Ein Confluence-Wiki im Unternehmen ist eine tolle Sache. Jeder kann es mit seinem Wissen füttern. So entsteht mit der Zeit eine umfangreiche Knowledge Base, die Informationen zu allen Bereichen des Unternehmens bereitstellt.

Mit der Zeit fügen verschiedene Autoren immer mehr Informationen hinzu, bis das Unternehmens-Wikis schließlich Tausende (oder gar Zehntausende) von Seiten umfassen. Während all diese Informationen bei ihrer Erstellung wichtig gewesen sein mögen, ist vieles davon im Laufe der Zeit veraltet. Jetzt steht falsche Information neben noch relevantem Wissen. Das führt dazu, dass man länger braucht, um zu finden, was man sucht Es kommt zu Fehlern aufgrund falscher Informationen. Und es entsteht allgemein Misstrauen gegenüber dem Wiki. Die Nutzer verwenden das Wiki immer weniger, weil sie es als nicht hilfreich empfinden.

Um das zu verhindern, sollten Confluence-Wikis von Zeit zu Zeit auf Diät gesetzt werden. Duplikate und andere Inhalte, die nicht mehr benötigt werden, müssen entfernt werden. Was übrig bleibt, sollte in eine Struktur gebracht werden, die einfach zu navigieren und zu pflegen ist. Aber wie macht man das? Der Aufwand, alle Seiten manuell zu prüfen, die in der Geschichte des Unternehmens angelegt wurden, ist zu groß. Der Prozess muss zumindest teilweise automatisiert werden.

Und das erreichen Sie folgendermaßen:

Schritt 1: Wie ist die Lage?

Zunächst müssen Sie an die Daten kommen. Ein Export der Datenbank des Wikis oder eine Verbindung dorthin wäre perfekt, aber für eine erste Auswertung reicht auch ein einfacher Seitenexport. Den kann jeder Space-Admin über die Confluence UI machen.

Verschaffen Sie sich als nächstes einen Überblick. Dafür genügt einfachste Technik. Wer hat welche Seiten erstellt und bearbeitet? Gibt es Experten für die verschiedenen Teile des Wikis, die einschätzen könnten, was relevant ist? Suchen Sie nach veralteten Teamnamen und Ähnlichem. Das sind gute Indikatoren dafür, wie gut eine Seite gepflegt wird. Das Datum der letzten Bearbeitung ist auch einen Blick wert. Da sich verschiedene Themen in unterschiedlichem Tempo ändern, sollten Sie damit aber vorsichtig sein. Betrachten Sie außerdem die Menüstruktur des Wikis. Zu tiefe Menüs oder zu viele Seiten unter einem Menüpunkt erschweren die Navigation und machen Duplikaten wahrscheinlicher.

Konzentrieren Sie sich bei dieser Analyse nicht auf die einzelnen Seiten, sondern auf die Verteilung der Werte. Daraus können Sie abschätzen, wie nah Sie Ihrem Ziel im Großen und Ganzen sind.

Schritt 2: Analysieren

Zeit, tiefere Einblicke in die Inhalte zu gewinnen. Es gibt viele Aspekten, die Sie automatisch untersuchen können. Die Struktur einer Seite, ihre Lesbarkeit und die Verwendung von Abkürzungen zeigen an, wie schwer der Inhalt zu verstehen ist. Zu komplexe Seiten sollten entfernt oder zumindest überarbeitet werden. Sie können das System prüfen lassen, ob der Inhalt zu Zweck der Seite passt. Es kann nach ähnlichen Seiten suchen, um Duplikate zu erkennen oder Themen, die über verschiedene Zweige des Menüs verteilt sind.

Die Anzahl der Grafiken ist auch ein Hinweis, denn Grafiken helfen, eine Erklärung zu verstehen. Sie zu erstellen war ein zusätzlicher Aufwand, also waren die Inhalte und die Qualität dem Autor wichtig. Außerdem kann das Alter der Grafiken viel darüber aussagen, wie gut die Seite gepflegt ist.

Es gibt noch viele weitere Methoden, die Sie anwenden können. Welche Sie einsetzen, hängt davon ab, welche Qualität Sie erreichen möchten. Der Zweck des Wikis spielt auch eine Rolle. Und natürlich, welche Technik Ihnen zur Verfügung steht. Information Manager können Ihnen helfen, zu entscheiden, was nötigt ist, auf Basis Ihrer Ziele und der Erkenntnisse aus Schritt 1. Sie sind Profis in der Anwendung von Information Management Methoden und Technologien und in der Auswertung der Ergebnisse.

Schritt 3: Aufräumen

Jetzt bleibt nur noch ein letzter Schritt: die Entscheidung, was Sie behalten wollen, was überarbeiten und was entfernen oder archivieren. Das kann regelbasiert geschehen, mit Rücksicht auf die Bedürfnisse der verschiedenen Bereiche; oder mit einer Kombination aus maschinellem Lernen und Input von Experten. Sehr wahrscheinlich müssen Sie die Struktur des Wikis überarbeiten. Auch dabei können Ihnen die Information Manager helfen. Sie sind darin geschult, Informationen so zu ordnen, dass es die Ziele der Stakeholder optimal unterstützt.

Am Ende hat Ihr Confluence-Wiki überschüssiges Gewicht verloren – bis zu 70%. Es ist schneller und leichter zu bedienen. Das führt zu besseren Entscheidungen und Leistungen. Auch die Pflege ist einfacher, jetzt wo Sie den Überblick haben. Wenn Sie das Wiki im Auge behalten, können Sie erhalten, was Sie erreicht haben: eine schlanke, gesunde Knowledge Base, die die Effizienz erhöht, Fehler minimiert und mit der Ihre Nutzer gerne arbeiten.

Haben Sie weitere Fragen? Wir beraten Sie gerne: marketing@avato.net

Impressum: 
Datum: April 2021
Autor: Isabell Bachmann
Kontakt: marketing@avato.net
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