„Keep it simple“ ist ein bekannter Grundsatz in der Dokumentation. Je leichter eine Anleitung oder Beschreibung geschrieben ist, umso geringer das Risiko von Fehlern. Dabei bezieht sich „leicht“ nicht nur auf die Struktur des Textes, sondern vor allem auch auf die Formulierung. Wie gut sich ein Text lesen lässt, kann mit einfachen Methoden gemessen werden. Hier eine kurze Übersicht, wie das geht und warum man Lesbarkeit messen sollte.

Warum sollte ich bei Doku die Lesbarkeit messen?

… um schwer zu lesende Dokumentation erkennen und überarbeiten zu können. Gute Lesbarkeit steht gerade bei interner Doku oft nicht im Fokus. Schließlich sind Fachexperten die Zielgruppe. Hier ein paar Gründe, warum leichte Lesbarkeit trotzdem wichtig ist:

  1. Es kommt seltener zu Missverständnissen, also Fehlern.
  2. Der Text kann schneller gelesen werden. So geht weniger Zeit verloren.
  3. Leser sind sich sicherer, ob sie etwas richtig verstanden haben. Deshalb vertrauen sie der Doku mehr.
  4. Auch nicht-Muttersprachler verstehen den Text gut.
  5. Neue Mitarbeiter, ungelernte Aushilfen und Azubis können den Text nutzen.
  6. Der Text wird auch bei geringer Konzentration noch richtig verstanden. (Z.B. kurz vor Feierabend, unter Zeitdruck oder mit einer leichten Erkältung; oder allem gleichzeitig.)
  7. Andere Bereiche können die Doku mit nutzen, auch wenn dort keine Experten für das Thema arbeiten (z.B. bei der Kundenhotline).

Es gibt also viele Gründe, warum wir die Lesbarkeit messen sollten – auch wenn es sich bei der primären Zielgruppe der Doku um Fachexperten handelt.

Wie kann man Lesbarkeit messen?

Neben dem Inhalt bestimmen 3 Aspekte, wie gut ein Text zu verstehen ist:

  • Layout: Bilder, Hervorhebungen und andere optisch auffällige Elemente geben dem Auge Orientierung und erleichtern es so die Information zu konsumieren.
  • Struktur: Kurze Absätze und Zwischenüberschriften helfen das Thema zu erfassen.
  • Formulierung: Kurze Sätze sind leichter als lange. (Kurze) Alltagswörter sind leichter als (lange) Fachbegriffe.

Die Qualität des Layouts ist schwierig zu bestimmen. Ein paar Tipps, worauf man achten sollte, gibt Kris Schmidt in dem Artikel „Die Kunst der einfachen Informationsvermittlung: Wie Sie Fachartikel für Ihre Leser optimieren“.

Struktur und Formulierung lassen sich aber leicht messen. Im Marketing ist das sogar üblich. Dieselben Messmethoden können für Dokumentation verwendet werden, auch wenn man evtl. andere Werte anstrebt.

Um die Struktur zu bewerten, werden Wörter gezählt. MS Word und die meisten anderen Text Editoren können das. Es braucht also keine komplizierten Tools. Ein Absatz sollte nicht mehr als 100 Wörter haben. Nach 300 Wörtern sollte eine Zwischenüberschrift folgen. Dabei ist es nicht schlimm, wenn ein einzelner Absatz oder Abschnitt etwas länger ist. Gute Hervorhebungen können das ausgleichen. Im Schnitt sollten diese Zielwerte aber eingehalten werden.

Wie kompliziert ein Text formuliert ist, kann man mit dem Flesch Reading Ease Score (FRE-Score) messen. Es gibt ihn in vielen Varianten und Erweiterungen. Der FRE-Score berücksichtigt 3 Eigenschaften:

  • die Sprache (Deutsch, Englisch, …)
  • die durchschnittliche Zahl der Silben pro Wort
  • die durchschnittliche Zahl der Wörter pro Satz

Der Score gibt an, wie gut ein Leser lesen können muss, um den Text zügig zu verstehen. Hohe Werte bedeuten, dass der Text leicht ist. Um schwierige Texte zu verstehen, braucht man entweder mehr Konzentration oder mehr Vorwissen.

Im Marketing liegt das Ziel bei einem FRE-Score von 60-70. Texte mit einem Score von unter 30 können nur Akademiker noch flüssig lesen. Für Dokumentation sollte der FRE-Score deshalb nicht unter 30 liegen. Werte von 40-50 sind meist gut zu schaffen und für die meisten Nutzer noch ausreichend verständlich.

Fazit

Die Lesbarkeit zu messen ist leicht. Wer darauf achtet, Texte verständlich zu schreiben, wird bessere, nützlichere Doku erstellen. Aufgaben werden zuverlässiger und schneller ausgeführt. Außerdem kann dieselbe Doku an vielen Stellen wiederverwendet werden, weil nicht nur Experten sie nutzen können. Das spart Zeit bei der Erstellung und Pflege der Doku. Die Lesbarkeit zu messen ist deshalb kein Gimmick, sondern ein Muss für effizientes Wissensmanagement.

Haben Sie Ideen, Fragen, Anregungen? Sie erreichen uns unter: marketing@avato.net

Impressum: 
Datum: September 2021
Autor: Isabell Bachmann
Kontakt: marketing@avato.net
www.avato-consulting.com
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