. Außerdem kannst du die Farbe nach dem Vorbild der Ampel verwenden, wenn etwas pausiert ist oder sich in einem Zwischenstatus befindet.
  • Grün steht für aktive / verwendbare Elemente sowie für Empfehlungen, richtige Vorgehensweisen und andere positive Assoziationen. Reduziere die Verwendung deshalb auf diese Zwecke.
  • Grau ist unauffälliger als Schwarz oder andere Farben. Es wird daher oft für inaktive oder weniger relevante Elemente verwendet. Verwende es also besser nicht für interaktive Elemente wie Links oder wichtige Texte wie Überschriften.

In unserem Artikel Das Auge leiten haben wir bereits betont, wie wichtig ein guter Farbkontrast ist. Das trifft sowohl auf den Kontrast zwischen Hintergrund und Text zu, als auch auf den Kontrast zwischen Textelementen, die sich unterscheiden sollen. Behalte das im Kopf, wenn du dich für Farben wie Gelb oder Hellgrau entscheidest.

Schriftarten

Deine zentralen Schriftarten sollten leicht lesbar sein und zum übergreifenden Design passen. An manchen Stellen will man aber vielleicht einige Elemente durch eine Schriftart hervorheben. Denk dabei daran, dass einige Schriftarten bestimmte Assoziationen mit sich bringen. Versuche, diese nicht außerhalb dieses Kontextes zu verwenden, damit deine Leser*innen sich auf die Macht der Gewohnheit verlassen können.

  • Schreibmaschinenschrift beispielsweise erinnert an das frühe Computerzeitalter, aber auch an Programmiereditoren, weshalb wir sie zur Hervorhebung von Code empfehlen.
  • Auch wenn sie etwas außerhalb der Komfortzone für Fachartikel liegen, können Handschriften für Entwürfe oder Ideen von Nutzer*innen verwendet werden, da sie an Notizzettel erinnern.
  • Schreibschriften symbolisieren Eleganz und geben der Gestaltung einen altmodischen, romantischen Touch, weshalb sie für Fachartikel ungeeignet sind.

Schriftauszeichnung

Neben der Schriftart hat auch die Auszeichnung bestimmte Konnotationen:

  • Fette Schrift ist vielseitig einsetzbar, wird jedoch meistens verwendet, um die Aufmerksamkeit der Leser*innen auf bestimmte Wörter zu lenken. Verwende diese Hervorhebung also nur für besonders wichtige Elemente.
  • Kursiv wird üblicherweise für Titel von Veröffentlichungen oder Eigennamen (z.B. von Apps) verwendet. Außerdem wird es auch manchmal zur Hervorhebung wichtiger Wörter verwendet. Aufgrund dieser eher losen Definition und der Frage, ob es Sinn macht, zum Beispiel jeden Softwarenamen kursiv zu schreiben oder es ganz sein zu lassen, kann Kursivschrift etwas verwirrend sein. Überlege dir daher gut, ob die Verwendung von Kursivschrift für deine Leser*innen einen eindeutigen Mehrwert hat.
  • Auch die Unterstreichung hat keine klar definierte Anwendung, aber außer einer allgemeinen Betonung kann sie, zusammen mit einer Akzentfarbe, auch Links hervorheben. Achte deshalb darauf, dass du Elemente, die keinen Link enthalten, nicht wie einen Link aussehen lässt. Deine Leser*innen könnten sonst denken, dass es sich um einen kaputten Link handelt.

Links

Wo wir beim Thema sind: Damit Links im Fließtext als solche erkennbar sind, sollten sie sich klar vom umliegenden Text abheben. Aber nicht alle Gestaltungsmöglichkeiten sagen so eindeutig: „Ich bin ein Link“ wie andere.

  • Halte dich an die oben gegebenen Farbempfehlungen. Wenn dein Farbschema es erlaubt, sind Blau und verwandte Farben eine ideale Wahl, da Blau die traditionelle Farbe für Links ist.
  • Wenn die Farbe allein nicht ausreicht, um den Link hervorzuheben, probiere es mit Unterstreichung oder Fettschrift.
  • Um noch stärker zu verdeutlichen, dass ein Element interaktiv ist, stelle sicher, dass der Link und der Cursor ihr Aussehen ändern, wenn die Maus darüber bewegt wird (üblicherweise wird der Link in diesem Fall unterstrichen und der Cursor nimmt die Gestalt einer deutenden Hand an).
  • Überlege dir außerdem, ob es deinen Leser*innen hilft, wenn sie sehen, welche Links sie bereits besucht haben – oft ist die Antwort ja. In diesem Fall sollten die bereits besuchten Links ihre Farbe ändern. (Bei blauen Links ist der Farbwechsel traditionell zu Violett.)

Schaltflächen

Die Erwartungen von Nutzer*innen an Schaltflächen sind ähnlich wie die an Links. Wenn du aussuchen kannst, wie Schaltflächen in deinem Inhalt aussehen, hier ein paar Tipps:

  • Achte auch hier auf die Farbe. Rote Schaltflächen haben üblicherweise Funktionen wie Löschen, Stopp, etc. Grüne Schaltflächen stehen für Start oder Okay. Graue Schaltflächen werden als inaktiv wahrgenommen.
  • Wie Links sollten auch Schaltflächen ihr Aussehen ändern, wenn die Maus darüber bewegt wird. Typischerweise wird die Farbe etwas dunkler (als ob die Schaltfläche heruntergedrückt würde). Andere Veränderungen der Farbe oder der Umrandung und Schattierung können ebenso funktionieren. Auch hier sollte die Maus sich zur deutenden Hand wandeln.

Mach dir nicht zu viele Gedanken – schau einfach, wie andere es machen

Wir haben jetzt nur einige der Elemente beschrieben, mit denen du deine Inhalte für Leser*innen intuitiver und vertrauter gestalten kannst. Je nach Inhalt und Publikationstool können das noch einige mehr sein.

Wenn du dich dabei erwischst, dass du schon viel zu lange über die Gestaltung eines bestimmten Elements nachgrübelst, unterbrich lieber: Wenn du dir zu viele Gedanken machst, kommt am Ende eine übermäßig individuelle Gestaltung heraus, die vielleicht perfekt zu deinem Inhalt passt, aber nicht mehr mit den Erwartungen übereinstimmt, die Nutzer*innen von anderen Seiten und Anwendungen mitbringen.

Betreibe stattdessen lieber etwas Recherche, wenn du dir unsicher bist, wie du ein Element am besten gestalten solltest. Sieh nach, ob es allgemeine Empfehlungen gibt, oder schau dir ein paar andere Seiten und Applikationen an, um zu sehen, wie dort damit umgegangen wird. So baust du schon beim ersten Besuch ein Gefühl der Vertrautheit für deine Leser*innen auf und kannst von der Macht der Gewohnheit profitieren.

Welche anderen Gestaltungsmöglichkeiten sind dir bei deinen Inhalten wichtig und was bietet dein Publikationstool noch so an? Wir sind neugierig, wie du es deinen Leser*innen mit vertrauter Gestaltung leichter machst.

Haben Sie Ideen, Fragen, Anregungen? Sie erreichen uns unter: marketing@avato.net

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Webinar: Wie gut ist dein Wiki?

Webinar: Wie gut ist dein Wiki?

Wie gut ist dein Wiki? In ihrer Bachelorarbeit hat Anna Busch erforscht, wie man die Qualität von Knowledge Bases automatisch messen kann.
Interessieren Sie sich für die Methodik, die Ergebnisse und praktischen Beispiele, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann?
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Was lernen Sie?
  • Aktuelle Entwicklungen, die die Relevanz von Knowledge Management erhöhen
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Ort: Online, kostenfreies Webinar
Datum: 24 November 2021
Zeit: 16 Uhr CET  (10 am EST / 3pm UTC)
Dauer: 1 Stunde
 
 
 
Das Auge leiten

Das Auge leiten

Willkommen zurück zu unserer Reihe über die Optimierung von Fachartikeln für Leser*innenbedürfnisse – wir freuen uns, dass du mehr darüber erfahren willst, wie du die tägliche Arbeit deiner Leser*innen schneller und weniger frustrierend gestalten und das Auge leiten kannst.

Heute geht es uns um die visuelle Gestaltung deiner Texte. Damit meinen wir keine Illustrationen – dazu wird es in Kürze einen weiteren Artikel geben – sondern Strukturierung und Hervorhebungen, die das Auge leiten und so das Überfliegen, Lesen, Verstehen und Merken erleichtern.

 

Gib eine Übersicht

Als Einleitung kannst du deinen Leser*innen eine Übersicht geben; so wie die, die du hier gerade gelesen hast. Sicher, bei manchen Themen und Inhalten ist eine Übersicht eher Platzverschwendung. Aber es lohnt sich, genau zu überlegen, ob dein Artikel eine gebrauchen kann:

  • Sie zeigt deinen Leser*innen, ob sie die Information, die sie suchen, auf dieser Seite oder in diesem Kapitel überhaupt finden, und wenn ja, wo.
  • Sie dient ihnen außerdem zur Vorbereitung auf die nachfolgenden Informationen. Wenn deine Leser*innen beispielsweise wissen, dass nun eine Anleitung für eine bestimmte App folgt, können sie die App bereits zur Hand nehmen und sich mit deren Oberfläche vertraut machen.

Überlege dir bei Fachartikeln oder Anleitungen deswegen folgendes:

  • Wenn dein Artikel etwas länger ist, verwende ein Inhaltsverzeichnis. Idealerweise wird dieses automatisch erstellt und verlinkt direkt die entsprechenden Kapitelüberschriften.
  • Wäge ab, ob eine Zusammenfassung hilfreich ist. In manchen Fällen bietet eine Zusammenfassung keine hilfreiche Information, beispielsweise bei Seiten mit vielen Daten. In anderen Fällen jedoch hilft eine kurze Zusammenfassung am Anfang jeder längeren Schrittfolge den Leser*innen enorm dabei, zu verstehen, was gleich auf sie zukommt.

 

Teile den Text auf

Kommen wir nun zum Hauptteil, dem Herz deines Inhalts. Auch hier gibt es eine Menge Tricks, wie man das Auge leiten kann. Eye-Tracking-Studien zeigen, wie der Blick und damit die Aufmerksamkeit der Benutzer*innen entlang der Elemente einer Seite springt (dabei folgt er üblicherweise dem F-Muster). Du kannst diese Sprungmuster zielgerichtet leiten und passend zu deinen Inhalten ausrichten, sodass deine Leser*innen diese leichter überliegen können, ohne dabei den Faden zu verlieren.

Kurze Absätze

Versuche, deine Absätze kurz zu halten.

Lange Absätze erfordern mehr Aufmerksamkeit, wenn man sie komplett und gründlich lesen möchte, ohne aus Versehen etwas zu überspringen. Bei langen Anleitungen verliert man so immer mehr Konzentration beim Lesen. Das kann zu Fehlern führen, wenn man dadurch wichtige Informationen nicht aufnimmt.

Versuche deswegen, kurze Absätze zu schreiben. Diese sind einfacher zu überfliegen und zu lesen. Es gibt keine einzelne, ideale Länge, die wir empfehlen können, aber sobald auf dem Endgerät mehr als 5-8 Zeilen erscheinen, lohnt es sich, die Absätze aufzuteilen, um das Auge besser zu leiten.

Denk auch daran, dass dein eigener Bildschirm womöglich größer ist als der deiner Leser*innen. Für dich sieht ein Absatz also vielleicht nicht sehr lang aus, aber auf merklich schmaleren Geräten könnte er den ganzen Bildschirm füllen.

Überschriften

Beim Aufspalten von langen Texten lohnt es sich auch, mit Überschriften nicht knausrig zu sein. Sie sind doppelt hilfreich: Sie brechen den Text auf, was eine bessere Orientierung ermöglicht, und dienen auch als Mini-Zusammenfassung.

Außerdem kannst du sie als Anker für Verlinkungen benutzen (nicht nur aus dem Inhaltsverzeichnis heraus).

Listen und Tabellen

Listen und Tabellen sind natürlich ebenfalls gut geeignet, um längere Texte aufzubrechen, denn es liegt in ihrer Natur, Informationen in Häppchen aufzuteilen. Natürlich passt nicht jede Information in eine Liste oder Tabelle. Aber gerade, wenn du einen Absatz schreibst, der…

  • Mehrere Bedingungen
  • Einzelne Schritte
  • Vergleichbare Daten

… enthält, versuchen es stattdessen mit einer Liste oder Tabelle. Diese überfliegen sich viel leichter als lange Fließtexte.

 

Sichtbarkeit

Du kannst das Auge nicht nur durch die Aufteilung des Textes leiten, sondern auch durch sein Aussehen. Natürlich können nicht alle Autor*innen beeinflussen, wie ihre Fachartikel oder andere Inhalte auf verschiedenen Medien dargestellt werden. Aber wenn du Kontrolle über die Textgestaltung hast, findest du hier ein paar nützliche Tipps:

Kontrast

Achte darauf, dass der farbliche Kontrast, z.B. zwischen Schrift und Hintergrund, groß genug ist um einfach lesbar zu sein. So ermüdet der Text das Auge nicht und kostet den Leser keine zusätzliche Konzentration.

Online-Tools wie der Contrast Checker von WebAIM helfen bei der Auswahl. Diese Tools sind auch deswegen besonders nützlich, weil nicht jeder Leser die beste Sehstärke hat. So kannst du den Kontrast nicht nur nach eigenem Ermessen beurteilen, sondern ganz objektiv.

Schriftart

Um deinen Inhalt weniger komplex und leichter lesbar zu gestalten, wirf auch einen Blick auf die Schriftart:

  • Such dir eine Schrift aus, die auch als Fließtext leicht lesbar ist (tob dich z.B. nicht zu sehr mit eleganten Handschriften aus 😉).
  • Verwende insgesamt wenige verschiedene Schriftarten gleichzeitig (z.B. eine für den Fließtext, eine für Überschriften und eine für hervorgehobene Inhalte wie Codebeispiele).

Achte außerdem darauf, dass der Text- und Zeilenabstand groß genug ist, damit alle Leser*innen deinen Text leicht lesen können. Aktuelle Empfehlungen für den Text- und Zeilenabstand sind:

  • Schriftgröße: Mindestens 16px für textlastige Seiten
  • Zeilenabstand: 130 % – 150 %

Abstand

Zusätzlich kannst du mit dem Abstand zwischen den Absätzen und weiteren Elementen spielen, um das Auge besser zu leiten. Hier ist es schwer, eine eindeutige Empfehlung für den idealen Abstand zwischen verschiedenen Arten von Elementen zu geben. Aber wenn deine Seite etwas zu voll und unaufgeräumt aussieht, versuch es mit größeren Abständen.

Dabei musst du dich nicht auf vertikale Abstände beschränken. Auch größere Seitenränder können helfen. Durch die seitlichen Abstände wirkt die Seite weniger voll und die Zeilenlänge wird reduziert. So kann das Auge leichter von Zeile zu Zeile springen. Der Idealwert liegt zwischen 50-60 Zeichen pro Zeile.

 

Hervorheben

An manchen Stellen ist es gut, wichtige oder spezielle Informationen hervorzuheben, damit die Leser*innen sie schneller finden können. Welche Art von Hervorhebung am besten passt, hängt natürlich vom Inhalt ab. Hier ein paar Vorschläge für den Anfang:

Was wird hervorgehoben? Vorschläge für Hervorhebung
Die wichtigsten Schlagworte Fettschrift
Code Schreibmaschinenartige Schriftart, getrennte Absätze und (optional) eine andere Farbe
Richtig-Falsch-Gegenüberstellungen / Empfehlungen Grüne und rote Schriftfarbe oder kleine Symbole (wie ein grünes Häkchen und ein rotes Kreuz)
Warnung vor möglichen Fehlern Warnsymbol oder Hintergrundfarbe (wie gelb oder rot)

Achte dabei darauf, dass du und deine Kollegen einheitliche Hervorhebungen verwenden, um Vertrauen aufzubauen. Wenn verschiedene Artikel einer Wissensdatenbank verschiedene Hervorhebungen nutzen, kann das die Leser*innen verwirren und sie können sich nicht an das Hervorhebungssystem gewöhnen.

 

Zusammenfassung am Ende

Zum Schluss kannst du eine Zusammenfassung der wichtigsten Aussagen des Textes liefern. Wie auch die Übersicht eignet sich die Zusammenfassung nicht für alle Arten von Informationen. Sie ist aber sehr nützlich als Checkliste oder zum schnellen Einlesen in ein Thema.

Um das Auge der Leser*innen deiner Fachartikel zu leiten, denke an Folgendes:

  • Falls nützlich, Inhaltsverzeichnis und Übersicht
  • Den Text durch kürzere Absätze, Überschriften, Listen und Tabellen aufbrechen
  • Sichtbarkeit durch Kontrast, lesbare Schriftarten und Abstände erhöhen
  • Wichtige Punkte konsistent hervorheben
  • Falls nützlich, eine Zusammenfassung am Ende

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Wissen intelligent managen – wie Unternehmen zeitsparend ihre Knowledge Base analysieren können

Wissen intelligent managen – wie Unternehmen zeitsparend ihre Knowledge Base analysieren können

Wir leben in einer Wissensgesellschaft, Wissen ist meist nur einen Klick entfernt. Doch was passiert, wenn die Menge an Informationen zu groß wird? Die relevante Information geht darin unter! Dadurch dauert die Suche nach Wissen lange und ist ermüdend. Am Ende stehen wir womöglich sogar mit der falschen Information da. Hierbei kann es helfen, dass Sie automatisiert die Knowledge Base analysieren!

Unternehmen stehen vor der Aufgabe, die Flut an Informationen zu managen und Wissen an den richtigen Stellen bereitzustellen. Häufig überschreitet der redaktionelle Aufwand dafür jedoch die verfügbaren Ressourcen an Mitarbeitern. Daraus folgen veraltete, falsche und redundante Informationen in der Knowledge Base des Unternehmens. Das führt zu Kosten, z.B. durch längeres Suchen und häufigere Fehler.

Für die Unternehmung ist es also von Vorteil, die Qualität der Knowledge Base zu erhöhen: Einerseits werden dadurch Folgekosten gesenkt. Andererseits kann die erfolgreiche Nutzung von Wissen zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil werden!

Häufig kommt schnell die Frage auf: Wo überhaupt anfangen?

Meist ist den Zuständigen für die Knowledge Base selbst nicht klar, wo Probleme sind. Welche Informationen wichtig und aktuell sind und welche veraltet, falsch oder redundant ist selten eindeutig.

Für eine manuelle Auswertung ist kaum ausreichend Zeit vorhanden: Nehmen wir an, es dauert 10 Minuten einen Überblick der Seite zu erlangen. Bei einer Knowledge Base mit 1.000 Artikeln fällt so bereits ein Workload von mehr als 166 Stunden an!

Es wird deutlich, dass eine händische Analyse – wenn überhaupt möglich – hohe Kosten verursacht. Um den Ist-Stand schnell und günstig zu erhalten, bietet es sich an, dass Sie automatisiert die Inhalte der Knowledge Base analysieren.

Die Inhalte liegen jedoch als Text in menschlicher Sprache vor. Natural Language Processing macht diese für Computer auswertbar. Damit können Inhalte einer Knowledge Base schnell und kosteneffektiv automatisiert analysiert werden.

Entwicklung des Modells – wie man zu aussagekräftigen Ergebnissen kommt

Die Entwicklung eines Modelles, das die Qualität von Informationen einschätzt, läuft in 5 Schritten ab:

  1. Im ersten Schritt identifizieren Sie alle relevanten Daten und machen sie verfügbar. Die meisten Knowledge Bases liefern die Möglichkeit, die einzelnen Artikel als XML- bzw. HTML-Datei zu exportieren.
  2. Als nächstes bereiten Sie die Daten auf und untersuchen, welche Kennzahlen sich aus den Daten berechnen lassen. So kann man z.B. die Lesbarkeit mithilfe des FRE-Scores ermitteln oder aber den Inhalt auf veraltete Benennungen untersuchen. Außerdem lassen sich mit Natural Language Processing Duplikate innerhalb der Knowledge Base erkennen. Aufbauend auf den Erkenntnissen berechnen Sie die Kennzahlen.
  3. Im dritten Schritt bewerten Sie die berechneten Kennzahlen. Welchen spezifischen FRE-Score müssen meine Inhalte erreichen, um als „gut“ bewertet zu werden? So können für jede Kennzahl Werte angegeben werden, die zu Plus- bzw. Minuspunkten bei der Bewertung führen.
  4. Danach übersetzen Sie die Erkenntnisse in ein Python-Skript, welches für jeden Artikel der Knowledge Base einen Score berechnet.
  5. Zum Schluss wenden Sie das Skript noch auf die untersuchte Knowledge Base an und leiten weitere Schritte aus den Ergebnissen ab.

Was sagt mir das Ergebnis?

Nachdem Sie die Knowledge Base des Unternehmens mithilfe des Modells analysiert haben, heißt es, Schlüsse daraus zu ziehen. Das Modell misst für jede Seite einen Qualitäts-Score. Für die gesamte Knowledge Base eines großen Konzerns kann die Verteilung z.B. so aussehen:

Diagramm zur Analyse der Dokumentation

Der Großteil der Artikel bewegt sich im Score-Bereich von -5 bis 4. Einige Artikel erreichen auch sehr gute, bzw. sehr schlechte Werte. Neben dieser Gesamtübersicht liefert die Analyse Details wie die Bewertung eines Artikels zustande kommt.

Diese Ergebnisse bieten eine hohe Transparenz und gute Planungsgrundlage für Knowledge Management Projekte. Damit kann die aktuelle Qualität der Knowledge Base identifiziert werden. Außerdem wird klar, wo es Potential für Verbesserungen gibt. Auch das zeitliche Ausmaß eines Projektes kann genauer bestimmt werden.

Das Modell kann auch zur Erfolgsbewertung von Maßnahmen dienen.

Häufig stehen Unternehmen vor der Herausforderung Knowledge Management Maßnahmen in ihrer Wirksamkeit zu messen und zu bewerten. Das Modell kann zunächst vor Beginn des Projekts und anschließend nach Ende des Projektes auf die Knowledge Base angewendet werden. Im Anschluss können die Ergebnisse dann verglichen werden. So kann die tatsächliche Verbesserung der Qualität bestimmt werden.

Knowledge Base analysieren – Fazit

Durch die anhaltende Informationsflut wird das Thema der computergestützten Analyse von Informationen in Zukunft noch relevanter werden und wird vielfältige Anwendungsfälle liefern.

Wann immer Sie

  • Wissen aus Texten gewinnen wollen,
  • eine sehr gute Doku benötigen,
  • Ihr Unternehmenswissen optimieren wollen

hilft Information Management. Damit ein unternehmensweites Knowledge Management aufgebaut werden. Das ist z. B. die Basis für erfolgreichen Kundenservice, Cloud-Migrationen oder IT Operations.

 

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