ITIM (IT Information Management) ist eine Abkehr von bekannter IT Dokumentation und traditionellem Dokumentenmanagement. Bei einem solchen Paradigmenwechsel stellt sich die Frage: Rechnet sich das kurz-, oder zumindest langfristig, oder entsteht unterm Strich lediglich mehr Aufwand? Gibt es einen positiven Business Case?

Bekanntlich wird in einer Business Case Betrachtung ein bestimmtes Szenario hinsichtlich der Rentabilität einer Investition untersucht. Die Betrachtung dient zur Darstellung und Abwägung der prognostizierten finanziellen und strategischen Auswirkungen der Investition. Der im Folgenden betrachtete ITIM Business Case basiert auf den folgenden Handlungsoptionen:

  • Szenario 1: Weiter wie bisher, den Status-quo fortführen. Erfahrungsgemäß ist dies ein erfolgsarmes Dokumentenmanagement verbunden mit hohen Aufwänden.
  • Szenario 2: IT Information Management einführen.

Business Cases werden vielfach über lange Zeiträume und unter umfangreichen Annahmen gerechnet. Dabei werden neben direkten finanziellen oftmals auch strategische Auswirkungen einbezogen und diese in finanzielle Auswirkungen transferiert. An dieser Stelle wollen wir uns jedoch ausschließlich auf die unmittelbaren finanziellen Auswirkungen konzentrieren. Strategische Verbesserungen und langfristige Kostenoptimierungen sollen nur erwähnt werden, und ihre Auswirkungen an dieser Stelle nicht in die Kalkulation einfließen.

Status Quo: Hohe Aufwände mit der Dokumentation

Dokumentation in der IT ist ein Muss. Allein regulatorische Auflagen erzwingen in Teilen die Dokumentation von IT. Zudem wird der strategische und operative Nutzen in den Unternehmen immer stärker erkannt. Wie aber erfolgt Dokumentation traditionell – warum sind die Aufwände so hoch und der Nutzen gering? Um dies zu erklären reicht ein Blick auf die Art, wie und wann Dokumentation in der Regel entsteht:

  • Dokumentation entsteht spontan und ist eine Reaktion auf stetig neue und wechselnde Einzelanforderungen.
  • Dokumentation ist allenfalls ein Anhängsel an IT Prozesse und IT Operation, statt ein integraler, konzeptionell durchdachter Bestandteil. Sie wird oftmals als nachgelagerte, unwichtige „Rest- oder Strafarbeit“ betrachtet und in der Regel von den Falschen (Neuen / Anfängern) durchgeführt („dokumentieren als Einarbeitung“).

Lassen sich diese Aufwände messen? Wie hoch sind sie, und wie sieht ein typisches Modell aus? Erfahrungen zeigen, dass es kein typisches Modell gibt. Die Bandbreite reicht von „einzelne IT Experten im Team dokumentieren, die anderen steuern bei“ bis zu „alle dokumentieren nebenbei“. Wie hoch die Gesamtaufwände sind, ist schwer zu beziffern. Auswertungen von Zeiterfassung zeigen in Teilen Werte im 2-stelligen Bereich, jedoch ist davon auszugehen, dass Zeitaufwände, die nicht eindeutig zuordenbar sind, teilweise auch auf Dokumentation gebucht werden. Die Erfahrung zeigt, dass sich die tatsächlichen Dokumentationsaufwände fast aller IT Bereiche in einer Bandbreite von 4% bis 8% der gesamten Zeitaufwände der IT Experten bewegen.

Will man hier optimieren, stellt sich die Frage nach den Kostentreibern und Ursachen. Ein wesentlicher Grund liegt im ineffektiven und ineffizienten Vorgehen:

  • Kein Anforderungsmanagement. Es werden unabgestimmt Dokumenten für Einzelzwecke erstellt.
  • In Teilen für den IT Experten schwer nachvollziehbare Anforderungen. Die werden formal erfüllt, wobei die Aufwände für den IT Experten mit zunehmender Komplexität der formalen Kriterien dramatisch steigen.
  • Kein übergreifendes Konzept, Probleme werden auf einzelne IT Experten verlagert. 
  • IT Experten sind in der Regel keine Redakteure, dennoch wird redaktionelles Arbeiten erwartet. Es existiert keine Unterstützung / Guidance in konzeptionellen und redaktionellen Fragen.

Die Frage nach der Qualität der Ergebnisse klassischer Dokumentation soll hier nicht in die finanzielle Business Case Betrachtung mit einbezogen werden. Hier nur die Anmerkung: Sie wird oft als unzureichend empfunden. Die Ursachen liegen in großen Teilen auch in den Gründen der oben beschriebenen Ineffektivität und Ineffizienz. 

Business Case Betrachtung

Wie oben gezeigt, sind die Gesamtaufwände in der klassischen Dokumentation nicht zu vernachlässigen. Je nach Bereich und Umfang machen sie zwischen 4% und 8% der gesamten IT Personalaufwände aus. ITIM soll die Aufwände nun auf Seiten der IT Experten deutlich reduzieren, ohne dass die Zusatzaufwände für Information Management und Programm Management in gleichem Maße steigen.

Kostenpositionen

Die Kostenpositionen, die in dieser Business Case Betrachtung einander gegenübergestellt werden sollen, beziehen sich also ausschließlich auf direkte Personalaufwände in beiden Szenarien. Im Einzelnen sprechen wir von:

  • Investitionskosten: Jedes ITIM Projekt / Programm erfordert in einer ersten Phase, dem Planning & Setup, Mehraufwände.
  • Ongoing reduzierte Dokumentationsaufwände IT Spezialisten: IT Spezialisten werden weiterhin benötigt, ihre zeitlichen Aufwände sinken aber deutlich.
  • Ongoing Programm- / Projektkosten: Langfristig ersetzt ITIM die klassischen Dokumentationsaufwände, doch selbstverständlich gibt es Aufwände in Maintenance und Operation.

Den Kostenpositionen im ITIM stehen die Kostenpositionen im klassisches Dokumentenmanagement gegenüber. Dies sind im Wesentlichen die Dokumentationsaufwände von IT Spezialisten.

Außerhalb der Betrachtung stehen hier die Aufwände im klassischen Dokumentenmanagement für Release und Dokumentenmanagement, da sie nur schwer quantifizierbar sind. Im ITIM Ansatz entfallen diese vollständig. Zudem sollen die Zeitverluste in der Informationsbeschaffung, der Koordination sowie der Freigabeprozesse im klassischen Dokumentenmanagement außer Betracht bleiben.

Kostenersparnis

Nach dem Blick auf die Kostenpositionen: Woraus ergibt nun die Kostenersparnis eines ITIM Ansatzes? Im Wesentlichen entsteht die Kostenersparnis an der erheblichen Reduktion von Dokumentationsaufwänden auf Seiten der IT Experten. Dies resultiert aus zwei wesentlichen Komponenten:

  • Der Einsatz von ITIM Redakteuren reduziert Dokumentations- / Informationsbereiche der IT Experten auf das Wesentliche. IT Experten erstellen mit Hilfe der Redakteure maximal noch 50% des ursprünglichen, traditionellen Umfangs von Dokumenten/Information.
  • ITIM Redakteure entlasten den IT Experten in der redaktionellen und konzeptionellen Arbeit. Der IT Experte benötigt aufgrund von ITIM maximal noch 50% des Zeitaufwandes pro Einheit. Zusammengerechnet mit den Aufwänden des Redakteurs sind dies maximal 70% des vorherigen Aufwandes.

In Summe reduziert sich langfristig der Gesamtaufwand im (Szenario 2: IT Experten + Information Management) auf maximal 50% der zeitlichen Aufwände im klassischen Dokumentenmanagement (Szenario 1: Status Quo).

Und was muss man anfänglich investieren? Wie lange dauert die Investitionsphase? Natürlich stehen am Anfang die initialen Investitionskosten für das ITIM Projekt- / Programm-Setup. Höhe und Dauer ist wesentlich abhängig von Umfang und Ansatz (Professionalität) des ITIM Projektes / Programms. Im weiteren Verlauf zeigen wir Ihnen eine beispielhafte Business Case Rechnung.

Jährliches Kosteneinsparungspotential, RoI

Wie beschrieben – die Aufwände für ITIM und das Einsparungspotential pro Jahr hängen selbstredend vom Umfang der IT, der einbezogenen Bereiche, sowie den aktuell betriebenen Aufwänden für klassische Dokumentation ab. Um eine Vorstellung zu bekommen, möchten wir verschiedene Beispiele und deren Investition, das Einsparungspotential und Return on Invest vorstellen. Die Parameter sind:

  • Personal: Anzahl der IT Experten, die im betrachteten Bereich tätig sind. Hier stellen wir Beispielrechnungen für 50 und 250 Experten vor.
  • Prozentualer, zeitlicher Aufwand: Zeitlicher Aufwand, den IT Experten im klassischen Modell mit Dokumentation verbringen. Hier stellen wir Beispielrechnungen für 4% und 8% der Gesamtaufwände vor.

 

Wie in der Grafik dargestellt, verschiebt sich der RoI mit steigender Zahl der IT Mitarbeiter selbstverständlich weiter nach hinten, wobei im Anschluss auch die jährlichen Einsparungen höher liegen. In kleineren Umgebungen kann der RoI bereits nach knapp 2 Monaten eintreten. Werden die Risiken für einen positiven RoI in größeren Umgebungen als zu hoch angesehen, und soll die einzelne Investition gering ausfallen, kann ein größerer IT Bereich in kleinere Teile heruntergebrochen werden und Teil für Teil sequentiell abgearbeitet werden.

ITIM Projektphasen

ITIM Projekte durchlaufen mehrere Phasen bis sie in einem Regelbetrieb klassische Dokumentation und Dokumentenmanagement ablösen. Mit Blick auf den Business Case sind dies 3 Phasen:

  • Phase I – ITIM Planung: Die klassische Dokumentation kann unverändert weitergehen, das Projekt- / Programm-Management werden aufgesetzt.
  • Phase II – ITIM Setup: ITIM Ansätze und Methoden werden in der Organisation verankert, Information Manager beginnen den Prozess zu steuern. In ersten Bereichen wird die klassische Dokumentation beendet und/oder durch ITIM ersetzt.
  • Phase III – Implementierung: Alle Vorgehensmodelle und Methoden sind festgelegt, Informationsstruktur und Tools sind definiert, und ITIM ist in der IT Organisation vollständig verankert. Der gesamte Prozess ist verschlankt, strukturiert und durch Information Manager gesteuert.

Gehen wir von einem mittleren Szenario von 150 IT Mitarbeitern und durchschnittlich 6% der Zeitaufwände für Dokumentation aus, ergibt sich folgende Grafik:


Strategische Aspekte und Nutzen 

Strategische, nicht-monetären Vorteile von ITIM wurden bisher nicht erwähnt. Wie bereits angedeutet, werden wir bei den strategischen Vorteilen nicht ins Detail gehen, sondern lediglich einen Überblick vermitteln. Sie umfassen im Wesentlichen alle Bereiche der heutigen IT:

  • Risk Analysis: Risiken (schneller) erkennen
  • Ermöglichen von Service Transformation (Cloud)
  • Ermöglichen von Service Transition
  • Basis für Service Optimierung.

ITIM ist ein Muss!

Fazit: IT Information Management ist ein Muss. Bei geringen Investitionen und einem RoI bereits nach wenigen Monaten werden sehr schnell direkte Kosteneinsparungen erzielt und die strategischen Optionen für die IT verbessert.

Business Case ITIM (IT Information Management) (PDF)
IT Information Management ist ein Muss. Bei geringen Investitionen und einem RoI bereits nach wenigen Monaten werden sehr schnell direkte Kosteneinsparungen erzielt und die strategischen Optionen für die IT verbessert.

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Impressum: 
Datum: November 2017
Autoren: Gregor Bister, Jennifer Gitt
Kontakt: marketing@avato.net
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