Informationen steigern Effektivität und Effizienz

Es gibt zahlreiche Definitionen von IT Governance und von deren Aufgaben. Wir legen für unsere Betrachtung der Aufgaben und der Ziele von IT Governance Folgendes zugrunde: IT Governance stellt sicher, dass die IT die Unternehmensstrategie und -ziele unterstützt.

Unter IT werden diesem Zusammenhang zum einen alle Anwendungen und zum anderen die gesamte IT- und Anwendungsinfrastruktur verstanden – und darüber hinaus die Organisation der IT sowie die Prozesse zur IT Nutzung und zur Erbringung von IT Leistungen. IT Governance ist demnach ein komplexes Aufgabenspektrum.

Wie kann IT Information Management (ITIM) unterstützen? In welchen Bereichen sind durch die Einführung von ITIM schnell hohe Effektivitäts- und Effizienzgewinne zu erwarten? Wie kann ITIM einen Beitrag zum IT Risk Management leisten?

Zugespitzt formuliert wollen wir uns anschauen, an welchen Stellen aktuelle, ausreichende und zuverlässige Information die Bereiche der IT Governance verbessern können.

IT Organisationen sind darauf ausgerichtet, den IT Betrieb zu optimieren sowie Projekte „in time“, „in quality“ und „in budget“ abzuwickeln. IT Information Management ist ein wesentlicher Baustein, um den IT Betrieb sowie IT Projekte zu optimieren und die Effizienz von IT zu steigern. IT Information Management ist aber auch eine wichtige Komponente, um die Effektivität von IT zu verbessern – also daran zu arbeiten, dass IT das richtige tut und die richtigen Entscheidungen zügig getroffen werden können.

Warum steckt im Information Management so viel Potenzial? IT Infrastrukturen und Anwendungen werden immer komplexer. Viele Bereiche der IT verstehen die technischen Zusammenhänge nicht mehr vollständig. Wenig ist ausreichend dokumentiert und die Planung und Abstimmung von Änderungen erfordern die Beteiligung zahlreicher Experten. Das Wissen existiert in den Köpfen. Selbst einfache Änderungen erfordert die umfangreiche Abstimmung vieler Einzelner. Auch wenn die IT in Teilen agil arbeitet – neue oder geänderte Geschäftsanforderungen können nur zögerlich umgesetzt werden.

Schneller, besser und günstiger! Effizienz steigern.

Die Effizienz von IT leidet oft unter 1. unzureichenden Prozessen, 2. Verschwendung von Ressourcen (Material und Personal) und 3. unter Verschwendung aufgrund von Incidents und dem Bearbeiten von Incidents (Störungsbehebung ist nach dieser Auffassung Verschwendung).

Effizienz durch Prozesse & klare Zuständigkeiten

Informationen über Prozesse helfen Schwachstellen zu erkennen und zu beheben. Genaue Prozessbeschreibungen unterstützen alle Beteiligten und helfen dabei Prozesse zu optimieren und klare Verantwortlichkeiten zu schaffen. Es entsteht Wissen darüber was wie oft gemacht wird, wie es von wem gemacht wird und warum es eigentlich gemacht wird. Sogenannte „Ping-Pong-Prozesse“ und Warteschleifen werden vermieden. Es entsteht Wissen darüber wo Automatisierung sinnvoll ansetzen kann.

Effizienz durch flexiblen Einsatz von IT Experten

Gute IT Ressourcen sind knapp und teuer. Dennoch beschäftigen sie sich einen nennenswerten Anteil ihrer Zeit mit Aufgaben, die keinen wirklichen Experten erfordern. Sie stellen Anträge und „Verlaufen sich in der Bürokratie“, arbeiten an Nebensächlichkeiten oder suchen nach Informationen. Ausführliche, leicht zugängliche Informationen helfen bei einer besseren Organisation von Arbeit. Ressourcen werden flexibel in unterschiedlichen Aufgabenstellungen einsetzbar. Jeder macht genau das, was gebraucht wird und was er am besten kann.

Effizienz durch Vermeidung von Verschwendung

Im „The DevOps Handbook“ beschreiben Kim, Humble, Debois und Willis die drei wichtigsten Prinzipien, die IT von „Lean Principles“ lernen kann. Dies sind “Principle of Flow”, “Principle of Feedback” und “Principle of Learning and Experimentation”.

Aus vielen Passagen kann man ableiten, dass es ohne zuverlässige Informationen kein Wissen gibt über das, was gebraucht wird. Somit sind Planungen, wie beispielsweise Capacity Management, nur sehr eingeschränkt möglich. Das bezieht sich nicht nur auf Ressourcen wie Rechenzentren (Compute, Storage, Network Bandwidth), sondern auch auf Lizenzen und Nutzer-Accounts sowie Personalplanung und Personalentwicklung.

Die einfache Lösung soll hier oftmals die Cloud sein. Aber wie bei so Vielem ist diese scheinbar einfache Lösung weder einfach noch günstig. Ohne Informationen über Ressourcennutzung und Anforderugnen sind Cloud-Migrationen wie eine Lotterie, Ausgang offen.

Die richtigen Entscheidungen treffen! Effektivität gewinnen.

Wie kann innovatives Information Management die Effektivität von IT verbessern? Wie kann es dazu beitragen besser (und schneller) zu entscheiden? Betrachtet man einzelne Szenarien und blickt parallel auf grundlegende Probleme, die aus einem Mangel an Information entstehen, so wird schnell deutlich, mit wie wenig Veränderung die Effektivität von IT verbessert werden kann.

Der Schlüssel: Wissen über das Geschäft in der IT.

Geschäftsstrategien und -prozesse verändern sich dynamisch, die Zusammenhänge werden komplexer und oft ist wenig davon gut dokumentiert. Die IT hat aufgrund dieser mangelhaften Informationsbasis ein Verständnisdefizit von Business-Strategien sowie den sich daraus ergebenden Geschäftsanforderungen. Die IT kann vielfach Risiken, die in der IT entstehen, nicht richtig einschätzen und priorisieren. IT Mitarbeiter kennen ihre Auftraggeber und deren Ziele nur unzureichend. Aus IT-Sicht besteht die Steuerung oftmals aus einem vielstimmigen Chor. IT missversteht Anforderungen und entwickelt Standards und Lösungen, die nicht im Sinne des Business sind.

Durch den Aufbau einer hochwertigen, den Anforderungen entsprechenden Informationsbasis können all diese Hindernisse beseitigt werden. Die IT gewinnt an Effektivität.

IT Projekte mit hohem Informationsbedarf

Aktuelle und ausgesprochen interessante Beispiele für Projekte mit einem dringendem Informationsbedarf sind: Agile Projekte und DevOps, Cloud Migration, Service Transition sowie IT Integration und IT Separation.

Agile Projekte und DevOps

Agile Methoden und Dokumentation sind kein Widerspruch. Im Gegenteil: Information Management ist das Gegenstück in der modernen IT zur traditionellen Dokumentation. Information Management macht Dokumentation schneller, besser und reduziert vor allem die Aufwände. So ist Information Management ein idealer Bestandteil agiler Projekte. Entwickler werden entlastet und gleichzeitig werden die Anforderungen anderer Stakeholder wie beispielsweise Audit oder auch IT Betrieb sowie IT Governance erfüllt.

Cloud Migration

Die Nutzung von Cloud Services ist heute für fast alle Unternehmen eines der strategischen Ziele in der IT. Doch obwohl der Markt heute eine Vielzahl von Lösungen für jede erdenkliche Anforderung bietet, hinkt die Cloud Transformation den selbst gesetzten Zielen in fast allen Unternehmen hinterher. Die Gründe dafür sind vielfältig und variieren im Detail erheblich. Betrachtet man aktuelle Studien, so zeigt sich immer wieder, dass gerade das Defizit an Informationen zur Unternehmens-IT einer der Hauptgründe ist. Aufgrund unzureichender Information werden falsche Annahmen getroffen und unrealistische Ziele formuliert.

Service Transition

Offshoring von Teilen des IT Service wird heute in fast allen Unternehmen diskutiert. Zur Beantwortung vieler operationeller Fragen bei der Service Transition ist man auf eine gute Informationsbasis angewiesen. Strategische Fragestellungen erfordern ein noch umfangreicheres Wissen über ihre IT. Wissen Sie, was genau Ihre Dienstleister tun? Sind Sie Herr über die wesentlichen Informationen geblieben und könnten Sie den Service bei Bedarf wieder insourcen oder an einen anderen Dienstleister übertragen?

IT Integration / IT Separation

Post-Merger-Integration von IT sowie die IT Separation gehören heute in den meisten Unternehmen fast zum Alltag. Viele dieser Ereignisse dauern lange oder werden nie abgeschlossen. Eine zuverlässige Informationsbasis ist entscheidend, um schneller und effizienter zu werden. Wie hoch ist Ihr Aufwand bei der Integration zweier schlecht dokumentierter IT Organisationen? Wie schnell können Sie einen Spin-off mit IT unterstützen und durchführen?

Summary

Geht es um Ihre IT, gilt: „Information is effectiveness and efficency“. Um strategisch zu entscheiden, und um schneller, besser und flexibler zu werden, brauchen Sie Wissen über Ihre Geschäftsprozesse und vor allem über Ihre IT. Um dieses Wissen aufzubauen, müssen Sie schnell alle wichtigen Informationen in einer eindeutigen und zuverlässigen Form zur Verfügung haben – mit Information Management erreichen Sie genau das.

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Impressum: 
Datum: November 2019
Autor: avato
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