IT Informationsmanagement 4.0

Wie hoch sind Ihre Reibungsverluste im Informationstransfer?

Teams haben eigene Informationssilos; der Austausch von Informationen zwischen Teams erfolgt willkürlich.

 

Wir beleuchten im Folgenden den Begriff DocOps und geben Anregungen für ein professionelles IT Informationsmanagement.

Die Arbeitsweise von Organisationen wird in unserer Zeit auf den Kopf gestellt. Mit der Integration von Development und Operations (DevOps), wurde in der IT ein Verständnis davon entwickelt, wie entscheidend es ist, Teams aufzustellen, die Blickwinkel und Wissen aus verschiedenen Bereichen mitbringen und eng zusammenarbeiten.

DocOps baut auf diese Erfahrung und betrachtet die Komponente des Informationsmanagements. Dabei steht DocOps als Schlagwort für einen Wandel im Mindset. DevOps Teams werden erweitert, indem man Informationsmanagement hinzufügt. Dieser neue Skill soll dem Umstand entgegenwirken, dass in DevOps Teams zumeist nicht kontinuierlich dokumentiert, sondern nur „single purpose documents“ erstellt werden. Diese Dokumentationsanforderungen werden willkürlich in den Teams verteilt, ohne ein Konzept für notwendige Qualifikationen und Ziele für die Ausführung dieser Aufgabe. Durch DocOps werden diese Aufwände transparent, planbar und durch Experten gemanagt. Einfach gesagt ist DocOps die notwendige Konsequenz aus DevOps.

Der DocOps Ansatz wurde aus der Technischen Redaktion entwickelt, um ihr Wissen in die moderne (agile) Methodik einfließen zu lassen. Das Know-how und die Werkzeuge der technischen Redaktion füllen diese Lücke im Umfeld von DevOps: Wie können Informationen kontinuierlich auf effiziente, einfache und professionelle Weise allen zur Verfügung gestellt werden?

Und wie können zudem innerhalb des Teams die Dokumentationsaufwände sogar noch reduziert werden?

 

Überblick

Bevor wir auf die Details und Unterschiede zwischen traditioneller und kontinuierlicher Dokumentation eingehen, werfen wir einen Blick auf die Definition von „DocOps“ sowie auf die Schlüsselprinzipien dahinter.

 

Definition

Eine sehr gute Definition von DocOps hat Mary Connor in ihren Interviews, Präsentationen und ihrer Website geliefert (siehe „Links“).

Bei DocOps geht es darum, ein kontinuierliches Dokumentieren (Continuous Documentation) zu etablieren um DevOps (Continuous Delivery) erfolgreich zu machen. Dazu sollen in interdisziplinären Teams sowohl Abteilungen als auch Anwender in den Prozess der Dokumentationserstellung integriert werden. Idealerweise soll eine neue Rolle „Information Manager“

  • sämtliche Dokumentationsanforderungen verwalten
  • die Erstellung und Wartung von Informationen steuern
  • Informationen auf einem standardisierten Portal verfügbar machen.

 

Schlüsselprinzipien

  • Kollaboratives Informationsmanagement
    Die Erstellung von Informationen erfolgt kollaborativ. Information und Produkt sind eins und werden nicht losgelöst voneinander betrachtet. Informationen werden inkrementell erstellt und sind direkt verfügbar.
  • Aggregation
    Die Informationen liegen zentral. Der Zugriff darauf ist über Rechte und Rollen geregelt. Zumindest lesend kann jede*r in der Organisation darauf zugreifen.
  • Anwenderintegration
    Die Anwender*innen haben Einfluss auf den Content, direkt oder indirekt werden so Informationen laufend aktualisiert und verbessert.

 

Von klassischer Dokumentation zu DocOps Informationsmanagement

Im Folgenden soll anhand von 2 Grafiken der Unterschied zwischen traditioneller und DocOps-Vorgehensweise beschrieben werden.

 

Beispiel aus der Technischen Dokumentation

1. Traditionelle Vorgehensweise

In der Technischen Redaktion arbeiten Technische Autoren, die den Inhalt verschiedener Informationsbereitsteller (Information Provider) vielen Stakeholdern (Information User) zur Verfügung stellen müssen. Die Ablage, Erstellung und Verteilung dieser Informationen ist nicht zentral geregelt und wird in Teams unterschiedlich gehandhabt. Teams haben eigene Informationssilos wie SharePoint, Netzlaufwerke oder digitale Boards. Nur in der Redaktion kommen alle Informationen zusammen, um daraus Dokumente (z.B. Handbücher) zu erstellen. Die Verteilung der Infos ist extrem aufwändig und es ist nicht sichergestellt, dass immer nur die aktuellen Informationen verwendet werden, oder dass alle Teams auf dem gleichen Wissenstand sind, da sie keinen Zugriff auf das zentrale Content Management haben und auf Zulieferungen von der Redaktion angewiesen sind. Das Erstellen und Verteilen dieser Dokumente ist für die meisten Redaktionen zeitaufwändig. Aus unserer Erfahrung betreffen diese Aufwände je nach System bis zu 10% der Arbeitszeit.

 

2. Wie könnte es mit DocOps aussehen?

Durch DocOps ist das Informationsmanagement klar geregelt. Es existiert eine einheitliche Plattform wo alle Informationen zum (Software-)Produkt liegen. Die Erstellwege sind durch Rollen und Zugriffsrechte standardisiert. Die Verbreitung der Informationen passiert automatisiert über Metadaten, Informationen müssen nicht als Dokumente produziert und verteilt werden. Die Mitarbeiter*innen sind in der Lage, sich eigenständig im Portal zu informieren und Informationen bei Bedarf zu exportieren (z.B. PDF).

Technische Autoren werden in diesem Umfeld zum Information Manager (IM). Dieser ist dafür verantwortlich, dass die Informationen der Teams strukturiert und zentral verfügbar sind. Ein IM ist außerdem für Sprachqualität, Übersetzungen und Wartung von Information (Information Governance) verantwortlich. Zudem stellt der IM erforderliche Informationssysteme für Stakeholder (Kunden, Lieferanten) zur Verfügung. In den neuesten cloudbasierten Applikationen geht das über ein automatisiertes Deployment durch Metadaten und stellt so nur sehr geringe Aufwände dar.

 

Entwickler sollen dokumentieren?!

Einer der größten Widerstände liegt hier in der Vorstellung, dass für Nicht-Redakteur*innen neue Dokumentationsaufwände entstehen. In unseren Projekten zeigt sich, dass das Gegenteil der Fall ist. An der Stelle machen Fachexperten nichts, was sie nicht eh schon tun würden. Nur eben anders, in einem anderen Setup und Tool. Und am Ende des Tages wird das dazu führen, dass Fachexperten wie Entwickler erheblich weniger Dokumentationsaufwände haben und durch DocOps effizienter ihren eigentlichen Job machen können.

 

Links

Einen guten Überblick über das Thema geben die folgenden Seiten:

 

Fazit

DocOps ist ein Beitrag zur Professionalisierung des Informationsflusses. Es ermöglicht allen Beteiligten eine Konzentration auf Ihre Kernaufgaben.

Durch die Einführung von neuen Qualifikationen rund um das Thema Informationsmanagement in DevOps werden Anforderungen und Aufwände sichtbar und dadurch steuerbar. Diese Transparenz und Professionalisierung durch aktuelle und zuverlässige Information auf einer zentral gesteuerten Plattform unterstützt alle Mitarbeiter effizienter zu werden. So ist DocOps ein Schlüsselfaktor im DevOps Umfeld, der entscheidend zu besseren Lösungen beiträgt.

Wir freuen uns über Ihre Kommentare und Anregungen und beantworten gerne Ihre Fragen. Auch wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie DocOps mit der avato Lösung iPortal umsetzen, kontaktieren Sie uns unter av-itim@avato.net.

 

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Impressum: 
Datum: Oktober 2019
Autor: Martin Lieneke
Kontakt: av-itim@avato.net
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