Wie automatisiert man ein Glossar für die Inhaltserstellung?

Knowledge Management (KM) wird immer wichtiger. Verkaufszahlen, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit können dadurch gesteigert werden. Doch KM ist eine Aufgabe, die sich nur bewältigen lässt, wenn Themenspezialisten, IT, Autoren und Management kooperieren. Gemeinsam können sie eine Wissensplattform aufbauen, die allen Beteiligten als Grundlage für Zusammenarbeit, Kommunikation und alltägliche Abläufe dient.

Damit das funktionieren kann, müssen sich alle über die Bedeutung der zentralen Begriffe einig sein. Ist das nicht gegeben, ist Verwirrung bei den Nutzern der Information die Folge und der Mehrwert geht größtenteils verloren. Um das zu verhindern nutzt man Glossare, die verbindliche Definitionen, Abkürzungen und Listen von erlaubten und verbotenen Synonymen bereitstellen. Nur: Soll wirklich jeder, der Inhalte erstellt, jedes Wort nachschlagen? Woher sollen die Autoren wissen, welche Begriffe definiert sind und welche nicht?

Das Glossar müsste die Autoren automatisch, proaktiv informieren. Das lässt sich mit den folgenden Schritten erreichen, je nach Wunsch mit simplen oder ausgefeilteren technischen Mitteln.

1. Den Geltungsbereich festlegen

Der erste Schritt ist der schwierigste, aber zum Glück ist er nur für umfangreichere Glossare nötig, die für dasselbe Wort verschiedene Definitionen je nach Kontext anbieten. Wenn Ihr Glossar zwischen mehreren Kontexten unterscheidet, muss bestimmt werden, welche Kontexte für den jeweiligen Text relevant sind. Am einfachsten geht das, indem man den Autor die Geltungsbereiche angeben lässt.

Wer die nötigen Ressourcen hat, kann dafür eine einfache Benutzeroberfläche entwickeln. Alternativ reicht es aber auch, automatisch eine Liste aller Kontexte zu erzeugen, die das Glossar kennt, und den Autor zu bitten, in einer CSV-Datei ein X hinter jeden zutreffenden Kontext zu setzen. Solche Listen lassen sich leicht auslesen. Ist der Kontext bekannt, kann dann eine Liste aller relevanten Begriffe und Definitionen erstellt werden.

Noch mehr Automatisierung lässt sich mit Text Analytics und KI erzielen. Damit ist es möglich, die relevanten Kontexte automatisch auszuwählen. Da es allerdings doch einigen Aufwand bedeutet, so ein System aufzusetzen, sollte man sich vorher genau überlegen, ob es die Mühe wert ist.

2. Den Text vorbereiten

Im Glossar stehen die Wörter in ihrer Grundform. Im Text sind die Wörter hingegen durch Grammatik verändert. Bei Sprachen, in denen Wörter nur minimal verändert werden (z.B. Englisch), verliert man nicht viel, wenn man diesen Fakt ignoriert (vor allem, wenn das Glossar überwiegend Substantive beinhaltet). Für Sprachen mit stärkerer Beugung oder wenn zuverlässigere Ergebnisse gewünscht sind, sollte man alle Wörter im Text auf ihre Grundform zurückführen. Je nach Sprache lässt sich das bewerkstelligen, indem man schlicht die häufigsten Endungen entfernt, oder indem man mit speziellen Techniken wie Stemming oder Lemmatisierung arbeitet.

3. Die verwendeten Begriffe finden

Mit einem simplen Such-Skript kann man nun den Text nach den Termen, Abkürzungen und Synonymen durchsuchen, die auf der Liste aus Schritt 1 stehen. Zusätzlich sollte man nach allen Wörtern suchen, die mehrere Großbuchstaben enthalten, da es sich dabei sehr wahrscheinlich um Abkürzungen handelt. Um den vollen Nutzen aus den Ergebnissen zu ziehen, muss man die Treffer in wenigstens 3 Kategorien unterteilen lassen:

Treffer, bei denen es sich (fast) garantiert um eine falsche Verwendung handelt; das beinhaltet:

Verbotene Synonyme, die nicht als bevorzugte Bezeichnung oder erlaubtes Synonym eines anderen Begriffs aufgeführt sind
Abkürzungen, die nicht im Glossar enthalten sind

Treffer, bei denen es sich möglicherweise um eine falsche Verwendung handelt; das betrifft vor allem Wörter, die für einen Begriff als verbotenes Synonym gelistet sind, für einen anderen Begriff aber erlaubt sind.
Treffer, bei denen es sich vermutlich um eine korrekte Verwendung handelt; das beinhaltet:

Wörter, die nur als bevorzugte Bezeichnung oder erlaubtes Synonym aufgeführt sind
Abkürzungen, die im Glossar stehen

Die Kategorisierung hilft dabei, zu entscheiden, welche Treffer geprüft werden müssen, und wo man das Risiko eines Fehlers eingehen möchte.

Bei Treffern der Kategorie 1 hat entweder der Autor einen Fehler gemacht, oder das Glossar ist unvollständig. Diese Treffer müssen daher immer überprüft
Treffer der Kategorie sollten im Normalfall ebenfalls überprüft werden. Bei weniger wichtigen Texten oder besonderem Zeitdruck kann es aber akzeptabel sein, sie zu ignorieren.
Treffer der Kategorie müssen nur bei besonders wichtigen Texten geprüft werden, um auszuschließen, dass der Autor das Wort in einer anderen Bedeutung verwendet hat, als im Glossar definiert. Davon ausgehend, dass das Glossar weitgehend vollständig ist und der Autor sich in seinem Thema auskennt, ist es allerdings unwahrscheinlich, dass sich in dieser Kategorie größere Fehler finden.

Man kann die dritte Kategorie auch noch einmal unterteilen, um zwischen der Verwendung der bevorzugten Bezeichnung und eines erlaubten Synonyms zu unterscheiden.

4. Fehler korrigieren

Auch hier gibt es einen leichten Weg und einen eindrucksvolleren. Der leichte Weg: Lassen Sie das Such-Skript eine Liste aller Treffer mit folgender zusätzlicher Information ausgeben:

Die Position des Treffers im Text (z.B. die Nummer des Absatzes oder Satzes)
Einige Wörter umgebenden Text
Den Glossar-Term, der den Treffer erzeugt hat (dieser kann sich vom Wort im Text unterscheiden, z.B. wenn ein Synonym verwendet wurde)
Die Definition des Begriffs
Die Trefferkategorie

Auf Grundlage dieser Informationen kann der Autor falsch verwendete Wörter austauschen und überprüfen, ob seine Verwendung mit der Definition übereinstimmt. Falls der Kontext in der Ergebnisliste nicht ausreicht, kann er die Stelle im Text finden und dort prüfen.

Der Eindrucksvolle Weg besteht darin, eine Oberfläche oder ein Plugin zu entwickeln, dass die Ergebnisliste als Input verwendet. Die UI springt von Treffer zu Treffer und gibt die oben genannten Informationen an. Über Knöpfe kann man den Treffer ignorieren oder ersetzen oder eine Ergänzung des Glossars beantragen.

Mit dieser Vorgehensweise können Sie Ihren Autoren und Editoren die Arbeit bedeutend erleichtern und gleichzeitig einen einheitlicheren Sprachgebrauch erwirken. Alles, was Sie brauchen, ist ein simples Skript und ein Glossar in einem Format, das vom Skript ausgelesen werden kann. Von der ersten, basalen Version ausgehend können Präzision und Nutzerfreundlichkeit nach und nach mit komplexeren Technologien verbessert werden. Ihre Autoren werden Ihnen danken für die Unterstützung danken. Ihre Terminologen werden Ihnen danken für die bessere Sichtbarkeit ihrer Arbeit und den neuen Input durch die Autoren. Ihr Management wird Ihnen danken für die höhere Effizienz in der Inhaltserstellung. Und vor allem werden Ihre Nutzer Ihnen danken für die leicht verständliche Inhalte.

Haben Sie weitere Fragen? Wir beraten Sie gerne: marketing@avato.net