Post-Merger IT-Integration sowie IT-Separierungen gehören heute in den meisten Unternehmen fast zum IT-Alltag. Viele dieser Ereignisse dauern lange oder werden nie richtig abgeschlossen, mit den oft zitierten Folgen. Aber wie werden Sie hier besser, minimieren Sie Risiken und vermeiden Sie lästige Langzeitfolgen?

Eine zuverlässige Informationsbasis ist entscheidend, um schneller und effizienter zu werden. Wie hoch ist Ihr Aufwand bei der Integration zweier schlecht dokumentierter IT-Organisationen? Wie schnell können Sie ein Spin-off in der IT durchführen? Können Sie gar ein Spin-off mit Ihrer guten Informationsbasis unterstützen?

Integration oder Separierung: Alles eine Frage der Perspektive

Den meisten IT Separierungen folgt eine IT Integration, vielen IT Integrationen geht eine IT Separierung voraus. Die Themenstellungen in den beiden Perspektiven gleichen sich. Vieles ist eine Frage der Dokumentation und der Organisation. Wenn man weiß was man hat und was man wirklich benötigt, wird manches leichter.

Aber die Herausforderungen sind nicht einfach: Gemeinsame Rechenzentren sollen getrennt werden, getrennte Rechenzentren zusammengeführt werden. Gemeinsame Anwendungen (shared applications) sollen unter Beachtung des Datenschutzes aufgespalten werden, unterschiedliche Anwendungen mit eigenen Datenbeständen zusammengeführt werden und so weiter.

“Da orientieren wir uns an der Blaupause!“

Nun könnte man meinen, dass IT Integration oder Separierung in manchem Unternehmen so häufig vollzogen wird, dass hierzu fertige Blaupausen bestünden, erfahrene Experten vorhanden sind und die eigene IT sehr gut vorbereitet im Sinne von sehr gut dokumentiert ist. Alle erforderlichen Informationen für Integration oder Separierung liegen nach zahlreichen Übungen in hoher Qualität vor, Projekte werden professionell durchgeführt…

Weit gefehlt, nahezu keine IT Organisation ist in der Lage, Integrationen oder Separierungen wirklich strukturiert durchzuführen. Weder ist die Integration in die eigene IT vorbereitet, noch ist man in der Lage, Teile zu separieren und strukturiert zu übergeben. Wie geht man vor?

Teile und herrsche: Dokumentation in 7 Workstreams für den Erfolg

Gliedern Sie die Aufgabe rechtzeitig, also gleich zu Beginn. Ein guter Ansatz – und beileibe nicht nur für Separierung oder Integration – ist die Aufteilung in Workstreams, die sich an zusammenhängenden Bereichen orientieren.

#1 IT Infrastruktur Services

Hierunter fallen Shared Services sowie IT Assets aus den Bereichen Netzwerk, Rechenzentren sowie Compute (CPU, Storage, Backup, …). In vielen Unternehmen sind diese gut dokumentiert. Bei der Separierung ist vor alle die Dokumentation im Bereich Security zentral.

#2 Applikationen und Daten

Shared Applications stellen in der Regel eine besondere Herausforderung dar. Anwendungsintegration sowie die Schnittstellen zwischen Anwendungen werden zu Beginn oftmals unterschätzt. Shared Data ist in aller Regel ein enormes Problem und stellt vielfach eine Risikoquelle dar. Konzepte zur Datenextrahierung und -transformation können nicht früh genug entwickelt und dokumentiert werden!

#3 Identity & Access Management (IAM)

Stellt das Auftrennen eines Active Directory oder eines LDAP Verzeichnisses bei einer Separierung noch eine übersichtliche Herausforderung dar, kann die Integration zweier Verzeichnisdienste bereits ein fast unüberwindliches Hindernis sein. Ganz zu schweigen vom Benutzermanagement auf Anwendungsebene oder einem unternehmensweiten Single-sign-on.

#4 Services für den Endanwender

Endanwender Services stellen vielfach eine Fleißaufgabe dar. Die Separierung kann hier zeitkritisch sein, bei der Integration geht es eher um Aufwandsminimierung.

#5 ITSM, Lieferantenmanagement und IT Governance

IT Service Management, Lieferantenmanagement und IT Governance sind oftmals unterschätzte Bereiche. Stehen Fragen zur IT Organisation in der Regel noch im Fokus und können hier Informationen schnell bereitgestellt werden, fehlen wichtige Informationen zu Lieferanten und zu ITSM Prozessen. Das ist im Fall der Separierung mit Risiken behaftet. Bei der Integration steigen die Aufwände.

#6 Lizenzmanagement

Sobald der Prozess der Separierung beginnt, müssen Sie zum einen wissen, welche Lizenzen vorhanden sind und welche Lizenzen benötigt werden. Welche Lizenzen dürfen im Fall der Separierung weiter genutzt werden? Welcher zusätzliche Bedarf existiert?

#7 IT Informationsmanagement

IT Informationsmanagement ist die Klammer zu allem und die Grundlage für alle Entscheidungen. Je früher Sie Informationen über IT haben, je umfangreicher und zuverlässiger die Informationsbasis, desto effektiver und effizienter managen Sie IT Integrationen oder Separierungen.

Projektphasen, Start des IT Projektes und Informationsmanagement

Sie gehören zu denen, die nicht aus einem umfangreichen Erfahrungsschatz schöpfen können oder bereits IT Informationsmanagement betreiben? Leisten Sie sich keine Verzögerung, beginnen Sie am ersten Tag, nutzen Sie die PreSigning-Phase!

Setzten Sie die erforderlichen Workstreams so frühzeitig wie möglich auf, besetzen Sie die wichtigsten Aufgaben mit dem besten Personal und bauen Sie Wissen über ihre IT auf. Formulieren Sie Ziele: Starten Sie IT Informationsmanagement und entwickeln Sie ein high-Level Solution Design.

Die Projektphasen des IT-Projektes können teilweise parallelisiert werden. Beispielsweise kann die As-is Analyse sofort beginnen und bis in die Transition andauern. Für Informationen über IT gilt: Das Bessere ist des Guten Feind.

Zuverlässige Informationen minimieren Risiken bei der Separierung

Die Separierung birgt besondere Risiken. Käufer und Verkäufer haben spätestens nach dem Signing sehr unterschiedliche Perspektiven und verfolgen eigene Ziele. Der Verkäufer beginnt sehr schnell damit, über Compliance und Regulatorik in Bezug auf Käuferzugriffe auf Systeme und Daten nachzudenken. Der Käufer ist plötzlich mit Risiken in Bezug auf Verfügbarkeit von Services aufgrund unzureichender Information sowie einem Mangel an Qualifikation konfrontiert. Hier kann ausschließlich eine gute Informationsbasis Abhilfe schaffen. Je früher qualifizierte und zuverlässige Informationen vorliegen, desto schneller und besser können die richtigen Entscheidungen getroffen werden.

Versäumnisse bei der Integration

Während bei der Separierung vielfach Risiken betrachtet werden, sind es bei der Integration oftmals die Versäumnisse, die später Probleme bereiten. Nicht abgeschlossene IT Integrationen führen zu einem Zoo von Anwendungen und Systemen. Was einmal unstrukturiert zusammengeführt wird, lähmt auf lange Sicht.

Wenn Zeit und Ressourcen für eine umfassende Integration fehlen, werden oft „temporäre Lösungen“ geschaffen. Dokumentieren Sie diese sehr genau. Wenig ist beständiger als die „Übergangslösung“. Am Ende beherrscht niemand mehr die Komplexität. Dann steigen nicht nur die Kosten. Wichtige Anpassungen in Geschäftsbereichen und -prozessen sind nur noch eingeschränkt möglich, sie sind wie gelähmt.

Summary: Alles eine Frage der Information

Grundsätzlich haben IT Separierungen und Integration eines gemeinsam: Der Umfang und die Qualität der Informationsbasis entscheiden über den Erfolg. Es verhält sich wie auch in anderen Bereichen, beispielsweise IT Betrieb, Cloud Migrationen oder bei einem IT Audit: Kennt man sich in der eigenen IT aus und hat man alle nötigen Informationen, ist die Erfolgschance größer. Wissen – hier über die IT – ist eine wesentliche Voraussetzung für Effektivität und Effizienz.

Seien sie proaktiv und beginnen Sie früh mit den Vorbereitungen. Eine Unterteilung in die genannten Workstreams unterstützt Sie auf dem Weg zum Erfolg.