Sparen Sie bis zu 75%

IT Information Management (ITIM) ist eine Abkehr von bekannter IT Dokumentation und traditionellem Dokumentenmanagement. Bei einem solchen Paradigmenwechsel stellt sich die Frage: Rechnet sich das kurz-, oder zumindest langfristig? Oder entsteht unterm Strich lediglich mehr Aufwand? Gibt es einen positiven Business Case?

Im Folgenden betrachteten wir den ITIM Business Case anhand von zwei verschiedenen Beispielen:

  1. Anwendungsdokumentation
  2. Dokumentation für eine Service Transition

… und durch den Vergleich zweier Handlungsszenarien:

  1. Dokumentation auf die traditionelle Art und Weise (Unabgestimmtes, nachgelagertes Erstellen von „Single Purpose Documents“ durch technische Experten)
  2. Einsatz von IT Information Management.

Spoiler: Der Einsatz von Information Management führt zu enormen Einsparungen. Dieser Artikel wird sich damit befassen, woraus diese Einsparungen resultieren.

Business Cases werden meist über lange Zeiträume und unter umfangreichen Annahmen gerechnet. Dabei werden neben direkten und messbaren finanziellen Parametern oftmals auch strategische Auswirkungen einbezogen, wodurch dann oftmals erst ein positiver Business Case entsteht. Das soll an dieser Stelle bewusst nicht geschehen. Es sollen ausschließlich direkt messbare Faktoren einbezogen werden. Strategische Verbesserungen und langfristige Kostenoptimierungen werden nur erwähnt, auch wenn diese langfristig den eigentlichen Nutzen von IT Information Management darstellen.

 

1.1   Zeitaufwand beim Dokumentieren um 75% reduzieren

Doch wie? Betrachten wir, wodurch stets hohe Zeitaufwände entstehen. Genau hier setzt die Reduktion an. Dokumentiert wird von IT Experten und die Reduktion resultiert im Wesentlichen aus zwei Komponenten:

  1. Sie dokumentieren nur noch, was benötigt wird. Dadurch sparen sie die Hälfte des Zeitaufwands für Dokumentation. Information Managers steuern den Prozess. Nichts Überflüssiges wird dokumentiert. Es gibt keine Redundanzen mehr.
  2. Jeder tut das, was er am besten kann. Das spart von der Hälfte nochmal die Hälfte (vgl. Graphik). Technische Experten konzentrieren sich auf kleine Information Units – nicht auf die Erstellung umfangreicher Dokumente und auch nicht auf Formulierungen, Formate oder Grafiken. Das können Information Managers besser.

(Schauen Sie auch das Video zum Business Case [02:20 min])

In Summe reduziert sich der Gesamtaufwand durch IT Information Management, also IT Experten plus Information Management, um mindestens 75% gegenüber dem zeitlichen Aufwand bei der traditionellen Vorgehensweise.

Was machen Information Managers anders?

Information Managers sind spezialisiert auf redaktionelles Arbeiten und das Erstellen von Graphiken, Videos, Audios und Prozessübersichten. Sie kennen sich mit den entsprechenden Werkzeugen sehr gut aus, was zu einer hohen Produktivität führt. Diese wird weiter gesteigert durch das Verwenden von Templates und gelernter Vorgehensmodelle und Methoden. Bei avato haben Information Managers außerdem zusätzliche Trainings durchlaufen – unter anderem ITIL Foundation, sowie die Zertifizierung zum Certified Information Professional (CIP).

 

1.2   Was kostet traditionelles Dokumentieren?

Bis zu 75 % der laufenden Aufwände für traditionelle Dokumentation können eingespart werden. Wie hoch sind diese jedoch? Je nach Bereich und Anforderung machen sie im Tagesgeschäft erfahrungsgemäß zwischen 4% und 8% der Arbeitszeit von IT-Personal aus. War harmlos klingt, summiert sich am Ende. Zudem gibt es Sonderanforderungen für Dokumentation, beispielsweise bei einem anstehenden Audit oder einer Service Transition. Hier liegt der Anteil der für Dokumentation aufgewendeten Arbeitszeit nicht mehr bei 6%, sondern phasenweise schnell bei mindestens 25 %.

 

1.3   Initiale und laufende Kosten – ITIM vs. Traditionelle Dokumentation

Wie hoch sind die initialen und laufenden Kosten für ITIM? Die schnelle Antwort lautet: Kommt darauf an! Die ausführliche Antwort: Wissen Sie bereits, wo Sie anfangen wollen und wo der Schuh am meisten drückt? Kennen Sie Ihre Ziele und können Sie Accountables und Responsibles* benennen? Können Information Manager auf diese in ausreichenden Umfang zugreifen?

Wenn Sie hierauf bereits Antworten haben, werden das in Abhängigkeit vom Dokumentationsumfang wenige Tage bis einige Wochen sein.

Die folgenden Beispiele zeigen wie der Business Case konkret aussehen könnte.

 

Beispiel 1: Anwendungsdokumentation

Wegen regulatorischer Auflagen soll eine technische Dokumentation für eine Anwendung mit bis zu 10 Umgebungen erstellt werden. Das aktuelle Team für Entwicklung und Betrieb umfasst 26 Personen, davon sind die Hälfte externe Mitarbeiter.

Voraussetzung: Der Accountable für die Anwendung ist einbezogen und er kann alle Responsibles (fachlich Verantwortliche) benennen, alle sind ausreichend verfügbar und können jeder in Summe 1 Arbeitstag investieren. In diesem Fall ist das ITIM für die Anwendung nach einer Woche aufgesetzt und die Reduktion der Aufwände würde in der zweiten Woche greifen.

Mit dem Einsatz von ITIM sparen Sie monatlich 7.000 EUR (die Details zur Rechnung befinden sich im Anhang).

 

Beispiel 2: Dokumentation für eine Service Transition

Ein Service soll an einen Service Provider ausgelagert werden. Zur Vorbereitung der Service Transition müssen Ihre ITSM Prozesse und technische Umgebungen beschrieben werden. Außerdem ist die Erstellung einiger Work Instructions und How-To‘s erforderlich. Ihr aktuelles Team umfasst 26 Personen, davon sind die Hälfte externe Mitarbeiter.

Auch hier gilt wieder: Der Accountable für den Servicebereich ist einbezogen und er kann alle Responsibles benennen, alle sind ausreichend verfügbar und können in Summe je 2 Tage investieren. In diesem Fall ist das ITIM für die Transition nach drei Wochen aufgesetzt und die Reduktion der Aufwände würde in der vierten Woche greifen.

Mit ITIM sparen Sie bei der Investition in eine Dokumentation, die Ihnen nicht nur die Transition ermöglicht, sondern die langfristig nutz- und wartbar ist, 42.200 EUR (die Details zur Rechnung befinden sich im Anhang).

 

⚠  In den Beispielen wurde mit Annahmen gerechnet. Die Aufwände für ITIM und das Einsparungspotential hängen selbstredend neben dem Umfang der IT und der einbezogenen Bereiche auch von den aktuell betriebenen Aufwänden für die traditionelle Dokumentation ab.

 

Welcher Zeitpunkt ist der beste? Wann ist ITIM ein Muss?

In diesen 4 Szenarien führt der Weg zum Erfolg nicht am Information Management vorbei:

1. Ihre externen Mitarbeiter dokumentieren auf die traditionelle Arte und Weise.
Starten Sie mit ITIM, um die Anzahl der externen Mitarbeiter reduzieren zu können.

2. Sie haben einen Backlog in Ihren IT Projekten.
Starten Sie mit ITIM, um nicht zu viel Zeit für den Dokumentationsteil zu verlieren.

3. Der Support für Ihre Experten ist extern und viel zu teuer.
Minimieren Sie den Bedarf nach externem Support durch eine hochwertige Informationsplattform.

4. Sie haben einen Backlog in der Dokumentation.
Starten Sie ITIM um die Vorteile von Spezialisierung zu nutzen. Der Blacklog wird in Kürze verschwinden.

 

Zusammenfassung

Information Management bietet in der IT ein großes Einsparungspotenzial bei Dokumentationsaufwänden. Hierfür gibt es zwei Gründe: Zum einen wird nur noch das dokumentiert, was wirklich benötigt wird. Niemand dokumentiert für sich und unter Umständen das gleiche wie sein/e Kollege/in. Der Dokumentationsprozess ist übergreifend gesteuert. Zum anderen resultiert eine hohe Ersparnis daraus, dass jeder das tut, was er/sie am besten kann. Die IT Experten steuern Informationen bei, und Information Managers steuern den Prozess und kümmern sich um Templates, Methoden, Sprache, und Formate. Unterm Strich spart der IT Experte 75% der Zeit, die er ohne ITIM zum Dokumentieren benötigt. In bestimmten Situationen führt jedoch ohnehin kein Weg an IT Information Management vorbei.

 

Appendix

Beispiel 1: Anwendungsdokumentation

Wegen regulatorischer Auflagen soll eine technische Dokumentation für eine Ihrer Anwendungen mit bis zu 10 Umgebungen erstellt werden.

Ihr Team umfasst 26 Personen, davon sind die Hälfte externe Mitarbeiter.

Ihre Kosten für Traditionelle Dokumentation

Der monatliche Aufwand für traditionelle Dokumentation beträgt:

  • 6 % der Projekt-/Arbeitszeit: in Summe 28 PT
  • Monatliche Kosten: 525 EUR (26 * 650 EUR * 18 * 6 %)
    (durchschnittlich 18 PT pro Person pro Monat; 800 EUR externer Tagessatz, und 500 EUR Kosten für interne Mitarbeiter)

Mit ITIM Sparen Sie 7.000 EUR pro Monat

Während der Umstellung von traditioneller Dokumentation auf Information Management investiert jedes Teammitglied einen Arbeitstag (= 26 Tage).

Ihre einmaligen Investitionskosten: 26 * 650 EUR = 16.900 EUR.

Nach erfolgreicher Umstellung auf ITIM spart Ihr Team bis zu 75 % der traditionellen Dokumentationsaufwands. Das ist eine Reduktion um 21 PT.

Die Aufwände für Information Management liegen bei ca 5.900 EUR pro Monat.

Ihre Investition für eine langfristig nutz- und wartbare Dokumentation beträgt einmalig 16.900 EUR.

Nach der Umstellung auf ITIM sparen Sie monatlich 7.000 EUR.

 

Beispiel 2 – Dokumentation für Service Transition

Ein IT Service soll an einen Service Provider ausgelagert werden. Zur Vorbereitung der Service Transition müssen Ihre ITSM Prozesse und technische Umgebungen beschrieben werden. Darüber hinaus ist die Erstellung einiger Work Instructions und How-To’s erforderlich.

Ihr Team umfasst 26 Personen, davon sind die Hälfte externe Mitarbeiter.

Ihre Kosten für Traditionelle Dokumentation

Im normalen Tagesgeschäft verwendet jedes Ihrer Teammitglieder 6 % seiner Zeit zum Dokumentieren. Entsteht jedoch eine umfangreiche Dokumentationsanforderung, erhöht sich der Aufwand für gewisse Zeit (hier 1 Monat) auf 25% der Arbeitszeit.

Ihr Aufwand auf traditionelle Dokumentationsweise beträgt:

  • 25 % der Projekt-/Arbeitszeit: in Summe 117 PT
  • Kosten: 18.525 EUR (durchschnittlich 18 PT pro Person pro Monat; 800 EUR externer Tagessatz, und 500 EUR Kosten für interne Mitarbeiter 26 * 650 EUR * 18 * 25 %)

Ihr einmalige Dokumentationsaufwand ohne ITIM sind 117 Tage. Das entspricht ca. 76.000 EUR.

Mit ITIM sparen Sie 42.000 EUR

Jedes Ihrer Teammitglieder investiert 2 Tage, das sind in Summe 52 PT. Mit ITIM liegt ihr einmaliger Dokumentationsaufwand demnach bei 33.800 EUR (800 EUR externer Tagessatz, und 500 EUR Kosten für interne Mitarbeiter).

Ihre Investition für eine Dokumentation, die Ihnen nicht nur die Transition ermöglicht, sondern die langfristig nutz- und wartbar ist beträgt 33.800 EUR. Sie sparen 42.200 EUR.

 

⚠  In den Beispielen wurde mit Annahmen gerechnet. Die Aufwände für ITIM und das Einsparungspotential hängen selbstredend neben dem Umfang der IT und der einbezogenen Bereiche auch von den aktuell betriebenen Aufwänden für traditionelle Dokumentation ab.

 

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Impressum: 
Datum: November 2019
Autor: Jennifer Gitt
Kontakt: marketing@avato.net
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